Google Workspace: ما هو، وما الغرض منه، وكيفية تحسين عملك

مساحة عمل Google إنه أكثر بكثير من مجرد حزمة أدوات مكتبية تعتمد على السحابة. ويهدف هذا المشروع بشكل أساسي إلى تحويل طريقة عمل الفرق والمؤسسات وتعاونها وإدارة المعلومات في بيئات رقمية ومرنة ومترابطة بشكل متزايد. مع ظهور العمل عن بعد وأشكال التعاون الجديدة، أصبح وجود بيئة آمنة وسهلة الوصول وفعالة ضرورة حقيقية للشركات والمؤسسات التعليمية وحتى المستخدمين الأفراد.

تستكشف هذه المقالة بالتفصيل كيفية تطور Google Workspace وتطبيقاته الرئيسية واختلافاته مع المنصات الأخرى والإصدارات والأسعار والمزايا الخاصة بالملفات الشخصية المختلفة وكل ما تحتاج إلى معرفته لتقييم ما إذا كان الحل المناسب لك أو لمؤسستك. استعد للاكتشاف مجموعة الإنتاجية والتعاون السحابية الأكثر تقدمًا من Googleمن أدواتها الأساسية إلى ميزات الإدارة والأمان المتقدمة.

ما هو Google Workspace وكيف تطور؟

مساحة عمل Google هو الاسم الحالي لمجموعة الإنتاجية المستندة إلى السحابة من Google، والمعروفة سابقًا باسم جناح G, تطبيقات Google للعمل o Google Apps for Business. يدمج هذا النظام البيئي التطبيقات المألوفة مثل Gmail وDrive وDocs وMeet والتقويم والدردشة وغيرها الكثير، في بيئة واحدة آمنة ومرنة يمكن الوصول إليها من أي جهاز.

بدأ كل شيء في عام 2006 مع إطلاق Gmail For Your Domain، مما يسمح للشركات والمؤسسات باستخدام Gmail مع نطاقها الخاص. تطورت الحزمة بسرعة، حيث تضمنت التقويم، وDrive، والمستندات، وأدوات أخرى. على مدار السنوات، واستجابةً لتزايد العمل التعاوني والعمل عن بُعد، قامت Google بتكييف وإعادة تسمية مجموعتها (من Google Apps إلى G Suite في عام 2016 وأخيرًا إلى Google Workspace في عام 2020)، ودمج جميع تطبيقاتها بشكل عميق وتعزيز ميزات التعاون والإدارة والأمان والتخصيص.

يستجيب التطور المستمر للمنصة للحاجة إلى تقديم تجربة موحدة وآمنة وبديهية تعزز الابتكار في سير العمل في القرن الحادي والعشرين.

الأهداف الرئيسية وفلسفة Google Workspace

التركيز الأساسي لـ Google Workspace هو التعاون في الوقت الحقيقي و مرونة. تقترح جوجل نموذج الوصول الشامل الوصول إلى التطبيقات والمستندات من خلال المتصفح أو تطبيقات الهاتف المحمول، مما يلغي الاعتماد على الأجهزة المحلية أو أنظمة التشغيل المحددة.

وتشمل مبادئها الرئيسية ما يلي:

• الاتصال والعمل من أي مكان، وعلى أي جهاز، وفي أي وقت، مما يسهل العمل الشخصي والعمل عن بعد أو العمل الهجين.
• التعاون المتزامن: تحرير ومراجعة وإدارة مشتركة للوثائق والموارد في الوقت الحقيقي.
• الأمن المتقدمة:حماية الهويات والبيانات والأجهزة من خلال تدابير أمنية على مستوى المؤسسة والامتثال للقواعد التنظيمية.
• المرونة والتخصيص:القدرة على تكييف الأدوات والأذونات لتتناسب مع الاحتياجات المحددة لكل شركة أو فريق أو مستخدم فردي.
• التوفير في البنية التحتية والصيانة التكنولوجيةبفضل نموذج السحابة بنسبة 100%.

إصدارات Google Workspace ومن يمكنه الاستفادة منها

Google Workspace ليس حلاً واحدًا، بل هو عبارة عن منصة تحتوي على حزم وإصدارات مختلفة مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات جميع أنواع المستخدمين:

• المستخدمون الأفراد:يمكنهم الوصول إلى العديد من التطبيقات (Gmail، وDrive، وDocs، والتقويم، وما إلى ذلك) مجانًا باستخدام حساب Google شخصي، على الرغم من وجود بعض القيود على التخزين والأمان والتخصيص.
• الشركات الصغيرة والمتوسطة:يمكنك شراء خطط مصممة خصيصًا للمؤسسات، مع بريد إلكتروني للشركات مخصص، ومساحة تخزين أكبر، وضوابط إدارية، وميزات أمان متقدمة.
• الشركات الكبيرة:لديها إصدارات مشروع مع تخصيصات مخصصة، وتخزين غير محدود، وضوابط الامتثال، ودعم متميز.
• المؤسسات التعليمية والمنظمات غير الربحية: الاستفادة من مساحة عمل جوجل للتعليم y Google Workspace للمؤسسات غير الربحية، مع ميزات مخصصة ورخص مجانية أو مخفضة السعر في ظل ظروف معينة.

الإصدارات والوسائل الرئيسية

الإصدار	بوبليكو	تخزين	دلائل الميزات	السعر الإرشادي (يورو/شهر)
كاتب الأعمال	الشركات الصغيرة والمتوسطة	30 جيجابايت/مستخدم	البريد، والاجتماع (100 شخص)، والمستندات، والأمان الأساسي	5,2€
معيار الأعمال	الشركات الصغيرة والمتوسطة	2 تيرابايت/مستخدم	مكالمات الفيديو تصل إلى 150، والتسجيل، والمزيد من مساحة التخزين	10,4€
عمل زائد	الشركات الصغيرة والمتوسطة/الشركات الكبيرة	5 تيرابايت/مستخدم	الالتقاء بما يصل إلى 250 شخصًا، وVault، والأمان المتقدم	15,6€
مشروع	الشركات الكبيرة	غير محدود	الأمان والامتثال والدعم المتميز وميزات الذكاء الاصطناعي	للتشاور
أساسيات التعليم	المراكز التربوية	100 تيرابايت مشتركة	أدوات تعليمية أساسية مجانية	حر
التعليم القياسي/الإضافي	تعليم	مزيد من التخزين والأمان	الوظائف والإحصائيات المتقدمة	دفع

التطبيقات والحلول المدمجة في Google Workspace

تكمن قوة Google Workspace في مجموعة التطبيقات المتكاملة التي تم تصميمها جميعها لتعزيز الإنتاجية والتعاون:

• جوجل:بريد إلكتروني احترافي مع نطاقك الخاص، ومرشحات قوية لمكافحة البريد العشوائي، والتكامل مع تطبيقات أخرى، والبحث المتقدم.
• في Google Drive:تخزين سحابي آمن، وتنظيم الملفات، والمجلدات الخاصة والمشتركة، والوصول من أي جهاز، وإدارة الأذونات القوية.
• محرر مستندات Google (وثائق)، ملاءات (جداول البيانات)، الشرائح (العروض التقديمية): التحرير التعاوني والمتزامن للمستندات، وسجل الإصدارات، ودعم التنسيقات القياسية.
• لقاء جوجل:مؤتمرات فيديو عالية الجودة مع التسجيل وتقليل الضوضاء وتسجيل الحضور والبث المباشر (حسب الخطة).
• دردشة جوجل:المراسلة الفردية والجماعية، والغرف الافتراضية، وإدارة المهام والمرفقات.
• مفكرة: إدارة التقويم ومشاركته، وجدولة الاجتماعات الذكية، والتكامل مع الخدمات الأخرى والأجهزة المحمولة.
• أشكال جوجل:إنشاء الاستبيانات والنماذج لالتقاط المعلومات وتحليل النتائج بسهولة.
• مواقع Google:أداة لإنشاء شبكات داخلية أو مواقع ويب للمشروع أو صفحات تعاونية دون الحاجة إلى البرمجة.
• تطبيق Google Keep:إدارة الملاحظات السريعة وقوائم المهام والتذكيرات المتزامنة.
• ورقة التطبيق:منصة لإنشاء تطبيقات أعمال مخصصة بدون برمجة، مثالية لرقمنة العمليات الداخلية.
• Cloud Search: محرك بحث ذكي عالمي يسمح لك بتحديد المعلومات عبر جميع خدمات ومحتوى المنظمة.
• جوجل صوت:إدارة متقدمة لاتصالات الأعمال، مع تسجيل المكالمات المركزية، والنسخ، والتحكم (في أسواق مختارة).
• قبو:حلول لحفظ البيانات القانونية والتدقيق وتصدير رسائل البريد الإلكتروني والدردشات.

الميزات المتقدمة والتفاضلية

تتضمن القدرات الأكثر أهمية في Google Workspace ما يلي:

• التحرير التعاوني في الوقت الفعلي، مما يسمح لعدة أشخاص بالعمل في نفس الوقت على نفس المستند.
• سجل الإصدارات والتحكم في التغيير دائم لاستعادة أي حالة سابقة للملف.
• توافق عالي مع تنسيقات Microsoft Office والتحويل المباشر إلى تنسيقات Google.
• الوصول دون اتصال للمستندات ورسائل البريد الإلكتروني، وهي مفيدة للعمل في البيئات ذات الاتصال المنخفض.
• توحيد التجربة:نفس الشكل والمظهر عبر أي جهاز ونظام تشغيل.
• بوابة الإدارة المركزية:إدارة المستخدمين والأجهزة والأذونات والأمان من وحدة التحكم على الويب.
• سوق التطبيقات: متجر للملحقات والتطبيقات التابعة لجهات خارجية والتي يمكن دمجها مع Google Workspace لتوسيع الوظائف.

لماذا تختار Google Workspace؟: المزايا وأسباب اعتماده

تم تصميم Google Workspace لـ تسهيل العمل الجماعي والتكيف مع التحديات الحالية التي تواجه الشركات بمختلف أحجامها ومؤسساتها. بعض من المزايا الأكثر قيمة هي:

• منحنى تعليمي سلس وسهولة استخدام بديهية:يمكن لأي شخص البدء في استخدام التطبيقات دون الحاجة إلى تدريب متخصص.
• التعاون والتواصل المركزي:يتم دمج جميع العناصر الأساسية (البريد الإلكتروني، والدردشة، ومكالمات الفيديو، والملفات، والتقويم) في منصة واحدة.
• إمكانية الوصول إلى أجهزة متعددة والتنقل الكامل:يمكنك العمل من الكمبيوتر المحمول أو الهاتف المحمول أو الجهاز اللوحي، في المكتب أو في المنزل أو أثناء السفر.
• خفض تكاليف البنية التحتية والصيانة:كل شيء يعمل في السحابة، مما يلغي الحاجة إلى الخوادم المحلية والمشاكل المرتبطة بها.
• التخصيص وإمكانية التوسع:يمكن تكييف البيئة مع أي نوع من المنظمات، من الأفراد العاملين لحسابهم الخاص إلى الشركات المتعددة الجنسيات أو المراكز التعليمية.
• مستويات أمان متقدمة: مع عناصر التحكم في الوصول، والمصادقة الثنائية، والتدقيق، والتشفير، وتكامل S/MIME، والحماية من التصيد الاحتيالي، والاحتفاظ بالبيانات، والامتثال للوائح الدولية.
• تحديثات تلقائية وسلسة:يتطور البرنامج باستمرار، ويمكن لجميع المستخدمين الاستمتاع بأحدث التطورات دون القلق بشأن التثبيتات.
• التوافق والتكامل مع المنتجات الأخرى في السوقمثل Microsoft Office، أو Salesforce، أو أدوات إدارة المشاريع أو الموارد البشرية، وما إلى ذلك.

حالات الاستخدام والتطبيقات العملية

• العمل عن بعد أو العمل الهجين:تتوفر كافة الأدوات في السحابة، مما يسمح بالعمل بشكل مرن وآمن.
• إدارة شاملة للوثائق:يعمل على مركزية معلومات الشركة، وتسهيل الوصول إليها والامتثال للوائح حماية البيانات.
• اجتماعات افتراضية فعالة:مكالمات فيديو عالية الجودة مع التكامل المباشر مع التقويمات والملفات المشتركة.
• التدريب والتدريس الرقمي:يمكن للمراكز التعليمية إدارة الفصول الدراسية ومشاركة المواد وتقييمها والتواصل مع المعلمين والطلاب بفضل Google Classroom وMeet وDrive.
• رقمنة العمليات الداخلية: من أتمتة سير العمل باستخدام AppSheet إلى إدارة المواعيد والحجز والموافقة والمهام المتقدمة.

الأمان والخصوصية والإدارة في Google Workspace

أحد ركائز Google Workspace هو نظام أمني قوي، مصممة لحماية المعلومات وتسهيل إدارتها القانونية والتدقيق فيها.

يتضمن ميزات مثل:

• حماية متعددة الطبقات مع المصادقة الثنائية، وتشفير البيانات، وضوابط الوصول التفصيلية.
• الإدارة المركزية للمستخدمين والأجهزة، القدرة على إضافة أو حذف المستخدمين، وحظر المحطات، وإدارة الأذونات والتحكم في استخدام التطبيقات من وحدة التحكم الإدارية.
• أدوات الامتثال المتقدمة والامتثال، مثل Vault، والاحتفاظ بالرسائل والحفاظ عليها للتدقيق والسجلات والاكتشاف الإلكتروني.
• المراقبة والتدقيق في الوقت الحقيقي من الوصول والتغييرات والعمليات الحرجة.
• أدوات منع فقدان البيانات خاصة بـ Gmail وDrive، والتي تنبه وتمنع تسريب المعلومات السرية.

تستثمر Google باستمرار في الأمان وتلتزم بأعلى المعايير الدولية، مثل ISO/IEC 27001 وISO/IEC 27018 وSOC 1/2/3 وGDPR، مما يضمن معالجة البيانات بخصوصية وحماية كاملة.

Google Workspace للتعليم: إمكانيات التدريس والتعلم

تحتوي مساحة العمل أيضًا على إصدارات محددة للمجال التعليمي، والمعروفة باسم مساحة عمل جوجل للتعليم. هي مجموعة من التطبيقات والخدمات التي تهدف إلى تسهيل التعلم الرقمي والعمل التعاوني بين المعلمين والطلاب وإعداد الطلاب لمستقبلهم المهني.

تنقسم الإصدارات التعليمية حاليًا إلى:

• أساسيات التعليم:أدوات أساسية ومجانية للتعاون والتواصل وإدارة الفصول الدراسية (Gmail، Classroom، Meet، Drive، النماذج، الدردشة…).
• معيار التعليم:يضيف ميزات متقدمة للأمان والتحليلات والحماية من التهديدات الرقمية.
• التعليم بلس:حل أكثر شمولاً، مع جميع الميزات السابقة وإمكانيات التحليل والإدارة والتخصيص الموسعة.

وتشمل الفوائد المحددة للتعليم ما يلي:

• إدارة مركزية وآمنة للمستخدمين والأجهزة من المركز التعليمي.
• أدوات تعاونية وسهلة الوصول للطلاب والمعلمين، مع إمكانيات إمكانية الوصول الإضافية (قارئ الشاشة، ومفاتيح الاختصار، ودعم برايل، والترجمات، وما إلى ذلك).
• الإضافات والوحدات الإضافية لتوسيع وظائف محددة: مساحة تخزين إضافية، والذكاء الاصطناعي التوليدي (Gemini)، وإنشاء تطبيقات تعليمية، وإدارة الأجهزة، وما إلى ذلك.
• تراخيص رخيصة أو مجانية للمراكز التي تستوفي المتطلبات.

مقارنة: Google Workspace مقابل Microsoft 365

المنافسة الأكثر مباشرة لـ Google Workspace في مجال إنتاجية السحابة هي مايكروسوفت 365. على الرغم من أن كلا الحلول يتشاركان نفس فلسفة التعاون والسحابة والتنقل، إلا أن هناك اختلافات مهمة:

• يركز Google Workspace على تجربة الويببينما يوفر Microsoft 365 أيضًا تطبيقات سطح مكتب أصلية (Word وExcel وPowerPoint…).
• سحابة التخزينتبدأ سعة Microsoft 365 (OneDrive) من 1 تيرابايت لكل مستخدم، بينما تتراوح سعة Google Workspace من 30 جيجابايت إلى 5 تيرابايت (أو غير محدودة) حسب الخطة.
• وظائف غير متصلة بالإنترنتيتيح لك Google Workspace العمل دون اتصال بالإنترنت على بعض الخدمات، ولكن ذلك يعتمد على متصفح Chrome والإضافات. تقدم Microsoft إمكانية المزامنة والتحرير دون اتصال بالإنترنت.
• تكامل التطبيق:تتمتع كل بيئة بسوقها الخاص، ولكن تتميز Google Workspace بسهولة التكامل والتجانس الأكبر في تجربة الويب.
• الأمن والإدارة:كلا المنصتين آمنتان للغاية ومتوافقتان مع اللوائح الدولية، ولكن قد تختلفان في درجة التحكم والتخصيص والدعم الفني.

أسعار Google Workspace وشروط التعاقد

عروض جوجل خطط مرنة للاشتراكات الشهرية، مصممة لتناسب المؤسسات من جميع الأحجام.

الباقة	السعر (يورو/شهر)	بريد شخصي	تعرف علي	تخزين	دعم
كاتب الأعمال	5,2	نعم	100 مشاركا	30 جيجابايت/مستخدم	estándar
معيار الأعمال	10,4	نعم	150 مشاركًا، التسجيل	2 تيرابايت/مستخدم	قياسي/مُحسَّن
عمل زائد	15,6	نعم	250 مشاركًا، تسجيل وتحكم متقدم	5 تيرابايت/مستخدم	قياسي/مُحسَّن
مشروع	للتشاور	نعم، مع تشفير S/MIME	ما يصل إلى 500، البث المباشر، تقليل الضوضاء	غير محدود	بريميوم

تشمل جميع الخطط البريد الإلكتروني للشركة مع نطاقك الخاص، الوصول إلى جميع التطبيقات الرئيسية، والإدارة المركزية، والأمان المتقدم.

الاختلافات بين الإصدارات المجانية والمدفوعة من Google Workspace

هل يمكنك استخدام Google Workspace مجانًا؟ نعم، ولكن مع قيود مهمة:

• لا يمكنك تخصيص البريد الإلكتروني باستخدام نطاقك؛ سيكون لديك عنوان @gmail.com فقط.
• حدود التخزين (15 جيجابايت للإصدار المجاني مقابل 30 جيجابايت أو أكثر للإصدار المدفوع).
• مكالمات الفيديو مع عدد أقل من المشاركين (حتى 50 شخصًا مقابل 100 أو أكثر في الإصدارات المدفوعة).
• لا يوجد دعم فني أو إدارة متقدمة.
• أمان أقل وبدون خيارات الشركات مثل المصادقة الثنائية أو Vault.

القيود والعيوب المحتملة والجوانب التي يجب أخذها في الاعتبار

على الرغم من أن Google Workspace هي واحدة من أكثر المنصات شمولاً، إلا أن هناك جوانب معينة تستحق النظر فيها:

• لا توجد تطبيقات سطح مكتب أصلية من Googleكما هو الحال في مايكروسوفت. كل شيء يعمل عبر المتصفح أو تطبيقات الهاتف المحمول.
• تبعية الاتصال:على الرغم من وجود خيارات عدم الاتصال بالإنترنت، إلا أن التجربة المثالية تتطلب اتصالاً جيدًا.
• سياسة التخزين:تختلف الحدود حسب الخطة وقد تكون غير كافية لحجم البيانات الكبير في الخطط الأساسية.
• التكاملات المتقدمة قد يتطلب معرفة تقنية أو مساعدة خارجية.
• الإصدارات المجانية إنها تقتصر عادة على الاستخدام التجاري أو المؤسسي.
• الإدارة المعقدة في البيئات الكبيرة، على الرغم من أن Google تقدم تدريبًا ودعمًا متخصصًا.

سوق التطبيقات ونظام التكامل البيئي

أحد أكبر عوامل الجذب في Google Workspace هو السوق المفتوح ، متجر رقمي حيث يمكنك العثور على تطبيقات الطرف الثالث (مجانية أو مدفوعة) تعمل على توسيع أو تخصيص وظائف المجموعة. من أدوات إدارة المشاريع، وإدارة علاقات العملاء، والموارد البشرية إلى حلول التوقيع الرقمي، والأتمتة، والتكامل مع منصات الأعمال الأخرى.

يسمح السوق توسيع نطاق Google Workspace بناءً على احتياجاتك المحددة، تحسين سير العمل وتغطية مجالات معينة.

تاريخ وإنجازات وتطور Google Workspace

• 2006:تم إنشاء Gmail لنطاقك.
• 2007-2009:تمت إضافة التقويم والمستندات وDrive والتطبيقات الأخرى وإدارة المستخدم والنطاق.
• 2010-2013:إطلاق Google Apps Marketplace، وتكامل أمان Postini، وتوسيع مساحة التخزين، والإصدارات التعليمية والتجارية المتقدمة.
• 2016:يحل G Suite محل Google Apps، ويوفر تكاملاً أعمق بين التطبيقات، وميزات تعاونية جديدة.
• 2020:يعمل Google Workspace على توحيد التجربة، من خلال تقديم أيقونات وتصميم وفلسفة جديدة تركز على التكامل الكامل والسحابة.
• 2023-2024:تم دمج ميزات الذكاء الاصطناعي التوليدي مثل Gemini والقدرات التحليلية والأتمتة المتقدمة.

ميزات إمكانية الوصول والالتزام بالتنوع

تولي Google Workspace اهتمامًا خاصًا لـ إمكانية الوصول، مما يسمح للأشخاص ذوي الاحتياجات المتنوعة باستخدام كافة تطبيقاته. وتشمل وظائفها: قارئ الشاشة، واختصارات لوحة المفاتيح، ودعم شاشة برايل، والتسميات التوضيحية التلقائية في مكالمات الفيديو، والكتابة الصوتية. ويضمن هذا الالتزام أن تكون المنصة شاملة لجميع المستخدمين. شارك المعلومات حتى يتمكن المستخدمون الآخرون من معرفة الأداة.