كيفية إنشاء وحدات الماكرو واستخدامها لأتمتة المهام في Excel

هل سئمت من تكرار نفس المهام في Excel مرارًا وتكرارًا؟ نحن نعلم بالفعل أن الوقت من ذهب، خاصةً عندما يتعلق الأمر بإدارة البيانات، أو إعداد التقارير، أو توحيد العمليات الحسابية في جدول البيانات المفضل لديك. لحسن الحظ، يتطور برنامج مايكروسوفت إكسل منذ سنوات ليسهل حياتنا بشكل كبير، ومن أهم مزاياه القدرة على... أتمتة الإجراءات باستخدام وحدات الماكروإذا كنت قد سمعت عن وحدات الماكرو الشهيرة ولكنك غير متأكد من كيفية إنشائها، أو ما هي استخداماتها، أو كيف يمكن أن تصبح حليفك الأفضل في المكتب أو أي بيئة مهنية، فستجد كل ما تحتاج إليه هنا.

اليوم سوف نتعمق أكثر في عالم وحدات الماكرو في Excel.، نعلمك خطوة بخطوة كيفية البدء من الصفر، ومتى قد تكون ضرورية، ومزاياها، والقيود المحتملة عليها جميع مفاتيح استخدام الأتمتة لصالحكلا يهم إن لم يسبق لك البرمجة: مسجل الماكرو، إلى جانب أدوات إكسل المرئية، في متناول أي شخص يرغب في العمل بكفاءة أكبر. إذا كنت ترغب في إتقان فن توفير الوقت وتقليل الأخطاء في جداول البيانات، فهذه المقالة لك.

ما هو الماكرو في Excel وما هي استخداماته؟

تعتبر وحدات الماكرو في Excel عبارة عن سلسلة من الأوامر أو التعليمات بشكل أساسي. تُؤتمت المهام التي عادةً ما تُنفَّذ يدويًا. يمكنك جدولة أو تسجيل خطوات مثل تطبيق التنسيقات، أو نسخ البيانات ولصقها، أو إجراء الحسابات، أو إنشاء تقارير كاملة. تتيح وحدات الماكرو إمكانية تنفيذ هذه الإجراءات بشكل متكرر بنقرة واحدة أو اختصار لوحة المفاتيح.، وتجنب التعب الناتج عن القيام بنفس الشيء دائمًا وتقليل الأخطاء البشرية.

المادة ذات الصلة:

استخدام وظائف المحاسبة والمالية في Excel

لمحبي الإنتاجيةهذا يُعادل وجود روبوت رقمي في خدمتك. بالإضافة إلى وحدات الماكرو التقليدية التي يمكنك تسجيلها في Excel، يمكنك كتابة ميزات مخصصة باستخدام اللغة. VBA (Visual Basic للتطبيقات)إذا كان مسجل الماكرو لا يلبي احتياجاتك المحددة، فيمكنك الانتقال إلى المحرر وتعديل الرموز حسب رغبتك.

متى يكون من المنطقي استخدام وحدات الماكرو في Excel؟

تصبح فوائد الأتمتة باستخدام وحدات الماكرو واضحة عندما تواجه عمليات شاقة أو مهام روتينية. بعض المواقف الأكثر شيوعًا حيث يكون الماكرو هو المفتاح:

• المهام المتكررة:إذا كنت تكرر نفس تسلسل الخطوات كل يوم أو أسبوع أو شهر (على سبيل المثال، تنسيق الخلايا(حذف الصفوف الفارغة، تصفية البيانات)، يسمح لك الماكرو بتسجيل هذا الإجراء وتكراره عدة مرات حسب الحاجة دون عناء.
• التقارير الدوريةإذا قمت بإرسال تقارير ذات هياكل مماثلة كل شهر، فيمكنك تسجيل ماكرو يقوم بكل شيء نيابةً عنك: تنظيف البيانات، والتنسيق، وإنشاء المخططات البيانية، وتسليط الضوء على المعلومات المهمة.
• تنظيف البيانات وتحويلها:إذا كنت بحاجة إلى إزالة العناصر المكررة، أو تحويل تنسيقات التاريخ، أو إزالة الأحرف غير المرغوب فيها، أو دمج الأعمدة، فيمكن أن توفر لك وحدات الماكرو ساعات من العمل اليدوي.
• التحقق من صحة البيانات ومراقبة الجودة:يمكنك جدولة عمليات التحقق التلقائية للتأكد من أن بياناتك تلبي المعايير المحددة، وبالتالي تجنب المشاكل لاحقًا.
• التفاعل بين التطبيقاتيمكن لبرنامج Excel العمل مع Outlook وAccess وبرامج Office الأخرى. على سبيل المثال، يمكنك إعداد تقرير وإرساله تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني باستخدام ماكرو.
• التخصيص وإنشاء وظائف جديدةإذا كنت بحاجة إلى شيء لا يقوم به Excel بشكل جاهز، فيمكنك إنشاء وظائف مخصصة باستخدام VBA.
• تطوير التطبيقات الصغيرةهناك حلول أعمال كاملة تم تطويرها على Excel باستخدام وحدات الماكرو وVBA، من النماذج البسيطة إلى لوحات المعلومات التفاعلية.

مزايا العمل مع وحدات الماكرو و VBA

• توفير كبير للوقت:يمكن إنجاز مهمة كانت تستغرق ساعات في ثوانٍ أو دقائق، وذلك ببساطة عن طريق تشغيل ماكرو.
• الاحكام:يتم تكرار الإجراءات دائمًا بنفس الطريقة، مما يؤدي إلى تجنب الإغفالات أو الأخطاء اليدوية وتحسين جودة البيانات.
• أتمتة العمليات الكاملةمن أبسطها (حركة الخلايا) إلى أكثرها تعقيدًا (إنشاء تقارير شاملة، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني، والتكامل مع تطبيقات أخرى)، فإن الأتمتة كاملة.
• التخصيصإذا كانت لديك معرفة بـ VBA، فيمكنك تعديل الكود الذي تم إنشاؤه بواسطة المسجل وتكييفه مع احتياجات محددة.
• قابلية التوسع:يمكن استخدام العملية التي تقوم بتصميمها اليوم على مئات الملفات أو مشاركتها مع الآخرين.

كيف تعمل وحدات الماكرو في Excel؟

تعمل وحدات الماكرو عن طريق تسجيل كل خطوة تتخذها في Excel.عند تشغيل الماكرو، يُكرر إكسل نفس الإجراءات بنفس الترتيب الذي سجلتها به. إذا ارتكبت خطأً أثناء التسجيل، فسيرتكب الماكرو خطأً أيضًا، لذا يُنصح بتحضير كل شيء قبل التسجيل.

حتى بضع سنوات مضت، كان تسجيل ماكرو في إكسل يبدو ضربًا من الهراء إذا لم تكن لديك خبرة في البرمجة. لكن اليوم، بفضل المسجل المدمج، أصبحت العملية متاحة بنسبة 100% لأي مستخدم، دون الحاجة إلى معرفة أي برمجية. بالطبع، إذا كنت فضوليًا وترغب في التعمق أكثر، يمكنك فتح محرر Visual Basic وتعديل وحدات الماكرو حسب رغبتك، مستفيدًا من إمكانات VBA على أكمل وجه.

خطوة بخطوة: كيفية إنشاء وحدات الماكرو واستخدامها لأتمتة المهام في Excel

1. قم بتمكين علامة التبويب "المطور"

بشكل افتراضي ، علامة التبويب المطور عادةً ما يكون مخفيًا. جميع ميزات الماكرو المتقدمة وميزات VBA موجودة هنا. لتفعيله:

• نوافذ: انتقل إلى "ملف" > "خيارات" > "تخصيص الشريط" وحدد المربع المطور.
• ماك: انتقل إلى "Excel" > "التفضيلات" > "أشرطة الأدوات والشريط"، وحدد مبرمج وانقر على "حفظ".

2. سجل أول ماكرو في Excel

مع تنشيط علامة التبويب "المطور"، تصبح العملية بسيطة للغاية:

1. انقر فوق علامة التبويب المطور وحدد سجل الماكرو. وبدلا من ذلك، يمكنك استخدام الاختصار Alt+T+M+R.
2. أدخل أ الاسم الوصفي للماكرو الخاص بكفكر في شيء يساعدك على التعرف عليه بسهولة إذا كان لديك الكثير من وحدات الماكرو.
3. لو كنت تريد، تعيين اختصار لوحة المفاتيح. من المستحسن استخدام مجموعات لا تتطابق مع اختصارات Excel القياسية (على سبيل المثال، Ctrl+Shift+Letter)، حيث سيتم استبدال المفاتيح الأصلية أثناء فتح هذا الملف.
4. اختر الموقع الذي تريد حفظ الماكرو فيه:
   • هذا الكتاب: سوف يعمل فقط على الملف الحالي.
   • كتاب الماكرو الشخصي: ستكون متاحة في أي ملف Excel.
5. يمكنك إضافة واحدة وصف مختصر هذا اختياري، ولكنه مفيد جدًا إذا كنت ستشارك الماكرو أو ترغب في تذكير نفسك لاحقًا بوظيفته.
6. انقر فوق استعرض وابدأ في تنفيذ الإجراءات التي تريد تسجيلها.
7. عند الانتهاء، ارجع إلى علامة التبويب المطور وانقر فوق توقف عن التسجيل (أو استخدم الاختصار مرة أخرى Alt+T+M+R).

نصائح رئيسية عند تسجيل ماكرو

• خطط لما ستفعله قبل التسجيلبهذه الطريقة سوف تتجنب الأخطاء والخطوات غير الضرورية.
• إذا سجّلت ماكرو لنطاق خلايا محدد، فسيتم تطبيقه على هذا النطاق فقط. إذا أضفت لاحقًا صفوفًا أو أعمدة، فلن يعمل الماكرو على البيانات الجديدة إلا بعد تعديل الكود.
• بالنسبة للمهام الطويلة، في بعض الأحيان يكون من الأفضل إنشاء عدة وحدات ماكرو صغيرة بدلاً من الماكرو العملاق، مما يجعل صيانته أسهل.
• لا يمكن تسجيل جميع الإجراءات (على سبيل المثال، تتطلب بعض عمليات التحقق أو عناصر التحكم المتقدمة تحرير كود VBA).

المادة ذات الصلة:

كيفية استخدام جداول البيانات المحورية في Excel لتحليل مجموعات البيانات الكبيرة

3. تشغيل وحدات الماكرو وإدارتها

يمكنك الوصول إلى جميع وحدات الماكرو المسجلة من علامة التبويب المطور بالضغط على وحدات الماكرو أو باستخدام الاختصار ألت + فسنومكستظهر قائمة بالماكروات المتوفرة في الملف. يمكنك تحديدها، أو تشغيلها، أو تعديلها، أو حذفها.

علاوة على ذلك ، من الممكن تعيين ماكرو لزر أو شكل أو صورة الموجود على الورقة. انقر بزر الماوس الأيمن على الكائن، ثم اختر "تعيين ماكرو"، ثم اختر ما تريد. بهذه الطريقة، يمكن لأي مستخدم تشغيله بيانيًا وبسهولة.

4. تحرير وحدات الماكرو باستخدام محرر Visual Basic (VBE)

محرر VBA هو الأداة التي تتيح لك عرض وتحرير الكود المُولّد تلقائيًا عند تسجيل وحدات الماكرو. لفتحه:

• صحافة ألت + فسنومك لبدء تشغيل محرر Visual Basic.
• من هناك، يمكنك إضافة متغيرات، وهياكل تحكم (If، For، وما إلى ذلك)، وتنظيف الكود الخاص بك من الخطوات غير الضرورية، أو إنشاء وظائف مخصصة لتخصيص وحدات الماكرو الخاصة بك بالكامل.
• هذا هو المستوى المتقدم، وهو مثالي إذا كان لديك بالفعل بعض الكفاءة أو تريد تعلم برمجة Excel الأساسية.

5. خيارات متقدمة: الأتمتة بين التطبيقات والبرامج النصية

لا تقتصر إمكانيات Excel على مسجل الماكرو الأساسي. إذا كنت تتعامل مع كميات كبيرة من البيانات أو تحتاج إلى عمليات أكثر تعقيدًا، يمكنك ربط Excel بتطبيقات Office الأخرى باستخدام VBA أو حتى تطوير نصوص أكثر تعقيدًا. أمثلة:

• أتمتة تحديث جداول Access وإرسال التقارير عبر Outlook.
• استيراد البيانات من مصادر خارجية، وتنظيفها، وتحويلها، وإنشاء تقرير في ثوانٍ.
• تطوير نماذج مخصصة لالتقاط المعلومات والتحقق من صحة البيانات ودمجها في عمليات أوسع.

أين يمكنك الحفظ وكيفية مشاركة وحدات الماكرو الخاصة بك

يمكن تخزين وحدات الماكرو في ثلاثة مواقع رئيسية:

• في الكتاب الحالي:سوف يعملون فقط على هذا الملف.
• في "مصنف الماكرو الشخصي" (Personal.xlsb):هذا ملف خاص مخفي دائمًا يفتح مع Excel ويسمح لك بالحصول على وحدات الماكرو الخاصة بك في أي جدول بيانات.
• في كتاب جديد:يمكنك إنشاء ملف منفصل لتخزين وحدات الماكرو الأكثر فائدة لديك وإعادة استخدامها أينما تحتاج إليها.

لمشاركة وحدات الماكرو بين ملفات مختلفة، يمكنك نسخ الوحدات من كتاب إلى آخر من خلال محرر VBA. من الممكن أيضًا تصدير/استيراد الوحدات النمطية ومشاركتها مع مستخدمين آخرين.

أتمتة Excel بما يتجاوز وحدات الماكرو: البرامج النصية والجداول المحورية والمخططات البيانية

يتضمن Excel أدوات أخرى تساعد أيضًا في توفير الوقت ويمكن دمجها مع وحدات الماكرو لتحقيق الأتمتة الكاملة:

• نصوص المكتب: في الإصدارات الحديثة من Excel للويب، مخطوطات إنها تسمح بأتمتة المهام بمرونة أكبر، والتكامل مع سير عمل الأعمال، والقدرة على الوصول إليها من السحابة.
• الجداول الديناميكية: إنها تتيح لك تلخيص وتحليل كميات كبيرة من البيانات دون الحاجة إلى كتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية. وغالبًا ما تُدمج مع وحدات الماكرو لأتمتة إنشاء التقارير.
• المخططات الديناميكية: إنها تجعل من السهل تصور الاتجاهات الرئيسية وتحديثها تلقائيًا عند تغير البيانات.

يمكن دمج هذه الأدوات، إلى جانب الصيغ والتنسيق الشرطي، في وحدات ماكرو لإنشاء حلول قوية حقًا لإعداد التقارير والتحليل.

أمان الماكرو والصيانة

بطبيعة الحال، هناك مخاطر أمنية فيما يتعلق بالماكرو.لأنها قد تحتوي على أكواد ضارة إذا كانت من مصادر غير موثوقة. يتضمن Excel مستويات مختلفة من الأمان لوحدات الماكرو:

• تعطيل كافة وحدات الماكرو (موصى به افتراضيًا)
• تمكين وحدات الماكرو الموقعة رقميًا فقط
• تمكين كافة وحدات الماكرو (لا ينصح به إلا في حالات محددة للغاية)

عندما تفتح ملفًا يحتوي على وحدات ماكرو، سيطلب منك Excel تأكيد رغبتك في تمكينها. لا تقم أبدًا بتنشيط وحدات الماكرو من مصادر غير معروفةبالإضافة إلى ذلك، من المهم توثيق عملياتك والحفاظ على هيكل واضح لتسهيل المراجعة والصيانة، خاصة إذا كانت سيتم استخدامها من قبل عدة أشخاص.

القيود والتحديات المتعلقة بالأتمتة في Excel

في حين أن Excel يعد أداة قوية جدًا، هناك بعض القيود عندما نتحدث عن الأتمتة:

• التعقيد وقابلية التوسعبالنسبة للمهام البسيطة أو المتوسطة، تعتبر وحدات الماكرو مثالية، ولكن إذا كنت بحاجة إلى التعامل مع ملايين السجلات أو العمليات المعقدة للغاية، فقد تكون هذه الوحدات بطيئة أو يصعب صيانتها.
• صعوبة تصحيح الأخطاءقد يؤدي أي خلل في المنطق أو مراجع الخلايا إلى توقف العملية برمتها. قد يتطلب الحفاظ على وحدات الماكرو المعقدة خبرة.
• قضايا التوافق:لا تقبل جميع إصدارات Excel نفس أنواع وحدات الماكرو أو التعليمات البرمجية، وخاصةً عند مشاركتها بين أنظمة Windows وMac.
• أخطار أمنيةكما ذكرنا سابقًا، يمكن أن تكون وحدات الماكرو بمثابة ناقل للهجوم إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح.
• إدارة مركزية محدودةلا يحتوي برنامج Excel على أدوات متقدمة لمراقبة أو تدقيق الأتمتة بشكل مركزي، على عكس برامج إدارة سير العمل المتخصصة.

البدائل والإضافات: الأدوات الخارجية

إذا كنت بحاجة إلى الذهاب إلى خطوة أبعد في الأتمتة، فهناك منصات مثل ClickUp أو أدوات RPA الأخرى (أتمتة العمليات الروبوتية) التي تسمح لك بتنسيق سير العمل بين التطبيقات والمستخدمين المتعددين، ومراقبة المهام، وإنشاء التقارير بطريقة أكثر قوة ومركزية.

في هذه الحالات، يكون التكامل مع Excel بسيطًا ويمكن أن يحدث ثورة في كيفية إدارة عمليات العمل لديك، حتى أنه يسمح لك بأتمتة الإجراءات من واجهات خالية من التعليمات البرمجية أو باستخدام قوالب محددة مسبقًا.

نصائح متقدمة للحصول على أقصى استفادة من وحدات الماكرو في Excel

• تنظيم وحدات الماكرو الخاصة بك وتوثيقهاقم بإعطائهم أسماء وصفية، وأضف تعليقات في محرر VBA، وقم بفصل الوحدات النمطية استنادًا إلى وظيفتها.
• استفد من اختصارات لوحة المفاتيح المخصصة لتشغيل وحدات الماكرو الأكثر أهمية على الفور.
• دمج وحدات الماكرو مع عمليات التحقق وعناصر التحكم في النماذج لإنشاء واجهات مستخدم مرئية، مما يجعل المهام أسهل لأولئك الذين لا يجيدون استخدام برنامج Excel.
• مشاركة وحدات الماكرو الخاصة بك وتصديرها استخدام كتاب الماكرو الشخصي أو تبادل الوحدات مع الزملاء.
• تعرف على أساسيات محرر VBAحتى لو قمت بتقييد نفسك بالتسجيل في البداية، فإن النظر إلى الكود الناتج سيساعدك في حل المشكلات البسيطة وتكييف وحدات الماكرو مع السيناريوهات الجديدة.

مصادر لتعلم المزيد وتحسين معرفتك

المادة ذات الصلة:

كيفية فرز البيانات وتصفيتها في Excel: البرنامج التعليمي الأكثر اكتمالاً وفعالية

• دورات عبر الإنترنتهناك مجموعة كبيرة ومتنوعة من دورات الماكرو وVBA، من المجانية إلى المدفوعة، والتي تغطي كل شيء من التطوير الأساسي إلى التطوير المتقدم.
• المنتديات والمجتمعاتتعتبر المساحات مثل Excel Tech Community، أو Stack Overflow، أو المنتديات المتخصصة مثالية لحل الشكوك ومشاركة الحلول.
• وثائق مايكروسوفت الرسمية:هذا هو المرجع النهائي إذا كنت تبحث عن تفاصيل حول كيفية عمل VBA في Excel وما الجديد في كل إصدار.

إن استثمار الوقت في التدريب سوف يسمح لك بإتقان الأتمتة وفتح مجموعة واسعة من الإمكانيات المهنية والشخصية.

مستقبل الأتمتة في Excel

تستمر الأتمتة في التطور. تجمع أحدث الاتجاهات بين الذكاء الاصطناعي ومعالجة اللغة الطبيعية والمنصات الخالية من التعليمات البرمجية. ليتمكن المزيد من المستخدمين من الأتمتة دون الحاجة لكتابة أكواد برمجية. يتكامل Excel مع Power Automate، ويسمح بالبرمجة السحابية، وسيواصل توسيع ترسانته من الأدوات لتسهيل عمليات أكثر ذكاءً واستقلالية.

ومن المرجح أن نشهد تكاملاً متزايدًا بين الأنظمة، وأتمتة قادرة على التكيف تلقائيًا مع التحديات الجديدة، وعمليات أكثر مرونة لأي مستخدم، سواء كان فنيًا أم لا. قم بمشاركة هذه المعلومات حتى يتمكن المستخدمون الآخرون من تعلم كيفية استخدام وحدات الماكرو لأتمتة المهام في Excel..