كيفية إنشاء مجلد في Gmail

من بين العديد من الأدوات العملية التي يقدمها لنا جوجل تلعب المجلدات دورًا بارزًا. من خلالها يسهل تنظيم رسائل البريد الإلكتروني لدينا وتصنيف الرسائل المختلفة. سوف نرى كيفية إنشاء مجلد في Gmail وجميع المزايا التي سنحققها إذا استخدمناها بشكل صحيح.

من الجدير قضاء بعض الوقت في ترتيب رسائل البريد الإلكتروني ، وليس فقط تعمل على نحو أفضل معهم ولها وصول أكثر كفاءة إلى المعلومات يقومون بالحفظ ، ولكن أيضًا للحصول على عرض أوضح وأنظف عندما نفتح شاشة بريدنا الإلكتروني.

بهذه الطريقة ، سيكون من الضروري إنشاء مجلدات جديدة ، وتسميتها بشكل صحيح ، وقبل كل شيء ، استخدمهم جيدا. أي ، احفظ رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها في المجلد المقابل. إذا كنا منهجيين إلى الحد الأدنى ، فسوف نتجنب الوقوع مرة أخرى في الفوضى السابقة.

تسميات Gmail

هناك فرق بين نظام تنظيم مجلدات Gmail وتلك الخاصة بمديري البريد الإلكتروني الآخرين. في الواقع ، إنها مسألة تسمية بسيطة: لا تسميها مجلدات ، لكن تسميات.

المجلد (أو التسمية ، في حالة Gmail) هو مساحة مخصصة لتخزين وتنظيم أنواع معينة من المعلومات داخل نظام الكمبيوتر. تسميات Gmail هي طريقة لـ قم بتمييز رسائل البريد الإلكتروني وتجميعها وفقًا لموضوعها.

ثبت أن نظام العلامات أكثر عملية من نظام المجلدات ، لأنه يسمح لنا بذلك قم بتعيين تصنيفات متعددة لنفس البريد الإلكتروني. لا تسمح المجلدات التي يستخدمها مديرو البريد الإلكتروني الآخرون بهذه المرونة. فيها ، لتضمين رسالة في مجلدين ، سيكون من الضروري إنشاء عدة نسخ من نفس الرسالة ثم حفظها في كل مجلد من المجلدات التي تم إنشاؤها لكل موضوع. باختصار ، تسمح العلامات لنظام التصنيف بأن يكون أكثر كفاءة وأن يكون وضع البحث أكثر مرونة.

إنشاء مجلد Gmail (أو تصنيف Gmail)

بمجرد توضيح الفرق بين المجلدات والتسميات ، بالإضافة إلى مزايا أحدهما على الآخر ، فقد حان الوقت لشرح كيفية العمل مع الأخير. ولكن نظرًا لاستخدام كلا المصطلحين غالبًا كمرادفات ، سنتحدث هنا بالتبادل إنشاء مجلد في gmail أو إنشاء تصنيف في Gmail.

يمكننا القيام بذلك من أي جهاز ، على الرغم من أن الكمبيوتر هو الأكثر استخدامًا على الأرجح ، خاصةً عند استخدام البريد الإلكتروني لأغراض مهنية. هذه هي الخطوات التي يجب اتباعها:

أولاً ، نصل إلى بريدنا الإلكتروني. في الشاشة الرئيسية ، ننتقل إلى العمود الأيسر ، حيث يتم عرض قائمة بالتسميات الافتراضية (الاجتماعية ، والإشعارات ، والمنتديات ، والعروض الترويجية). هناك يجب عليك التمرير لأسفل وتحديد الخيار "زائد". هناك ، كما هو موضح في لقطة الشاشة أعلاه ، يجب أن نضغط على الخيار "تسمية جديدة".

بعد ذلك ، سيتم فتح مربع نكتب فيه اسم التصنيف الجديد والموقع الذي نريد تعيينه إليه. في الحقيقة، علامات العش هي طريقة أخرى لقول "إنشاء علامات فرعية أو مجلدات فرعية". باستخدام هذا الخيار ، يتم تصنيف التسمية الجديدة التي تم إنشاؤها ضمن فئة أو تسمية أعلى أخرى.

ثم نضغط "خلق". أخيرًا ، مع تنشيط التسمية بالفعل ، يبقى فقط تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي نريد تمييزها بها.

أخيرًا ، إذا أردنا رؤية جميع رسائل البريد الإلكتروني المخصصة لتصنيف معين ، فعلينا الانتقال إلى العمود الأيسر والبحث في القائمة عن التسمية المعنية (قد تضطر إلى النقر فوق الزر "المزيد" لرؤيتها). يمكننا أيضًا رؤية الملصقات الموجودة بجوار موضوع البريد الإلكتروني في الأدراج المختلفة.

حيل للاستفادة من تصنيفات Gmail

فيما يلي بعض النصائح التي ستساعدنا في تنظيم وإدارة التصنيفات في Gmail بشكل أكثر كفاءة:

تسميات ملونة

تعيين ألوان مختلفة لكل تسمية هو طريقة مرئية وبسيطة للغاية للتعرف بسهولة على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا. على سبيل المثال ، يستخدم العديد من المستخدمين اللون الأحمر لتمييز الأولوية أو رسائل البريد الإلكتروني العاجلة.

لإضافة لون معين إلى ملصق ، اتبع الخطوات التالية:

1. نمر أولاً فوق تسمية الشريط الجانبي الأيسر.
2. ثم نضغط على أيقونة ثلاث نقاط المعروضة بجانب اسم العلامة.
3. نختار "لون التسمية" في القائمة واختر أحد الألوان من القائمة أو اختر الخيار "إضافة لون مخصص".

إعادة تسمية العلامات

إذا كان ما نريد القيام به هو تغيير اسم الملصق ، فإن الخطوات التي يجب اتباعها تشبه تلك الموجودة في القسم السابق:

1. نضغط على ملف أيقونة ثلاث نقاط بجوار اسم العلامة في الشريط الجانبي الأيسر.
2. ثم نختار الخيار "يحرر" واكتب اسمًا جديدًا لعلامتك.
3. سيتم تطبيق هذا الاسم تلقائيًا على جميع رسائل البريد الإلكتروني المميزة بهذا التصنيف.

العلامات المتداخلة

قلنا أعلاه أن Gmail يوفر لنا إمكانية إنشاء تسلسل هرمي معين في نظام التسمية الخاص به مع خيار "التداخل". بهذه الطريقة ، يمكنهم إنشاء تسميات وتسميات فرعية على مستويات مختلفة. هذه وظيفة عملية للغاية. تخيل مثالًا بسيطًا: علامة عليا تسمى "الفواتير" يمكن أن تحتوي على علامات متداخلة أخرى تتوافق مع كل شهر من شهور السنة ، وكل عميل ، وما إلى ذلك.

هذه هي طريقة إنشاء تصنيفات فرعية أو تصنيفات متداخلة في Gmail:

1. مرة أخرى نذهب إلى الملصق ونضغط على أيقونة ثلاث نقاط بجانب اسم العلامة.
2. في الخيارات التي تظهر ، نختار "إضافة تسمية فرعية".
3. في المربع الذي يظهر ، الخيار "Nest tag in". في القائمة المنسدلة في الأسفل يمكنك اختيار مواقع أخرى.

تعيين التسميات تلقائيًا للرسائل الجديدة

هذه وظيفة عملية للغاية يمكنك من خلالها أتمتة جزء من عمل تنظيم وتصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. للاستفادة منه ، نطلب المساعدة من مرشحات gmail. تكمن الفكرة في إعداد عامل تصفية بحيث يتم تلقائيًا تطبيق تسمية معينة على رسائل البريد الإلكتروني المستلمة التي تفي بمعايير معينة.

والخطوات هي كما يلي:

1. نضغط على الأيقونة الإعدادات في Gmail (أعلى اليمين).
2. في القائمة ، نختار "انظر جميع الإعدادات."
3. دعنا نذهب إلى علامة التبويب "عوامل التصفية والعناوين المحظورة"، حيث نضغط على الخيار "إنشاء فلتر جديد".
4. في النافذة المنبثقة عليك أن تعيين معايير التصفية ثم تعيين العلامة.
5. أخيرًا ، نضغط على "تطبيق عامل التصفية".

إظهار وإخفاء التسميات

يوجد في الشريط الجانبي الأيسر من Gmail مساحة كافية لاستيعاب 500 ملصق. حتى لو لم نكن بحاجة إلى الكثير ، فقد يكون من المريح في بعض الأحيان إظهار العناصر التي نحتاجها فقط أو نستخدمها بانتظام ، وإخفاء الباقي. هذه هي العملية التي يجب اتباعها:

مرة أخرى ، ننتقل إلى أيقونة النقاط الثلاث للملصق في الشريط الجانبي الأيسر. هناك نتحقق من المربع  "اظهر المخفي" في المنصب الذي نريده حسب تفضيلاتنا.

إزالة العلامات

إذا لم نعد بحاجة إلى علامة معينة ، فيمكننا إزالتها بسهولة منذ ذلك الحين لن يتم حذف رسائل البريد الإلكتروني المرتبطة به. بالطبع ، عندما تحذف علامة ، ستختفي أيضًا جميع العلامات الفرعية المتداخلة فيها.

لإزالة تصنيف في Gmail ، ما عليك سوى الانتقال إلى رمز التصنيف ثلاثي النقاط مرة أخرى وتحديد "إزالة العلامة". هذا سهل.