إن مراقبة التقدم الفعلي للمشروع في Microsoft Project هو الفرق بين الالتزام بالوقت أو التخلف عن الركب.لحسن الحظ، يوفر Project ونظامه البيئي (تطبيق Project Web وخدمة Dynamics 365 Project) عدة طرق لتتبع التقدم والجهد والتكاليف، وتصورها في وجهات نظر مثل مخططات جانت والجداول الزمنية والتقارير، دون الحاجة إلى الجنون باستخدام أوراق فضفاضة.
ستجد في هذا الدليل، في مكان واحد، كل ما تحتاج إليه للمتابعة الدقيقة.من إنشاء خط أساس وتحديث حالة المهمة بنقرة واحدة، إلى إنشاء تقارير مرئية وتقارير القيمة المكتسبة، أو تسجيل الوقت من تطبيق Project Web App. ستشاهد أيضًا كيفية إدارة دورة حياة المشروع في Dynamics 365 Project Service Automation (PSA)، في حال كنت تعمل على مشاريع للعملاء.
ماذا يعني "تتبع" مشروع في Microsoft Project؟
المراقبة هي مقارنة ما تم التخطيط له مع ما حدث بالفعل. لاتخاذ القرارات في الوقت المناسب. يتضمن ذلك تسجيل حالة المهام (نسبة الإنجاز، التواريخ الفعلية، العمل الفعلي، التكاليف) ومراجعة الانحرافات عن خط الأساس الأصلي.
من المناسب التمييز بين مفهومين رئيسيينالوقت المُستثمَر (الساعات المُقضاة) وتقدّم المهمة (التقدم نحو الإنجاز). قد تقضي ساعات طويلة وتُحرز تقدمًا ضئيلًا في حال وجود أحداث غير متوقعة، أو على العكس، تُحرز تقدمًا ملحوظًا في غضون ساعات قليلة إذا كنت أكثر كفاءة من المتوقع.
المراحل والتتبع في Dynamics 365 Project Service Automation (PSA)
إذا كنت تُدير مشاريع العملاء باستخدام Dynamics 365 Project Service Automation، يمكنك أيضًا تتبع التقدم من داخل PSA. ينطبق هذا على إصداري Project Service 2.x و1.x، حيث تعكس "مرحلة" المشروع حالة التفاعل التجاري والتنفيذ.
هذه هي مراحل دورة حياة PSA النموذجية وما تعنيه للمراقبة:
- جديدعند إنشاء مشروع، تكون مرحلته "جديد". إذا كنت تبدأ من قالب، فسيكون لديك جدول زمني وتقديرات وفريق عمل مُسبقًا؛ وإلا، فستحتاج إلى إكمال مخطط المشروع. حان الوقت لتحديد المهام والموارد والتقديرات الأولية..
- الميزانية (اقتباس):عند ربط المشروع بعطاء أو إنشائه من ميزانية، تتغير المرحلة إلى "الميزانية" ويتم تحديث تواريخ البدء والانتهاء المقدرة. في هذه المرحلة سوف تشاهد تفاصيل العرض في علامة التبويب المبيعات للمشروع..
- الباقة:إذا فزت بالعطاء وتم إضفاء الطابع الرسمي على العقد، تنتقل المرحلة إلى "التخطيط". في هذه المرحلة، يتم توحيد بيانات العقد وضبط البرمجة. (متوفر مرة أخرى في علامة التبويب المبيعات).
- مكتمل:عند الانتهاء من المهمة، يمكنك ضبط المرحلة على "مكتملة". وهو يعادل تنفيذًا بنسبة 100%، لكن المشروع يبقى مفتوحًا لتسجيل الأوقات أو النفقات المعلقة..
- أغلق:بمجرد تسجيل جميع المعاملات وعدم وجود تحركات أخرى مخططة، حدد مرحلة "إغلاق". يصبح المشروع للقراءة فقط ولا يدعم المعاملات الجديدة بعد الآن..
للتحقق من حالة المشروع وتحديثها في PSA، اتبع الخطوات الأساسية التالية: انتقل إلى خدمات المشروع > المشاريع، افتح المشروع، استخدم السهم المجاور لاسمه، ثم اختر "تتبع المشروع". من هناك، يمكنك التبديل بين تتبع الجهد أو تتبع التكلفة، وفتح كل مهمة لتحريرها أو تعديل وقتها/تقدمها عن طريق تحريك أو تغيير حجم الأشرطة في مخطط جانت.
قبل أن تبدأ: ثلاث عادات تصنع الفارق
أنشئ خط أساس فور الانتهاء من التخطيط الأولي. هذا الخط هو لمحة عامة عن خطتك قبل البدء، وسيكون مرجعًا لقياس الانحرافات في التواريخ والعمل والتكاليف. بدون خط أساس، لا توجد مقارنة موثوقة.
مراجعة التقدم بإيقاع ثابتيُفضل أسبوعيًا. الكشف المبكر عن أي انحراف يمنحك مساحة للمناورة؛ أما الانتظار حتى منتصف المشروع، فغالبًا ما يكون الوقت قد فات لإعادة الأمور إلى مسارها الصحيح.
قم بالتصرف بمجرد رؤية انحراف ذي صلةتنمو المشاكل بسرعة إذا تم تجاهلها؛ لذا قم بإعادة التخطيط، وإعادة تخصيص الموارد، أو تعديل النطاق بمجرد ظهور التحذيرات.
التحقق من تقدم الجدول الزمني في Microsoft Project
بعد حفظ خط الأساس، يمكنك الآن البدء في قياس التقدم باستخدام العديد من الأدوات التي يوفرها المشروع لتحديث البيانات وتصور الحالة بوضوح.
- حفظ خط الأساس: يحدد لقطة من الخطة الأصلية ويتيح المقارنات (التواريخ المخطط لها مقابل الفعلية والعمل والتكاليف). فهو ركيزة الرصد.
- تحديث حالة المهمة بنقرة واحدة:من الشريط يمكنك تحديد 0%، أو 25%، أو 50%، أو 75%، أو 100% في اختيارات متعددة. مثالية لمراجعة أسبوعية سريعة.
- عرض التقدم على مخطط جانت:يتم ملء أشرطة التقدم بناءً على النسبة المئوية للاكتمال. إنها الرؤية الأكثر وضوحًا لتقييم مدى وصولك إلى التواريخ المستهدفة.
- الجدول الزمني:يعرض المعالم والمهام الرئيسية في لمحة واحدة. مثالي للمشاركة مع أصحاب المصلحة عبر PowerPoint أو البريد الإلكتروني أو الطباعة.
- التقارير المرئية: المخططات الشريطية والدائرية للتواصل بشأن التقدم، والعمل الذي يتعين إكماله، أو الحالة حسب المرحلة. يتم تخصيصها في ثوان.
- القيمة المكتسبة: يساعدك على الإجابة على سؤال "كم كان ينبغي لنا أن ننفق على العمل المنجز؟" أو "هل سننتهي منه في الوقت المحدد؟" مؤشرات مثل EV وPV وAC تلخص التكلفة والصحة على المدى الطويل.
- شير:يمكن لأعضاء الفريق عرض الجدول وتحديث تقدمهم على موقع SharePoint بدون فتح المشروع، تبسيط عملية جمع البيانات.
تحديث المشروع تلقائيًا باستخدام "تحديث المشروع"
يمكن للمشروع حساب التقدم تلقائيًا حتى "تاريخ الحالة" عن طريق ملء نسب الإنجاز بشكل مجمع.
- فتح المشروع > تحديث المشروع:سيتم عرض مربع لتحديد التاريخ الذي سيتم التحديث فيه.
- يشير إلى التاريخ (على سبيل المثال، نهاية الأسبوع) ثم تأكيد ذلك بالنقر على "موافق".
- سوف يقوم المشروع بحساب نسبة الإنجاز لكل مهمة حتى هذا التاريخ وسوف ينعكس ذلك في مخطط جانت، مما يؤدي إلى محاذاة التقدم تلقائيًا مع التقويم.
يعد هذا الخيار مفيدًا للغاية للحفاظ على تحديث المشروع بسرعة، ولكن تذكر مراجعة المهام والتبعيات الهامة لتجنب افتراض حدوث تقدم ربما لم يحدث بالفعل.
تسجيل النسب المئوية وأشكال التتبع الأخرى يدويًا
إذا كنت تفضل التحكم التفصيلي، فأدخل التقدم يدويًا وقم بتضمين التفاصيل مثل تواريخ البدء/الانتهاء الفعلية أو العمل الفعلي.
- أدخل عمود "% اكتمال":انقر بزر الماوس الأيمن على رأس أي عمود، ثم أدخل العمود واختر "% مكتمل". بهذه الطريقة يمكنك تعديل تقدم المهمة تلو الأخرى..
- التحديث من علامة التبويب "المهمة":استخدم الأزرار 0%، 25%، 50%، 75%، 100% لتطبيق القيم أثناء التنقل. إنه مثالي للاجتماعات المتابعة.
يمكنك أيضًا فتح كل مهمة لتعديل العمل الفعلي، والعمل المتبقي، والتواريخ الفعلية إذا كنت تُدير المشروع بالجهد المبذول. هذا يُحسّن دقة التقارير والتنبؤات في نهاية المشروع.
يدعم مخطط جانت التعديلات المباشرةيؤدي تمديد أو نقل الأشرطة إلى تغيير التوقيت، وإن أمكن، التقدم. استخدمها بحكمة لتجنب تعطل التبعيات أو جداول المشاريع أو الموارد.
تطبيق الويب للمشروع (PWA): تتبع الوقت والتقدم
يجعل تطبيق Project Web App من السهل التقاط جداول العمل والتقدم دون فتح عميل سطح المكتبمن المثالي أن يتمكن الفريق من إرسال التقارير بسهولة من المتصفح.
ما يمكنك تسجيله في PWA: الساعات التي تم قضاؤها في مهام المشروع، والتقدم نحو الإنجاز، وكذلك الوقت الذي تم قضاؤه في المهام الإدارية (الإجازات، والسفر، والدورات، والإجازات المرضية). اعتمادًا على إعدادات مؤسستكيمكن الإبلاغ عن الوقت والتقدم في نفس العرض أو في عروض منفصلة.
مع PWA، يمكنك تقليل الاحتكاك في جمع البيانات، يمكنك إبقاء الخطة محدثة وتوفير الرؤية للمديرين وأصحاب المصلحة دون تراخيص سطح المكتب، وكل ذلك مع التحكم في الموافقة إذا كان سير عملك يتطلب ذلك.
التمييز بين "الوقت المستثمر" و "تقدم المهمة"
لا تخلط بين ساعات العمل ونسبة الإنجازيقيس الوقت المستثمر (العمل الفعلي) الجهد المبذول، بينما يقيس تقدم المهمة مقدار النتيجة المتوقعة التي تم تحقيقها.
مثال:إن قضاء 8 ساعات في إنجاز مهمة معقدة قد يؤدي إلى إحراز تقدم بنسبة 20% فقط إذا ظهرت صعوبات، أو 60% إذا كان الفريق أكثر كفاءة. لهذا السبب من المناسب الإبلاغ عن كلا المعلمتين عندما يتطلب المشروع ذلك (خاصة في البيئات التي يتم فيها التحكم في التكاليف).
الإبلاغ عن التقدم والتواصل بشأنه
بالإضافة إلى عرض جانت، يقدم المشروع عدة تنسيقات "لسرد قصة" التقدم لجماهير مختلفة، من الإدارة إلى الفرق الفنية.
- الجدول الزمني:ضع المهام والمعالم الرئيسية وشاركها في PowerPoint أو البريد الإلكتروني أو على الورق. إنها صورة مثالية لأصحاب المصلحة المشغولين.
- التقارير المرئية:إنشاء مخططات التقدم، والعمل المتبقي، والمهام حسب الحالة أو حسب المرحلة. إذا كان المظهر لا يناسبك، قم بتخصيصه في ثوانٍ لتسليط الضوء على ما هو ذو صلة.
- القيمة المكتسبة:من خلال EV (القيمة المكتسبة) وPV (القيمة المخطط لها) وAC (التكلفة الفعلية)، يمكنك الإجابة على ما إذا كنت متقدمًا/متأخرًا وأعلى/أقل من التكلفة. مثالي عندما تحتاج إلى تبرير الاختلافات.
- شير:يسمح للفريق بعرض الخطة وتحديث التقدم دون الحاجة إلى المشروع. يؤدي هذا إلى تسريع عملية التحديث وتقليل الاختناقات..
كيفية تشغيل التتبع في PSA خطوة بخطوة
إذا كنت تعمل في Dynamics 365 Project Service، فإليك كيفية الوصول إلى تتبع الحالة من واجهة PSA لمشاريع العميل:
- انتقل إلى خدمة المشروع > المشاريع وافتح المشروع المطلوب.
- في الشريط العلويقم بتوسيع السهم الموجود بجوار اسم المشروع واختر "تتبع المشروع".
- حدد "تتبع الجهد" أو "تتبع التكلفة" اعتمادًا على ما تريد مراجعته.
- تعديل المهام بالنقر المزدوج أو ضبط الوقت/التقدم عن طريق نقل الأشرطة أو تغيير حجمها على مخطط جانت.
تذكر أن مرحلة المشروع في PSA يجب أن تعكس حالتها الفعلية (جديد، ميزانية، خطة، مكتمل، مغلق) لمواءمة الجوانب التجارية والتشغيلية وتجنب سوء الفهم مع العميل.
أفضل الممارسات للمتابعة السلسة
تحديد إيقاع التقارير (على سبيل المثال، كل يوم جمعة) والتزم به. يمنع جدول التحديث "ارتفاعات البيانات" ويحافظ على تحديث لقطة المشروع.
استخدم الحقول الحقيقية بالإضافة إلى النسبة المئوية المكتملةسجّل التواريخ الفعلية، والعمل الفعلي، والعمل المتبقي عند الحاجة. هذا يُحسّن دقة التقارير والتنبؤات في نهاية المشروع.
مشاركة الجدول الزمني مع أصحاب المصلحة لمواءمة توقعات الإنجازات. الصورة الواضحة تجنّب الشروحات المطولة وتساعد في اتخاذ القرارات.
تخصيص التقارير المرئية لتسليط الضوء على احتياجات جمهورك بدقة (مثل المهام الحرجة للإدارة أو عبء الموارد لقادة الفرق). فالأقل هو الأكثر عندما تريد التركيز.
هل تحتاج مساعدة؟
المجتمع وأقرانك حلفاء لك عندما تواجه مشكلة. قبل إضاعة الوقت، اطلب المساعدة وسرّع الحل.
- اسأل أعضاء الفريق الآخرين:عادةً ما يعرفون كيفية تخصيص Project Web App في مؤسستك وما هي العمليات التي يتم اتباعها. عينان ترى أكثر من عين واحدة.
- ابحث عن support.office.com:توجد مقالات رسمية كاملة جدًا (على الرغم من أنها قد لا تعكس تفاصيل تكوينك). إنها نقطة بداية ممتازة.
- قم بالاطلاع على مجتمع المشروع على TechNet:خبراء نشطون للغاية يجيبون على الأسئلة ويشاركون الممارسات الجيدة. ربما سبق لشخص آخر أن واجه نفس مشكلتك..
- اسأل المسؤول الخاص بك إذا لم ينجح الأمر أعلاه أو كنت بحاجة إلى أذونات. سيرشدك خلال تدفقات الموافقة والآراء والحقول المخصصة..
إتقان التتبع في Microsoft لا يقتصر المشروع على تحديد النسب المئوية فحسب؛ بل يشمل أيضًا الجمع بين خط الأساس، والتحديث المنظم (التلقائي واليدوي)، والتصور الواضح (مخطط جانت، والجدول الزمني، والتقارير)، وجمع البيانات بفعالية (تطبيقات الويب التقدمية/SharePoint)، بالإضافة إلى دورة حياة مناسبة عند استخدام PSA. بفضل هذه العناصر، ستتمتع بتحكم حقيقي في الجهد والتكلفة والمواعيد، وستتمكن من الإجابة بثقة على السؤال الأهم: كيف يسير المشروع؟