عند الحديث عن جداول البيانات، لا بد من ذكر برنامج إكسل، الذي ظهر في الأسواق عام ١٩٨٥، لكنه لم يتبوأ الصدارة إلا عام ١٩٩٣، حين تفوق على برنامج لوتس ١-٢-٣ ذي الإمكانيات الهائلة. واليوم، يُعدّ إكسل جزءًا لا يتجزأ من حزمة أوفيس ٣٦٥.
على مر السنين، شهد برنامج إكسل تطوراً مستمراً، حيث يقدم مجموعة واسعة من الحلول للشركات والأفراد على حد سواء. ومن بين الميزات التي يوفرها، للمستخدمين والشركات على حد سواء، إمكانية إنشاء قوائم منسدلة ، وهي وظيفة مفيدة للغاية سنشرحها لاحقاً.
يتوفر برنامج إكسل بنسخ كاملة لأنظمة ويندوز وماك أو إس والويب. ورغم توفر نسخة للهواتف المحمولة، إلا أنها ليست شاملة كنسخ سطح المكتب. وتتشابه خطوات إنشاء قائمة منسدلة في إكسل بين أنظمة ويندوز وماك أو إس والويب.
على الرغم من أنه لا يمكن إنشاؤها إلا من خلال إصدارات سطح المكتب من Excel، إلا أنه يمكن عرضها والتفاعل معها باستخدام أي إصدار من Excel ، بما في ذلك الإصدار المصغر الذي تقدمه Microsoft من خلال تطبيق Office للأجهزة المحمولة، وهو تطبيق مجاني تمامًا.
ما هي القوائم المنسدلة
تتيح لنا القوائم المنسدلة اختيار خيار واحد فقط من قائمة الخيارات ، مع استبعاد باقي الخيارات. كما يتيح لنا هذا النوع من القوائم استخدام القيم الافتراضية، مما يمنع إدخال بيانات غير صحيحة أو بها أخطاء إملائية (وهو ما يمكّننا من تطبيق فلاتر بحث محددة).
في الشركات، تُتيح هذه القوائم تنظيمًا وإدارةً أكثر كفاءةً للمهام والإجراءات اليومية، مع إضافة لمسة احترافية مرغوبة دائمًا. عدد القوائم المنسدلة التي يُمكننا إنشاؤها غير محدود ، لذا يُمكننا إنشاء مربع قائمة لكل خلية في ورقة العمل.
تُعد هذه الأنواع من القوائم مفيدة للغاية عند إنشاء الفواتير (حيث يختلف كل عنصر عن العنصر السابق)، وتتبع الزيارات، وإنشاء قواعد بيانات لتطبيق عوامل تصفية مخصصة تسمح لنا بالتحكم في مستويات المخزون في المستودعات... إذا وصلت إلى هذه المقالة، فمن المحتمل أنك تعرف بالفعل كيف تخطط لاستخدام هذه الميزة الرائعة في Excel.
كيفية إنشاء قوائم منسدلة في Excel
تسترجع القوائم المنسدلة البيانات من جداول يجب إنشاؤها مسبقًا لاستخدامها كمصدر بيانات. إذا كان الغرض من الورقة التي نريد إنشاء القوائم المنسدلة فيها هو طباعتها، فيجب تعيين مصدر البيانات إلى ورقة منفصلة ، والتي يمكننا تسميتها "البيانات".
كما ذكرتُ سابقًا، يُمكننا إنشاء عدد غير محدود من القوائم المنسدلة في ورقة واحدة. لذا، إذا لم نرغب في إنشاء ورقة منفصلة لكل مصدر بيانات، يُمكننا استخدام نفس الورقة دون حذف البيانات التي تُشكّل مصدر القوائم التي أنشأناها مُسبقًا. بعد فهم آلية عملها، سنُوضّح لكم خطوات إنشاء القوائم المنسدلة في برنامج إكسل.
إنشاء مصدر البيانات
أول ما نحتاج إليه هو إنشاء مصدر البيانات، أي البيانات المستخدمة لإنشاء القوائم المنسدلة. إذا لم نُنشئ هذه البيانات مسبقًا، فلن تحتوي القوائم المنسدلة على أي شيء لعرضه . لإنشاء مصدر البيانات، افتح ورقة عمل جديدة في برنامج Excel، وانقر نقرًا مزدوجًا على الاسم، ثم سمِّها "Data".
لتجنب الالتباس بشأن مصادر البيانات لكل قائمة من القوائم المنسدلة التي نريد إنشاءها، يجب علينا كتابة اسم القائمة كقيمة أولى ، سواء كانت مدنًا أو نماذج أو دولًا أو قطع ملابس، إلخ. إذا كنا نقوم بإنشاء قائمة واحدة فقط، فلا داعي لكتابة الاسم في الخلية الأولى.
بعد ذلك، نحتاج إلى كتابة جميع الخيارات التي نرغب في ظهورها في القائمة المنسدلة ، واحدة تلو الأخرى في نفس العمود لتسهيل اختيار مصدر البيانات. بمجرد إنشاء مصدر البيانات، يمكننا إنشاء القوائم المنسدلة.
إنشاء قائمة منسدلة
- في المقام الأول نختار الخلايا حيث نريد عرض القوائم المنسدلة.
- بعد ذلك ، انقر فوق خيار البيانات (وليس الورقة) على الشريط. ضمن الخيارات ، انقر فوق التحقق من صحة البيانات.
- ضمن علامة التبويب "التكوين"> معايير التحقق> السماح بالاختيار قائمة.
- بعد ذلك ننتقل إلى مربع Origin وننقر على الأيقونة الموجودة في نهاية المربع من أجل حدد نطاق الخلايا حيث توجد البيانات.
- بعد ذلك ، انقر فوق ورقة البيانات و نحدد نطاق الخلايا حيث توجد البيانات، مع استبعاد اسم الخلية التي سمحت لنا بالتعرف على هذه البيانات. بمجرد تحديد نطاق البيانات ، نضغط على Enter.
- لقد أنشأنا بالفعل أول قائمة منسدلة على ورقة Excel الرئيسية. في جميع الخلايا التي اخترناها لإظهار قائمة منسدلة ، يظهر الآن سهم لأسفل يدعونا إلى النقر فوق اختر من بين جميع الخيارات التي أنشأناها سابقًا في ورقة البيانات.
بمجرد إنشاء القائمة المنسدلة الأولى، يجب علينا القيام بنفس العملية لإنشاء بقية القوائم المنسدلة التي نريدها أو نحتاجها.