لقد أحدث وصول Copilot إلى Microsoft 365 ثورة في الطريقة التي ندير بها SharePoint Online ونحصل على أقصى استفادة منه. سواء كنت مسؤولاً أو مالك موقع أو مستخدمًا متمكنًا، فمن المحتمل أنك تساءلت عن كيفية الاستفادة من Copilot لإدارة وحماية وتحسين محتوى مؤسستك بشكل أكثر ذكاءً وفعالية.
ستجد في هذا الدليل المفصل كل ما تحتاج إلى معرفته لإدارة SharePoint Online باستخدام Copilot، والجمع بين أفضل ما في الإدارة التقليدية وقوة الذكاء الاصطناعي. سنغطي كل شيء بدءًا من التحكم في انتشار المحتوى، وتعيين المالكين، وتنظيف المواقع، وإعداد الوكلاء، والحماية من الإفراط في المشاركة، إلى حيل Copilot الأكثر تقدمًا لمساعدتك على تحسين الإنتاجية والتعاون في مؤسستك، ناهيك عن نصائح الخصوصية والأمان.
لماذا يغير Copilot إدارة SharePoint Online
يعني دمج Copilot في SharePoint Online العمل جنبًا إلى جنب مع الذكاء الاصطناعي الخاص بـ Microsoft 365 لأتمتة المهام المتكررة وتحسين سير العمل واتخاذ قرارات مستنيرة استنادًا إلى بيانات مؤسستك. الإنتاجية والكفاءة تتقدمان خطوة للأمام من خلال القدرة على مطالبة Copilot بإنشاء المحتوى أو تلخيصه أو دمجه، ولكن لكي يعمل كل شيء كما هو متوقع، من الضروري التخطيط لإدارة SharePoint بشكل جيد منذ البداية.
وهكذا، والمفتاح هو إعداد SharePoint بشكل صحيح، وإنشاء سياسات إدارية متقدمة، ومراجعة الأذونات، وضمان جودة المحتوى وأهميته.، بحيث يفهم مساعد الطيار ويصل إلى المعلومات الصحيحة فقط.
ركائز الإدارة المتقدمة في SharePoint for Copilot
تُعدّ إدارة SharePoint Online القوية أساس Copilot لتحقيق قيمة حقيقية لأعمالك. وكما توصي مايكروسوفت في وثائقها الرسمية، هناك ثلاثة ركائز أساسية يجب عليك إدارتها باهتمام خاص قبل دمج Copilot في سير العمل الخاص بك:
- إدارة توسيع المحتوى: من الضروري تجنب تكرار الملفات والمستندات والمواقع، والتأكد من أن كل جزء من المحتوى له غرض وبنية متماسكة وأشخاص مسؤولين عنه محددين بوضوح.
- التحكم في الوصول والمشاركة: يُعدّ تحديد من يمكنه مشاركة المعلومات أو تعديلها أو الوصول إليها أمرًا بالغ الأهمية لحماية البيانات الحساسة ومنع التسريبات العرضية. يجب أن يرى مساعد الطيار فقط ما يُسمح لكل مستخدم برؤيته.
- إدارة دورة حياة المحتوى: قد تُعيق المستندات والمواقع القديمة تجربة Copilot وتُشوّه نتائجه. لذا، من الضروري الحفاظ على نظافة كل شيء وتحديثه ودقته.
كيفية تحسين توسيع المحتوى في SharePoint
يمكن أن ينمو SharePoint بشكل كبير إذا لم تقم بتعيين حدود وقواعد واضحة.قد يؤدي هذا إلى ظهور عشرات المواقع المكررة، وملفات لا أحد يعرف وظيفتها، ومشاكل في الحوكمة. وهنا يأتي دور الإدارة المتقدمة وCopilot لتحسين التجربة:
- إنشاء عمليات لإنشاء المحتوى ومراجعته: يقدم إرشادات لأصحاب المواقع لإنشاء ما هو ضروري فقط ومراجعة المستندات والصفحات التي يديرونها بشكل دوري.
- تجنب التكرار: استخدم أدوات تدقيق SharePoint والتقارير للكشف عن المحتوى المكرر واتخاذ خطوات لدمج المحتوى غير الضروري أو حذفه.
- توفير التدريب والدعم: يمكن أن يساعد المساعد في الإجابة على الأسئلة الشائعة وتوجيه المستخدمين خلال عملية إنشاء المحتوى بكفاءة، ولكن يجب التأكد من أن الجميع يعرفون القواعد العامة للمنظمة.
التحكم في الأذونات ومشاركة المعلومات
أحد أكبر المخاطر التي قد تواجهها عندما ينضم Copilot إلى منظمة هو أنه قد يتمكن من الوصول إلى معلومات لا ينبغي له الوصول إليها أو نشرها. بشكل افتراضي، يأخذ Copilot الإذن من كل مستخدم، ولكن إذا قام شخص ما بمشاركة شيء ما بشكل زائد، فسوف يرى الذكاء الاصطناعي ذلك أيضًا.. يجب عليك التصرف بناءً على:
إعدادات المشاركة العالمية والخاصة بالموقع
- مراجعة خيارات المشاركة الافتراضية: قم بتقييد المشاركة العالمية على الروابط لأشخاص محددين بدلاً من تمكين "الجميع باستثناء المستخدمين الخارجيين".
- إخفاء الأذونات الواسعة: إذا كان ذلك ممكنًا، قم بتعطيل خيارات مثل "الجميع" حتى لا يقوم أي مستخدم نهائي بالمشاركة بشكل مفرط عن طريق الخطأ.
- اطلب من أصحاب المواقع التعامل مع طلبات الوصول: بهذه الطريقة، يمكنك التأكد من وجود شخص مسؤول دائمًا عن كل جزء من المحتوى الذي تتم مشاركته.
أدوات لتحديد المشاركة المفرطة ومعالجتها
توصي Microsoft باستخدام التقارير المتقدمة في SharePoint لتحديد المواقع التي تتم فيها مشاركة المحتوى بشكل مفرط، مما قد يُعرّض الأمان والحوكمة للخطر. هناك نوعان رئيسيان من التقارير:
- التقارير القائمة على النشاط: يقومون بتحليل أنواع الأذونات الأكثر استخدامًا على الموقع (على سبيل المثال، "الجميع باستثناء المستخدمين الخارجيين"، "أي شخص لديه الرابط"، وما إلى ذلك) ويساعدون في اكتشاف النقاط الحرجة.
- التقارير الأساسية: يقومون بتقييم عدد المستخدمين الذين لديهم إمكانية الوصول مقارنةً بعتبة محددة، لتحديد المواقع المعرضة لتجاوز العتبة الموصى بها. يمكن إنشاؤها استخدام PowerShell مع وحدة SharePoint Online.
التصحيح التلقائي وتنظيف المواقع والمحتوى
إن تراكم المواقع غير النشطة أو المحتوى القديم لا يؤدي إلى تعقيد الإدارة فحسب، بل قد يؤثر سلبًا على الاستجابات التي يقدمها Copilot.إذا كانت هناك مستندات أو مواقع قديمة لا يمكن لأحد الوصول إليها، فقد يُقدّم Copilot بيانات غير ذات صلة أو يتجاوز حدود الخصوصية. للقيام بذلك، يُرجى اتباع الخطوات التالية:
- تنفيذ توجيهات الموقع غير النشطة: يمكنك إعداد قواعد تُحدد تلقائيًا المواقع التي لم تشهد أي نشاط لفترة زمنية. سيتلقى مالكو المواقع إشعارات، ويمكنهم تحديد ما إذا كانت لا تزال هناك حاجة إليها.
- تصفية وإعداد التقارير في أقل من خمس دقائق: يتيح لك SharePoint إنشاء تقرير سريع حول المواقع المعطلة، كما يمكنك أيضًا طلب المساعدة من Copilot في تفسير البيانات واقتراح الإجراءات.
- تحديد مراحل الإزالة: إذا لم تعد هناك حاجة إلى المواقع، فاجعلها للقراءة فقط وقم بإعدادها للأرشفة في Microsoft 365، والتي يمكن أرشفتها لمدة 3 أو 6 أو 9 أو 12 شهرًا حسب إعداداتك.
تعيين واعتماد أصحاب المواقع
من الضروري أن يكون هناك على الأقل مالكين صالحين لكل موقع. لضمان استمرارية الإدارة. يتحمل المالكون مسؤولية مراجعة الوصول إلى المحتوى، وتنظيف المواقع غير النشطة، والاستجابة لعمليات تدقيق الأمان. توفر لك مايكروسوفت ما يلي:
- توجيهات ملكية الموقع: يمكنك تشغيل سياسة في وضع المحاكاة للعثور على المواقع التي لا يوجد بها عدد كافٍ من المالكين، ثم تشغيل الإشعارات لحث المستخدمين على تولي الملكية.
- التحديث الدوري: قم بتعيين تذكيرات للتحقق من صحة المالكين، وخاصة في المواقع المهمة للأعمال.
التحكم في الوصول بواسطة مساعد الطيار
عندما يستجيب Copilot لاستعلام، فإنه يفعل ذلك بناءً على مخطط Microsoft وأذونات كل مستخدم. ولكن إذا لم تقم بالتحقق من الأشخاص الذين يمكنهم رؤية كل مستند، فقد تتعرض لمفاجآت.لمراقبة ذلك وتحسينه، استخدم:
مراجعات الوصول إلى الموقع
- يقوم مالكو الموقع بمراجعة قائمة المستخدمين والأذونات: يمكنهم تحديد ما إذا كان الوصول مقبولًا أم يحتاج إلى تقييد. إذا اكتشفوا وصولًا مفرطًا، فيمكنهم تصحيحه من خلال لجنة المراجعة.
- لوحات الإدارة المتقدمة: إنها تسمح لك برؤية المواقع الأكثر عرضة للخطر في لمحة واحدة واتخاذ إجراء سريع قبل أن يأخذها Copilot في الاعتبار.
سياسات محددة لمساعد الطيار
- التحكم في الوصول المقيد (RAC): تقييد الوصول إلى مجموعات محددة بحيث يتمكن فقط هؤلاء المجموعات من عرض المحتوى أو الوصول إليه باستخدام Copilot.
- المحتوى المقيد (الكشف): يسمح للموقع بمواصلة عمله كما ينبغي، ولكنه يمنع ظهور محتواه في نتائج Copilot أو البحث التنظيمي.
الإدارة الاستباقية للمواقع الحرجة
هناك مواقع تتطلب بطبيعتها أقصى درجات الحماية والتحكم. في هذه الحالات، توصي Microsoft باتخاذ تدابير أكثر تقييدًا.:
- قم بتطبيق RAC منذ بداية دورة حياة الموقع.
- استخدم اكتشاف المحتوى المقيد لترك الأذونات كما هي، ولكن قم بحماية التعرض لـ Copilot.
- فكر في حظر عمليات التنزيل أو تقييد الوصول إلى المستندات شديدة الحساسية، بما في ذلك تسجيلات Teams.
- تطبيق التشفير مع حقوق الاستخراج على المستندات الهامة.
إدارة الوكلاء في SharePoint باستخدام Copilot
داخل SharePoint، يعمل مساعد الطيار أيضًا مع نظام الوكيل يمكن لأعضاء الموقع إنشاؤها وتحريرها ومشاركتها. وهي أدوات صغيرة آلية أو معالجات مخصصة تُحسّن إدارة الموقع:
إدارة الوكلاء والموافقة عليهم
- يمكن لأي عضو إنشاء وكلاء: يمكن للمستخدمين الذين لديهم الأذونات المناسبة إنشاء وكلاء خاصين بهم ومشاركتهم.
- أصحاب المواقع يوافقون على الوكلاء: يظهر فقط الوكلاء المعتمدون لجميع المستخدمين، مما يضمن التحكم والجودة.
- تعيين الوكيل الافتراضي: يمكنك تحديد الوكيل الذي يتم تحميله افتراضيًا لكل موقع، مما يجعل الوصول إلى الميزات المشتركة أسهل.
إزالة الوكيل وإدارته
- يمكن حذف الوكلاء تمامًا مثل أي ملف آخر، عن طريق الوصول إلى ملف .agent واستخدام قائمة السياق.
- لمزيد من المعلومات حول الوكلاء، هناك وثائق محددة تحتوي على الأسئلة الشائعة وروابط للموارد الرسمية.
المتطلبات والخطوات اللازمة لتمكين Copilot في Microsoft 365
قبل أن تتمكن من استخدام Copilot على مواقع SharePoint Online، من المهم التأكد من مؤسستك تلبي متطلبات الترخيص والتكوين:
- رخصة مساعد طيار سارية المفعول: يمكن فقط لمستخدمي Microsoft 365 Copilot الوصول إلى Copilot عبر التطبيقات. من الضروري ربط الحساب الصحيح به.
- بالنسبة للشركات، ستحتاج إلى اشتراك مثل Microsoft 365 Business Basic أو Business Standard أو Business Premium أو E3 أو E5 أو F1 أو F3 مع تمكين Copilot.
- إعدادات الخصوصية الصحيحة: من المهم تمكين خياري "التجارب التي تحلل المحتوى الخاص بك" و"جميع التجارب المتصلة" في قسم الخصوصية في تطبيقات Microsoft 365.
الأسئلة الشائعة حول Copilot في SharePoint Online
يثير تكامل Copilot مع SharePoint العديد من الأسئلة الشائعة، لذا يجدر بنا مراجعة بعض النقاط المهمة:
- أين يظهر Copilot؟ إذا كان لديك الترخيص والتكوين المناسبين، فسيكون Copilot متاحًا في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" في Word وExcel وPowerPoint وOutlook، بالإضافة إلى واجهة SharePoint Online نفسها.
- من يمكنه إنشاء الوكلاء واستخدامهم؟ يمكن لأي عضو لديه الأذونات المناسبة إنشاء وكلاء، ولكن موافقتهم ونشرهم يعتمد على أصحاب الموقع.
- كيف يتم التحكم بالخصوصية والأمان؟ يتمكن Copilot فقط من الوصول إلى ما يمكن لكل مستخدم رؤيته، ولكن تعيين الأذونات والسياسات هي مسؤولية مسؤول الموقع أو المالك.
التحسينات القادمة: الذكاء الاصطناعي والمطابقة الدلالية
تعمل Microsoft على تطوير أدوات جديدة تعتمد على الذكاء الاصطناعي، مثل المطابقة الدلالية، لتسهيل اكتشاف المواقع التي تحتوي على أنماط أو مشكلات مماثلة. سيسمح لك هذا بتحليل بيئتك بأكملها والعثور، بفضل الذكاء الاصطناعي، على مواقع أخرى قد تكون بها مخاطر أو احتياجات مماثلة لتلك التي حددتها بالفعل.، مما يؤدي إلى تحسين إدارة المعلومات وحمايتها بشكل أكبر.
إن فهم وإتقان كل هذه الأدوات وأفضل الممارسات سوف يسمح لك بالحصول على أقصى استفادة من تكامل Copilot مع SharePoint Online. تضمن الإدارة المتقدمة، إلى جانب سياسات التحكم والتنظيف المناسبة، تجربة أكثر أمانًا وتحسينًا وإنتاجية لجميع المستخدمين.، مما يقلل من المخاطر ويمكّن الذكاء الاصطناعي كحليف حقيقي في العمل اليومي. قم بمشاركة المعلومات وسيتمكن المزيد من الأشخاص من التعرف على هذه الأداة..