إذا كنت تكتب تقارير أو أوراقًا أكاديمية أو مستندات مهنية بشكل متكرر، أصبحت ميزة تتبع التغييرات في Word حليفًا لا غنى عنهبفضل هذه الميزة، يمكنك مراجعة كل تعديل وتصحيحه والتفاوض عليه دون أن تفقد النسخة الأصلية للنص أبدًا.
على الرغم من أنه قد يبدو مربكًا بعض الشيء للوهلة الأولى، إلا أنه بمجرد فهمك لكيفية عمله إنها أداة بسيطة جدًا توفر الكثير من الوقت. عندما يشارك عدة أشخاص في مراجعة مستند، فلنرى، خطوة بخطوة، كيفية تحقيق أقصى استفادة منه من الصفر، تمامًا كما يفعل المصحح المحترف.
ما هو بالضبط تعقب التغييرات في Word؟
"تعقب التغييرات" هي إحدى ميزات Word التي يسجل جميع التعديلات التي تم إجراؤها على المستند: النصوص المضافة، والنصوص المحذوفة، وتغييرات التنسيق (الغامق، والأحجام، والأنماط)، بالإضافة إلى التعليقات والملاحظات من المراجعين.
بدلاً من التعديلات التي تحل محل المحتوى الأصلي مباشرةً، يعرضها Word بصريًا كعلامات مراجعةقد يظهر ما تحذفه مشطوبًا، وقد يظهر ما تضيفه مسطرًا أو بلون مختلف، ويتم الإشارة إلى تغييرات التنسيق من خلال التعليقات أو البالونات في الهامش.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن تعيين لون مختلف لكل مراجع، بحيث ومن السهل تحديد الشخص الذي أجرى كل تغيير.يؤدي هذا إلى تحويل تتبع التغييرات إلى "سجل تحرير" حقيقي أكثر وضوحًا وأسهل إدارة من حفظ ألف نسخة من نفس الملف.
يُستخدم على نطاق واسع في التدقيق اللغوي، وتحرير الأسلوب، والترجمة، وأوراق البحث، والأدلة، وبشكل عام، أي مستند يجب أن يمر عبر عدة أيادي قبل أن يصبح نهائيًا.
لماذا يعد استخدام التحكم في التغيير أمرًا مفيدًا
الميزة الرئيسية هي الشفافية: تم توثيق كافة التعديلات التي تم إجراؤها بشكل كامل.يمكن للمؤلف دائمًا التحقق مما تم لمسه، وأين، ووفقًا لأي معايير.
كما أنه يحسن العمل الجماعي بشكل كبير، لأنه إنه يسمح لأشخاص متعددين بمراجعة نفس الملف دون تداخل.كل شخص يقدم اقتراحاته، وبعد ذلك يقرر شخص ما ما هو مقبول وما هو مرفوض.
من خلال العمل كسجل مستمر، إنه يسمح لك بالعودة عقليًا وفهم عملية التصحيحمن خلال مشاهدة ما قبل وبعد كل جملة. لهذا جانب تربوي بامتياز: يرى المؤلف أخطاءه مشطوبة والحلول المقترحة بجانبها.
وأخيرًا، يمنع فقدان المعلومات المهمة. بدلًا من مجرد الكتابة فوقها، تظل جميع التغييرات المقترحة مرئية حتى يقبلها شخص ما أو يرفضها.لا يتم مسح أي شيء دون ترك أثر.
كيفية تشغيل وإيقاف تشغيل تعقب التغييرات في Word
لبدء استخدام هذه الميزة، أول ما عليك معرفته هو كيفية تفعيلها وإيقافها. مع أن الواجهة قد تختلف قليلاً بين الإصدارات، إلا أن المبدأ يبقى نفسه. الكلمة الحديثة: يتم إدارة كل شيء من علامة التبويب "المراجعة" الموجودة في الشريط العلوي..
افتح مستندك وانتقل إلى علامة التبويب تنقيحستجد هناك زرًا يسمى "تعقب التغييرات"، مصحوبًا أحيانًا بقائمة منسدلة تحتوي على "خيارات المراجعة" أو ما شابه. الضغط على هذا الزر يؤدي إلى تنشيط تسجيل كافة التعديلات.من تلك اللحظة، سيتم وضع علامة على أي حرف تقوم بحذفه أو إضافته.
في بعض الإصدارات، يمكنك اختيار ما إذا كان سيتم تطبيق التتبع أم لا. لجميع مستخدمي المستند أو لجلسة العمل الخاصة بك فقطيعد هذا مفيدًا إذا كان هناك عدة أشخاص يشاركون الملف وتريد التحكم في الأشخاص الذين يسجلون التغييرات.
لإلغاء تنشيطه، تكون العملية هي نفسها ولكن بالعكس: ارجع إلى علامة التبويب "المراجعة" وقم بإلغاء تحديد زر "تعقب التغييرات"بهذه الطريقة، لن يتم تسجيل أي شيء تقوم بتحريره من تلك النقطة فصاعدًا كمراجعة.
ضع في اعتبارك أنه حتى لو قمت بتعطيله، ستظل جميع العلامات التجارية المسجلة حتى تلك النقطة مرئية في المستند حتى تقبلها أو ترفضها. تعطيل هذه الميزة يمنع فقط تسجيل التغييرات الجديدة.
كيفية عرض المراجعات: العلامات والبالونات وأسعار الصرف
إحدى النقاط الرئيسية لتجنب الجنون هي فهم أن يمكن عرض نفس المراجعات بطرق مختلفةلا يقوم Word بتسجيل ما قمت بتغييره فحسب، بل يسمح لك أيضًا بتحديد كيفية عرضه على الشاشة.
في علامة التبويب تنقيح ستجد قائمة (حسب الإصدار، قد يكون اسمها "عرض للمراجعة" أو ما شابه) يمكنك من خلالها اختيار وضع العرض. عادةً ما تتوفر لديك هذه الخيارات الرئيسية، وهي متشابهة جدًا في جميع الإصدارات:
- المراجعات البسيطة: ترى المستند كما لو كان النسخة النهائية، ولكن مع وجود خط أو علامة في الهامش تشير إلى وجود تغييرات. مثالي للقراءة بشكل مريح مع معرفة مكان نشره..
- جميع المراجعات: تظهر كافة التغييرات بشكل مطلق في نص النص أو في بالونات في الهامش. إنه الخيار الأكثر تفصيلاً وهو عادةً الخيار الذي يأتي افتراضيًا..
- لا يوجد مراجعة: يتم تقديم الوثيقة كما لو تم قبول كافة التغييرات، دون علامات. إنه فقط لإعطائك فكرة عن الشكل النهائي الذي سيبدو عليه النص.لكن المراجعات لا تزال موجودة، مخفية.
- الأصل: يُظهر لك Word المستند كما كان قبل أن تبدأ مراجعته، مع إخفاء أي تغييرات لاحقة. مفيد جدًا لمقارنة ما قبل وما بعد في لمحة واحدة.
بالإضافة إلى وضع العرض العالمي هذا، يمكنك تحسين ما تراه باستخدام القائمة خيارات التحكم في التغيير والمراجعة أو "عرض العلامات التجارية". هناك يمكنك تفعيل أو إلغاء تفعيل أنواع محددة من العلامات التجارية:
- الإدراجات والحذف: يسمح لك بإظهار أو إخفاء النصوص المضافة أو المحذوفة. إذا كنت تريد فقط رؤية ما تغير من حيث المحتوى، فهذا هو القسم الرئيسي..
- الشكل: قم بتحديد التغييرات مثل الخط العريض أو المائل أو أحجام الخطوط أو الأنماط. يمكنك إيقاف تشغيله إذا كان هناك الكثير من العلامات المرئية التي تزعجك..
- مراجعات البالون: قرر ما إذا كان سيتم عرض التغييرات مضمنة في النص أو في بالونات في الهامش. تساعد البالونات على جعل المستند أكثر قابلية للقراءة عندما يكون هناك العديد من التصحيحات..
- تنسيق البالون فقط: خيار وسيط إرسال تعديلات التنسيق فقط إلى البالونات، وترك الإدخالات والحذف متاحة عبر الإنترنت.
- مدخل القلم الرقمي: على الأجهزة التي تعمل باللمس أو باستخدام القلم، يمكنك إظهار أو إخفاء العلامات المرسومة يدويًا. عملي إذا كنت تقوم بالتصحيح على جهاز لوحي أو شاشة تعمل باللمس..
كما ترى، يمكن أن يبدو المستند نفسه "نظيفًا" أو مليئًا بالعلامات تمامًا اعتمادًا على ما تختار إظهاره. اللعب بهذه الخيارات سوف يساعدك على تجنب الشعور بالإرهاق أثناء المراجعة.
عرض العلامات التجارية حسب النوع وحسب المراجع
عندما تمر وثيقة ما عبر عدة أيادي، فمن الطبيعي أن ترغب في معرفة من لمس ماذا وقرر ما هي التغييرات التي يجب رؤيتها في أي وقت معينوتغطي الكلمة أيضًا هذا الجزء دون تعقيدات.
في نفس قائمة "إظهار العلامات التجارية" لديك خيار يسمى المراجعين (أو ما شابه). عند توسيعه، ستظهر قائمة بأسماء جميع الأشخاص الذين عملوا على الملف، بالإضافة إلى خيار "جميع المراجعين".
إذا قمت بتحديد أو إلغاء تحديد كل اسم، يمكنك تصفية المراجعات التي تظهر في المستند.على سبيل المثال، يمكنك عرض مسودات المصحح فقط لرؤية ما فعله بالضبط، أو إخفاء مسودات متعاون معين مؤقتًا إذا كان يشتت انتباهك.
تكون هذه الوظيفة مفيدة بشكل خاص عندما يكون هناك العديد من طبقات المراجعة: يمكنك التركيز على مراجع واحد في كل مرة، قبول أو رفض مقترحاتهم، ثم الانتقال إلى المقترح التالي دون خلط كل شيء.
دمج هذا الفلتر مع أنواع العلامة التجارية (الإدخالات، التنسيق، وما إلى ذلك) يمكنك إنشاء "عرض مخصص" خاص بك للمراجعةنعلمك بالضبط ما تحتاج إليه في كل مرحلة من مراحل العمل.
قبول التغييرات واحدة تلو الأخرى أو كلها مرة واحدة.
لقد حانت لحظة الحقيقة: لقد تلقيت وثيقة مليئة بالاقتراحات وعليك أن تتخذ القرار. ماذا تحتفظ وماذا تتخلص منههذا هو ما تم استخدامه لخياري القبول والرفض في علامة التبويب المراجعة.
أبسط طريقة للمراجعة هي مراجعة كل تغيير على حدة. يمكنك النقر نقرًا مزدوجًا على علامة محددة أو وضع المؤشر عليها، وفي علامة التبويب تنقيحاستخدم الزر استعرضسيتم تطبيق هذا التغيير على النص وستختفي العلامة التجارية.
عروض Word متغيرات من نفس الأمروهو أمر يستحق المعرفة:
- اقبل وانتقل إلى التالي: تأكيد التغيير الحالي وتحريك المؤشر تلقائيًا إلى العلامة التالية. مثالي لتنظيف المستندات دون فقدان أي شيء..
- قبول الإدراج، أو قبول الحذف، أو قبول التغيير: يتم استخدامها للتحقق من صحة ما قمت بتحديده فقط دون الانتقال إلى العلامة التالية..
- تقبل كل ما يظهر: كن حذرًا، لأنه إذا قمت بإخفاء بعض العلامات التجارية للمراجعين، فسيتم قبول العلامات التجارية التي تشاهدها حاليًا فقط..
- قبول كافة التغييرات على المستند: إنها أسرع طريقة لتنظيف النص بمجرد أن تقرر الاحتفاظ بكل شيء..
- قبول الكل والتوقف عن التتبع: تظل الوثيقة هي النسخة النهائية، وأي تعديلات تقوم بها بعد ذلك لن تُحسب كمراجعات..
إذا كنت في أي وقت تريد التبديل إلى علامة تجارية أخرى دون اتخاذ قرار بعد، يمكنك استخدام أيقونات السابق والتالي (متوفرة أيضًا في علامة التبويب "المراجعة"). تتيح لك التنقل بسهولة عبر التغييرات.
رفض التغييرات التي لا تقنعك
أحيانًا يقترح مدقق الإملاء تغيير الجملة، لكنك تُفضّل تركها كما هي. في هذه الحالات، يؤدي رفض التغيير إلى إرجاع النص إلى نسخته الأصلية.كما لو أنه لم يتم تحريره أبدًا.
الإجراء مشابه جدًا للقبول: حدد التغيير الذي تريد اتخاذ قرار بشأنه (بالنقر فوقه أو الانتقال باستخدام السابق/التالي) واستخدم الزر رفض في علامة التبويب "المراجعة".
مرة أخرى، يتم تقديمهم خيارات للتكيف مع طريقة عملك:
- رفض وانتقل إلى التالي: إنها الطريقة الأكثر ملاءمة لمراجعة المستند بأكمله بشكل تسلسلي..
- رفض الإدراج، أو رفض الحذف، أو رفض التغيير: دون الانتقال إلى العلامة التجارية التالية.
- رفض كل ما هو موضح: إذا قمت بتصفية بعض المراجعين أو أنواع العلامات التجارية، فسيتم إزالة تلك فقط..
- رفض كافة التغييرات على المستند: استخدمه فقط عندما تكون متأكدًا تمامًا من أنك لا تريد الاحتفاظ بأي تصحيحات..
- رفض الكل وإيقاف التتبع: ترك الملف كما لو لم يتم تنشيط الأداة مطلقًا.
كما ترى، يتيح لك Word إجراء مراجعة مفصلة للغاية، وقبول أو رفض كل قرار على حدة، واتخاذ قرارات عامة بشكل مجمع. والمفتاح هنا هو الجمع بين الخيارات اعتمادًا على مدى تقدمك في المراجعة..
التعليقات: التوضيحات والأسئلة والملاحظات
بالإضافة إلى تغيير النص، فإنه غالبا ما يكون ضروريا اشرح سبب اقتراح التغيير أو اطرح سؤالاً على المؤلفهذا هو الغرض من التعليقات، وهي تسير جنبًا إلى جنب مع تتبع التغيير.
لإدراج تعليق جديد، حدد بالماوس الكلمة أو العبارة أو الفقرة التي تريد التعليق عليها، ثم في علامة التبويب تنقيح، انقر فوق تعليق جديدسيتم فتح فقاعة كلامية في الهامش الأيمن حيث يمكنك كتابة ملاحظتك.
هذه التعليقات لا تعدل النص بشكل مباشر: إنها تعمل مثل الملاحظات اللاصقة الرقمية المرفقة بالمستند.، مفيد جدًا لشرح قرارات التصحيح، والإشارة إلى الغموض المحتمل أو سؤال المؤلف عن شيء ما.
عندما يردّ الكاتب أو عندما لا يكون من الضروري الاحتفاظ بالملاحظة، يُمكن حذفها. لحذف تعليق مُحدد، انقر عليه لتحديده، ثم اضغط على مفاتيح الأسهم. ثلاث نقاط أو قائمة السياق واختر خيار حذف الموضوع أو "حذف التعليق".
إذا كنت تفضل القيام بالتنظيف في النهاية، فيمكنك الانتظار حتى تنتهي من المراجعة، ومن علامة التبويب "المراجعة" نفسها، حذف جميع التعليقات من المستند مرة واحدةولكن أولاً، تأكد من عدم وجود أي أسئلة عالقة.
عرض المراجعات وإخفائها وتخصيصها للحصول على تجربة عمل أكثر راحة.
في المستندات الطويلة أو المُعدّلة بشكل كبير، من السهل أن يمتلئ النص بالألوان والتسطير والفقاعات الكلامية في كل مكان. في هذه الحالات، إخفاء بعض المعلومات مؤقتًا يساعدك على القراءة بسهولة أكبر.
الطريقة السريعة هي استخدام قائمة "عرض للمراجعة" واختيار المراجعات البسيطة أو حتى "لا مراجعة" أثناء القراءة العامة. العلامات التجارية لا تزال موجودة، لكنها لا تزعجك بصريًا..
هناك أداة أخرى قوية جدًا في خيارات عرض العلامات التجاريةحيث يمكنك تعطيل أنواع معينة من التغييرات (مثل التنسيق) للتركيز فقط على المحتوى. هذا يتجنب الشعور بالتشويش عند وجود الكثير من التعديلات الصغيرة.
إذا كنت تقوم بمراجعة مستند تم إرجاعه إليك مصححًا، فإن الاستراتيجية العملية جدًا هي التالية: قم بالمراجعة من البداية، مع قبول أو رفض ما لا توافق عليه فقط.دون القلق بشأن قبول كل شيء آخر.
عندما تنتهي وتتأكد من ما ستحتفظ به كما هو في الأصل، يمكنك استخدام الخيار قبول كافة التغييرات على المستند لتطبيق كافة التصحيحات الأخرى مرة واحدة. بهذه الطريقة تتجنب الحاجة إلى النقر على "قبول" في كل جملة وتوفر على عقلك قدرًا كبيرًا من الوقت.
مقارنة نسختين من نفس المستند في Word
بالإضافة إلى تتبع التغييرات "الكلاسيكي"، يتضمن Word ميزة قوية جدًا تسمى قارنيتم استخدامه لاكتشاف الاختلافات بين ملفين، والتي قد تبدو للوهلة الأولى متطابقة تقريبًا.
تخيل أن لديك النسخة التي أرسلتها قبل أسبوع، ونسخة أخرى أعادها إليك شخص ما مع تعديلات دون استخدام ميزة تتبع التغييرات. باستخدام هذه الأداة، بإمكانك إنشاء مستند ثالث حيث يقوم Word بوضع علامة على ما تغير من مستند إلى آخر..
لاستخدامه، انتقل إلى علامة التبويب تنقيح واضغط على الأمر قارنسيتم فتح مربع حوار حيث يجب عليك اختيار:
- الملف الذي يعتبر الوثيقة الأصلية.
- الملف الذي سيكون وثيقة منقحة.
انقر فوق موافق وسيقوم Word بإنشاء ملف جديد فيه تظهر كافة الاختلافات كما لو تم إجراؤها باستخدام التحكم في التغيير.: النصوص المضافة مسطرة، والنصوص المحذوفة مشطوبة، وما إلى ذلك.
على الجانب الأيمن من الشاشة يمكنك أن ترى، إذا كنت ترغب في ذلك، الوثيقة الأصلية والنسخة المنقحة في نوافذ منفصلةحتى تتمكن من العمل مع الثلاثة في نفس الوقت: الأصلي، والمعدل، والذي يظهر الاختلافات.
إذا لم تتمكن في أي وقت من رؤية هذين الإصدارين الجانبيين، فيمكنك العودة إلى قائمة المقارنة واستخدام الخيار إظهار المستند المصدر، اختر "إظهار كلاهما". بهذه الطريقة، سيكون لديك دائمًا ثلاث طبقات واضحة: قبل وبعد والمقارنة.
الاستخدام المهني لتتبع التغيير: التدقيق اللغوي والأسلوب
في عالم النشر والمراجعة، لا يعد تتبع التغييرات مجرد نزوة، بل هو أمر عملي التزام مهنييتم استخدامه في كل من التصحيح الإملائي (الأخطاء، واللكنات، وعلامات الترقيم، وقواعد الأسلوب) وفي تصحيح الأسلوبحيث تكون المقترحات أكثر ذاتية.
الميزة العظيمة لهذه الأداة هي أنها إنها تسمح للمؤلف بأن يقرر أي المقترحات يقبلها وأيها يرفضها.إذا اقترح المصحح إعادة صياغة فقرة بأكملها من أجل الوضوح، ولكنك تشعر أن التفاصيل الدقيقة قد ضاعت، فما عليك سوى رفض هذا التغيير المحدد والاحتفاظ بنسختك.
وفي الوقت نفسه، فإن حقيقة أن النص الأصلي قد تم شطبها وظهور الاقتراح بجانبه تجعله يمكن للمؤلف أن يتعلم من أخطائهيمكنك أن ترى بوضوح ما هي المشكلة وكيف تم حلها.
عادةً، يقوم المحترف بإرسال المستند مع تمكين كافة عناصر التحكم في التغيير: بهذه الطريقة يمكن للعميل التحقق من كل نقطة على حدة مما تم إنجازهولديه راحة البال لأنه لم يتم إجراء أي تعديل "بشكل أعمى".
في التصحيحات شديدة الذاتية (الأسلوب، النبرة، بنية الفقرة)، فإن تتبع التغييرات يحمي أيضًا المصحح، لأنه وضح أن الاقتراحات هي مجرد اقتراحات.وأن المؤلف يحتفظ دائمًا بالكلمة الأخيرة.
إن إتقان هذه الميزة في Word لا يؤدي إلى تحسين مستنداتك فحسب، ولكنه يسهل إلى حد كبير التواصل بين المؤلفين والمصححين والمترجمين وأي شخص مشارك في عملية المراجعةبمجرد أن تتقن الأمر، نادرًا ما تعود إلى إرسال نص "خام" دون تتبع التغييرات.
