كيفية حماية مستندات أوفيس باستخدام الشهادات والتوقيعات الرقمية

La حماية مستندات Office باستخدام الشهادات الرقمية أصبح استخدام البرامج الإلكترونية ضروريًا للغاية مع تحولنا من استخدام الورق إلى الاعتماد على ملفات Word وExcel وPowerPoint في جميع أنواع الإجراءات والعقود والمراسلات الداخلية. إذا كانت هذه المستندات تحتوي على معلومات حساسة أو لها قيمة قانونية، فإن حمايتها بكلمة مرور لا تكفي، بل من الضروري إثبات هوية الموقع عليها وعدم تعديلها منذ ذلك الحين.

ال التوقيعات الرقمية المستندة إلى الشهادات هي الأداة التي تستخدمها مايكروسوفت أوفيس لتقديم هذا الضمان. فهي تتيح لك تحديد هوية المُوقِّع، وختم المحتوى، واكتشاف أي تغييرات لاحقة. في هذه المقالة، ستتعرف بالتفصيل وبأسلوب واضح على ماهية الشهادات والتوقيعات الرقمية، والضمانات التي توفرها، وكيفية الحصول عليها (إما من جهة إصدار أو بإنشائها بنفسك)، وكيفية تطبيقها في برامج وورد وإكسل وباوربوينت، سواءً بشكل ظاهر أو خفي، مع أو بدون حلول سحابية مثل eSigner CKA.

ما هو التوقيع الرقمي في برنامج Office تحديداً؟

التوقيع الرقمي هو، في جوهره، ختم التحقق الإلكتروني المشفر يتم تضمين التوقيع الرقمي في ملف رقمي، مثل مستند Word أو جدول بيانات Excel أو عرض تقديمي PowerPoint أو بريد إلكتروني أو حتى ماكرو. عند توقيع ملف رقميًا، يمكن لبرنامج Office التحقق من أن المحتوى صادر عن الشخص أو الكيان المُدرج كموقّع، وأنه لم يتم تعديله منذ وقت التوقيع.

في مستندات Office يمكنك الحصول على نوعان رئيسيان من التوقيع الرقمييوجد نوعان من التوقيعات: التوقيع المرئي (مثل سطر التوقيع الذي يحمل اسمك أو صورة لتوقيعك)، والتوقيع غير المرئي الذي لا يشغل مساحة في المحتوى ولكنه يحافظ على سلامة الملف وملكية صاحبه. في كلتا الحالتين، يكون مستوى الأمان التشفيري متطابقًا، ويكمن الاختلاف في طريقة عرض التوقيع للمستخدم.

الشهادة الرقمية، وشهادة التوقيع، والجهة المصدرة

لكي تتمكن من التوقيع رقميًا، فأنت بحاجة إلى شهادة توقيع رقميتعمل هذه الشهادة كنوع من "الهوية الإلكترونية" للموقع: فهي تتحقق من هويته وتحتوي على المفتاح العام المستخدم للتحقق من صحة التوقيع الذي تم إنشاؤه باستخدام المفتاح الخاص المقابل.

عادةً ما يتم إصدار الشهادة من قبل جهة إصدار الشهادات (CA)تُقدّم هذه الخدمة خدمات مشابهة لخدمات كاتب العدل: فهي تتحقق من هوية الشخص أو المؤسسة، وتصدر الشهادة، وتحتفظ بسجل للشهادات السارية والمنتهية الصلاحية والملغاة. تتمتع هذه الشهادات بفترة صلاحية محدودة (عادةً ما تكون حوالي عام واحد)، وبمجرد انتهاء صلاحيتها، يجب تجديدها أو طلب شهادة جديدة لمواصلة توقيع المستندات بكامل صلاحيتها.

في سياق برنامج Office، يمكن تقديم الشهادة بعدة أشكال: شهادات التوقيع على المستندات الشخصية (على سبيل المثال، PersonalSign)، والشهادات الصادرة عن الإدارة العامة أو الشركة، والشهادات المثبتة على الكمبيوتر (مخزن شهادات Windows)، أو الشهادات الموجودة في السحابة والتي يمكن الوصول إليها من خلال أدوات محددة مثل eSigner Cloud Key Adapter.

الضمانات التي يوفرها التوقيع الرقمي في Office

لا تقتصر التوقيعات الرقمية على مجرد "وضع اسم" على المستند، بل هي مصممة لتقديم مجموعة من ضمانات الأمن والتتبع مما يسمح باستخدام الملف كدليل موثوق به في العمليات الداخلية أو حتى أمام أطراف ثالثة.

وبالتحديد، يوفر التوقيع الرقمي المُهيأ بشكل صحيح ما يلي:

• الأصالةيؤكد هذا أن الشخص أو الكيان المُدرج كموقّع هو بالفعل من قام بإنشاء التوقيع. ويستند هذا إلى الشهادة الرقمية والبنية التحتية للمفتاح العام المرتبطة بها.
• سلامةيضمن هذا عدم التلاعب بمحتوى الملف منذ توقيعه. إذا قام أي شخص بتعديل المستند، يصبح التوقيع غير صالح، وسيعرض برنامج Office تحذيرات عند فتحه.
• أنا لا أنكر (أنا لا أرفض)يقدم ذلك دليلاً تقنياً على أن الموقع قد تدخل في إنشاء ذلك التوقيع الرقمي، مما يجعل من الصعب عليه لاحقاً إنكار مشاركته في توقيع الوثيقة.
• شهادة المحتوىعندما تكون التوقيعات مصحوبة بـ الطوابع الزمنية الصادرة عن الخوادم الموثوقةفي بعض الولايات القضائية والسيناريوهات، يمكن أن يكون لها قيمة مماثلة لقيمة التصديق الرسمي على المستند.

لكي يتم الوفاء بهذه الضمانات، من الضروري أن يجب أن يستوفي التوقيع الرقمي والشهادة المرتبطة به عدة متطلبات.يجب أن يكون التوقيع صالحًا (بدون أخطاء في التشفير)، ولا يمكن أن تكون الشهادة منتهية الصلاحية أو ملغاة، ويجب اعتبار الناشر أو الموقع جديرًا بالثقة، ويجب أن يكون الكيان الذي أصدر الشهادة سلطة معترف بها أو مقبولة في بيئتك.

ما هي الشهادة الرقمية ولماذا هي ضرورية؟

في لغة برامج أوفيس وأمن الحاسوب، عندما نتحدث عن التوقيع الرقمي، فإننا نتحدث دائمًا تقريبًا عن شهادة رقمية X.509 تم إصدارها لتوقيع المستندات. تتضمن هذه الشهادة المفتاح العام، وبيانات تعريف حاملها (الاسم، البريد الإلكتروني، المنظمة، إلخ)، والجهة المصدرة، وفترة الصلاحية، والاستخدامات المسموح بها (مثل توقيع المستندات أو توقيع البريد الإلكتروني S/MIME).

تحتاج إلى شهادة سارية ومناسبة للتوقيع إذا كنت ترغب في توقيع ملفات Office ليتمكن الآخرون من التحقق من التوقيع على أجهزتهم، يستخدم Office المفتاح العام للشهادة وسلسلة الثقة وصولاً إلى جهة إصدار الشهادات (CA) لتحديد ما إذا كان التوقيع موثوقًا به. إذا لم تكن الشهادة صادرة عن جهة موثوقة، فسيظهر للمستخدم تحذيرات عند التحقق من صحة التوقيع.

من المهم التمييز بين أن العديد من النظم البيئية تستخدم الشهادات لـ وظائف مختلفةتُستخدم بعض الشهادات لتشفير وتوقيع رسائل البريد الإلكتروني (S/MIME)، بينما صُممت شهادات أخرى للتحقق من هوية المستخدمين عبر الإنترنت (شهادات SSL/TLS)، وهناك شهادات أخرى لتوقيع مستندات Office أو PDF. يضمن اختيار النوع المناسب أن يتعرف Office على استخدامها بشكل صحيح.

كيفية الحصول على شهادة رقمية لتوقيع مستندات Office

لبدء توقيع مستندات Word أو Excel أو PowerPoint الخاصة بك، لديك مساران رئيسيان: اطلب شهادة من جهة إصدار معترف بها أو قم بإنشاء شهادة خاصة بك (موقعة ذاتيًا) للاستخدام الداخلي أو للاختبار.

احصل على شهادة من جهة محاسبة رسمية أو شريك معتمد

إذا كان هدفك هو تبادل المستندات الموقعة رقميًا مع أشخاص أو منظمات أخرى (العملاء، والموردين، والإدارات العامة، وما إلى ذلك) وأنهم يستطيعون التحقق من صحة الشهادة دون تعقيدات، فمن المستحسن الحصول على الشهادة من جهة إصدار شهادات خارجية ذات سمعة طيبة.

هناك العديد من الجهات التجارية التي تصدر هذه الخدمة شهادات توقيع المستندات الشخصية أو المؤسسيةبعض الشهادات، مثل شهادات PersonalSign 2+ أو الشهادات المتوافقة مع برامج مثل AATL (قائمة Adobe المعتمدة الموثوقة)، مصممة لتوفير مستوى عالٍ من التحقق من الهوية. كما تدير العديد من المؤسسات والحكومات والشركات هيئات إصدار شهادات داخلية خاصة بها لإدارة شهادات موظفيها.

تتطلب هذه الأنواع من الشهادات عادةً عملية التحقق من الهوية (تقديم المستندات، والتحقق من صحة النطاق، والتحقق من الشركة، وما إلى ذلك). بمجرد إصدارها، يمكنك تثبيتها في مخزن شهادات Windows أو استخدامها من خلال أدوات محددة، بحيث يتعرف عليها Office كخيار متاح عند التوقيع.

أنشئ شهادتك الرقمية الخاصة للتوقيع عليها فوراً

إذا كنت تحتاج فقط التوقيع السريع على مستند للاستخدام الشخصي أو كإثباتوإذا لم تكن مهتمًا بالتحقق من صحتها من قبل جهات خارجية ثالثة بثقة كاملة من جهة إصدار شهادات تجارية، فيمكنك إنشاء شهادة رقمية موقعة ذاتيًا خاصة بك.

في بيئات ويندوز، عادةً ما يتم تخزين تلك الشهادة في مستودع الشهادات الشخصية من النظام. تاريخيًا، كان بالإمكان مراجعة هذه الإدارة من خلال متصفحات مثل إنترنت إكسبلورر، عبر الوصول إلى خيارات الإنترنت، ثم عرض الشهادات الشخصية في علامة تبويب المحتوى. مع أن إنترنت إكسبلورر أصبح الآن قديمًا، إلا أن المفهوم لا يزال كما هو: شهادتك الشخصية مسجلة في النظام، ويمكن لبرنامج أوفيس اكتشافها كشهادة مرشحة للتوقيع.

ضع في اعتبارك أن الشهادة الموقعة ذاتيًا مفيدة لـ اختبار تدفقات التوقيع الرقميوهو مناسب للتدريب الداخلي أو سيناريوهات الطلب المنخفض، ولكنه ليس مناسبًا عادةً عندما تحتاج إلى أطراف ثالثة، خارج مؤسستك، للوثوق بالتوقيع دون الحاجة إلى تثبيت شهادة الجذر يدويًا.

التوقيعات الرقمية في السحابة باستخدام محول مفتاح السحابة eSigner (CKA)

بالإضافة إلى الشهادات المثبتة محليًا، أصبح من الشائع بشكل متزايد استخدام خدمات التوقيع الإلكتروني السحابية التي تُسهّل إدارة المفاتيح والشهادات. ومن الأمثلة المحددة على ذلك برنامج eSigner Cloud Key Adapter (CKA)، وهو تطبيق يعمل على نظام ويندوز ويعمل كرمز USB افتراضي ويتكامل مع برنامج أوفيس.

يقوم محول eSigner CKA بشحن شهادات التوقيع المستضافة على السحابة يتم تثبيت الشهادات مباشرةً في مخزن شهادات ويندوز، بحيث تتعرف عليها برامج وورد وإكسل وباوربوينت كما لو كانت شهادات محلية. هذا يُبسط عملية التوقيع بشكل كبير في المؤسسات التي لا ترغب في توزيع أجهزة التشفير فعليًا أو تثبيت الشهادات على كل جهاز كمبيوتر.

تشمل مزايا استخدام برنامج التوقيع الإلكتروني CKA مع Office 365 ما يلي:

• التكامل المباشر مع مايكروسوفت 365يمكنك التوقيع من خلال برامج Word و Excel و PowerPoint كما لو كانت شهادة مثبتة محليًا.
• الشهادات المُدارة مركزياًيتم الاحتفاظ بشهادات توقيع المستندات (على سبيل المثال، الصادرة عن SSL.com) في البنية التحتية لهيئة إصدار الشهادات ويتم استخدامها تحت سيطرة سياسات الشركة.
• مزيد من الأمن والامتثاللا يتم الكشف عن المفتاح الخاص على جهاز الكمبيوتر الخاص بالمستخدم، مما يقلل من خطر سرقة المفتاح ويسهل الامتثال للوائح التي تتطلب تخزينًا آمنًا.

لاستخدام هذا النوع من الخدمات، تحتاج عمومًا إلى ثلاثة عناصر أساسية: شهادة توقيع مستند صادرة بشكل صحيح من قبل المزود (مثل SSL.com)، واشتراك نشط في خدمة التوقيع السحابي (eSigner أو ما شابه) وتثبيت المحول أو العميل (في هذه الحالة، eSigner CKA) باتباع الدليل المشار إليه من قبل الشركة المصنعة.

التوقيعات المرئية في Word و Excel: سطور التوقيع

يمكنك إضافة في مستندات Microsoft Word و Excel سطر التوقيع المرئي يُستخدم هذا كمساحة مخصصة للموقع لإضافة اسمه أو توقيعه المكتوب بخط اليد (بعد مسحه ضوئيًا) أو ختم الشركة. وبالتزامن مع إضافة هذا السطر المرئي، يقوم برنامج Office أيضًا بإنشاء التوقيع الرقمي المشفر المرتبط بالمستند.

تكون آلية العمل المعتادة في برنامج Word أو Excel كما يلي: أولاً، خط التوقيع ويتم تحديد تفاصيل الموقع (الاسم، المنصب، البريد الإلكتروني، التعليمات)؛ ثم يقوم المؤلف أو شخص آخر معين بفتح الملف وتوقيع ذلك السطر، مع تحديد الشهادة الرقمية المناسبة.

عند إعداد سطر التوقيع، من الممكن تحديد حقول مثل:

• المُوقِّع المقترحالاسم الكامل للشخص المتوقع منه التوقيع.
• منصب أو لقب الموقععلى سبيل المثال، المدير المالي أو رئيس قسم الموارد البشرية.
• عنوان البريد الإلكتروني المقترح: مفيد عندما تريد إرسال الملف للتوقيع إلى مستلم محدد.
• تعليمات للموقعرسائل مثل "راجع جميع البنود بعناية قبل التوقيع" أو "تحقق من المبالغ والتواريخ".

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أن تقرر ما إذا كنت ستسمح للموقّع أضف تعليقات عند التوقيع (على سبيل المثال، لتوضيح سبب التوقيع) وما إذا كنت ترغب في ظهور التاريخ على السطر أيضًا. بمجرد اكتمال العملية، سيظهر في سطر التوقيع اسم الموقع والتاريخ، وإذا لزم الأمر، صورة لتوقيعه بخط اليد.

كيفية توقيع سطر التوقيع في برنامج Word أو Excel

عندما يكون هناك خانة توقيع موجودة بالفعل على المستند، يجب على الموقع حدد الشهادة المناسبة ثم قم بتطبيق التوقيع. العملية، سواء في برنامج Word أو Excel، متشابهة للغاية.

الإجراء المعتاد هو النقر بزر الفأرة الأيمن على سطر التوقيع واختيار خيار "توقيع" (أو النقر المزدوج عليه). إذا فُتح المستند في البداية في وضع العرض المحمي، يمكنك النقر على "تحرير على أي حال" طالما أن مصدر الملف موثوق.

في مربع التوقيع، سيعرض برنامج Office شهادة توقيع المستند المقترحة. إذا لم تكن هذه الشهادة هي التي تريدها، يمكنك النقر فوق "تغيير" أو "خيارات إضافية" لعرض جميع الشهادات المتاحة. شهادات التوقيع المتوفرة في النظام (بما في ذلك تلك المثبتة بواسطة حلول مثل eSigner CKA). بمجرد التحديد، يمكنك إدخال اسمك، واختيار صورة توقيع رقمية، وبالنقر فوق "توقيع"، سيتم تطبيق التوقيع الرقمي على المستند.

بعد التوقيع، سيعرض برنامج Word أو Excel رسالة تشير إلى أن تم تطبيق التوقيع الرقمي بشكل صحيحمن تلك اللحظة فصاعدًا، ستكون الوثيقة محمية من التعديلات: إذا حاول أي شخص تعديلها وحفظ التغييرات، فسيتم إبطال التوقيع. في كثير من الحالات، يُعلّم برنامج Office الملف على أنه "نهائي" لمنع التعديل، وعند فتحه، سيعرض تحذيرات بشأن وجود توقيعات رقمية.

إذا نقرت نقراً مزدوجاً على سطر التوقيع بعد التوقيع، فستتمكن من الوصول إلى تفاصيل التوقيع والشهادةاسم الموقع، التاريخ والوقت، الرقم التسلسلي للشهادة، البصمة الرقمية، الجهة المصدرة، فترة الصلاحية، إلخ. كل هذا يسمح لمستلمي المستند بالتحقق من صحة التوقيع وصلاحية الشهادة.

التوقيعات غير المرئية في Word و Excel و PowerPoint

بالإضافة إلى التوقيعات المرئية، يتيح لك Microsoft Office إضافة التوقيعات الرقمية غير المرئية إلى مستندات Word وجداول بيانات Excel وعروض PowerPoint التقديمية. في هذه الحالة، لا يظهر أي سطر توقيع أو علامة مرئية على الصفحة أو الشريحة، ولكن الملف محمي بنفس الطريقة ويُشار إلى أنه قد تم توقيعه.

عادةً ما يتم تطبيق التوقيع غير المرئي من خلال عرض معلومات الملف. بالانتقال إلى علامة التبويب "ملف" ثم إلى "معلومات"، يمكنك العثور على خيارات مثل "حماية المستند" (أو "حماية المصنف" في Excel، و"حماية العرض التقديمي" في PowerPoint)، ومن بينها خيار "أضف توقيعًا رقميًا".

عند تحديد هذا الخيار، سيطلب منك برنامج Office تحديد نوع الالتزام (على سبيل المثال، إذا كنتَ المؤلف، أو المُعتمد، أو تُصدِّق على المستند لسبب آخر) وأضف تعليقات توضح سبب توقيعك عليه. بعد ذلك، ستحتاج إلى اختيار الشهادة الرقمية التي ترغب في استخدامها للتوقيع، تمامًا كما هو الحال مع التوقيعات المرئية.

بمجرد النقر على "توقيع"، سيعرض برنامج Office إشعارًا بنجاح العملية، وسيُغيّر حالة الملف إلى "مستند مُوقّع" أو ما شابه. سيتم وضع علامة "نهائي" على المستند لتسهيل اكتشاف أي تعديلات. أي تعديل لاحق سيؤدي إلى إبطال التوقيع.سيظهر للمستخدمين تحذيرات عند فتح الملف أو محاولة تعديله. هذه الطريقة عملية للغاية عندما يكون الأمان وإمكانية التتبع مهمين، ولكن لا تحتاج إلى علامة مائية مرئية داخل المحتوى.

توقيع المستندات الرسمية باستخدام شهادات هوية متقدمة

عند استخدام الشهادات المصممة خصيصًا لـ توقيع المستندات وتصديق الهويةكما هو الحال مع أنواع معينة من الشهادات الشخصية المتقدمة، لا يتم تحقيق سلامة الملف فحسب، بل يتم أيضًا ضمان أكبر بشأن هوية الشخص الذي يقف وراء التوقيع.

في هذه الحالات، قد تتضمن عملية التحقق التي تجريها الجهة المُصدرة للشهادة تدقيقًا شاملاً للفرد أو الشركة، مما يُضفي مزيدًا من المصداقية على التوقيع الرقمي في عمليات التدقيق والامتثال التنظيمي، أو في الإجراءات القانونية عند الاقتضاء. سواءً استخدمتَ توقيعًا مرئيًا (مع سطر توقيع) أو توقيعًا غير مرئي (من قائمة الحماية)، أي تغيير بعد وقت التوقيع سيؤدي هذا إلى إلغاء المستند وسيقوم المكتب بوضع علامة عليه بأنه غير مكتمل.

في إصدارات مثل Office 2010 و 2013، تتضمن عملية وضع توقيع مرئي وضع المؤشر في النقطة التي تريد وضع التوقيع فيها في المستند. أدرج سطر التوقيع من علامة التبويب "إدراج".لإكمال معلومات المُوقِّع المستقبلي، سيقوم أنت أو شخص آخر باختيار الشهادة وتطبيق التوقيع. بالنسبة للتوقيعات غير المرئية، تتضمن العملية الانتقال إلى ملف، ثم معلومات، ثم حماية المستند، ثم تحديد "إضافة توقيع رقمي"، وتحديد التفاصيل ذات الصلة قبل النقر على "توقيع".

التوقيع الأصلي في Microsoft 365 مقابل حلول الجهات الخارجية

من الأسئلة الشائعة ما إذا كان لدى مايكروسوفت 365 وظيفة توقيع المستندات الأصلية يُتيح ذلك استخدام الشهادات دون الاعتماد على حلول خارجية. في الواقع، يُدمج برنامج Office دعمًا أساسيًا للتوقيعات الرقمية مع الشهادات، ولكن إدارة الشهادات (إصدارها وتخزينها وتجديدها) تُعهد عادةً إلى جهة خارجية. جهات إصدار خارجية أو خدمات تكميلية.

بمعنى آخر، يمكنك توقيع المستندات مباشرةً من Word أو Excel أو PowerPoint باستخدام الشهادات المخزنة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو التي توفرها حلول مثل eSigner CKA، وتدعم تطبيقات Office هذه العمليات. مع ذلك، تقع مسؤولية إنشاء الشهادات وإدارتها عادةً على عاتق [القسم/الشركة المعنية]. هيئات إصدار الشهادات العامة، أو هيئات إصدار الشهادات الخاصة بالشركات، أو خدمات التوقيع المستندة إلى السحابةالأمر المهم، من وجهة نظر المستخدم، هو أن التجربة النهائية داخل Office سلسة تمامًا: فأنت تختار الشهادة، وتوقعها، ويتم حماية المستند.

العلاقة بين الهويات الرقمية، وبريد S/MIME الإلكتروني، ومستندات Office

تُستخدم ما يُسمى بـ"الهويات الرقمية" أو الشهادات الشخصية استخداماتٍ متنوعة ضمن منظومة الأمن السيبراني. فعلى سبيل المثال، يمكن لشهادة واحدة أو مجموعة من الشهادات أن تسمح بما يلي: قم بتوقيع وتشفير رسائل البريد الإلكتروني باستخدام S/MIMEقم بتسجيل الدخول إلى خدمات الويب وقم بتوقيع مستندات Office أو PDF.

عندما نتحدث عن "فئة الهوية الرقمية" أو "ما تُثبته الهويات الرقمية"، فإننا نشير تحديدًا إلى لأي غرض تُصدر الشهادة؟إذا كان مصرحًا به لتوقيع البريد الإلكتروني، والمصادقة، وتوقيع المستندات، وما إلى ذلك، فإن ما يهم Office هو أن الشهادة التي تستخدمها تحتوي على تمكين توقيع المستندات وأن سلسلة الثقة معترف بها من قبل النظام الذي يتم فيه فتح الملف.

إذا جمعت هذه الإمكانيات (توقيع مستندات Office بالإضافة إلى توقيع البريد الإلكتروني والتشفير باستخدام S/MIME)، يمكنك إنشاء سير عمل عالي الأمانتقوم بصياغة عقد في برنامج Word، وتوقيعه رقميًا، وإرساله عبر البريد الإلكتروني المشفر والموقع، ويمكن للمستلم التحقق من كل من البريد الإلكتروني والمستند، مع العلم أنه لم يقم أحد بالوصول إلى المحتوى أو تعديله.

الاعتبارات النهائية

تندرج هذه المنظومة المتكاملة من الشهادات والتوقيعات وحماية البريد الإلكتروني والمستندات ضمن استراتيجية أوسع نطاقًا لـ أمن المعلومات والامتثالحيث تعتبر التوقيعات الرقمية في Office عنصراً أساسياً، خاصة عند التعامل مع البيانات الحساسة أو المستندات ذات الآثار القانونية.

يتيح استخدام الشهادات والتوقيعات الرقمية في Microsoft Office العمل مع المستندات الإلكترونية بمستوى من الأمان وإمكانية التتبع كان مرتبطًا سابقًا فقط بالورق والتوقيعات المكتوبة بخط اليد الرسمية؛ مع التكوين الصحيح (الشهادات الصالحة، وسلطات التصديق الموثوقة، وإذا رغبت في ذلك، حلول السحابة مثل eSigner CKA)، يمكن للمؤسسات توقيع ملفات Word وExcel وPowerPoint وتوزيعها وأرشفتها مع الاطمئنان إلى أن هوية الموقع وسلامة المحتوى مدعومة تقنيًا. شارك هذه المعلومات حتى يكون المزيد من المستخدمين على دراية بالتطور الجديد.