جوجل هي خدمة البريد الإلكتروني الأكثر استخدامًا في العالم ، وليس لأنها Google ، ولكن لأنها واحدة من أفضل خدمات البريد الإلكتروني التي يمكن أن نجدها في السوق. يتزايد عدد الخيارات التي يتيحها Gmail لنا عامًا بعد عام.
بالإضافة إلى ذلك ، مع مرور السنين ، قامت Google بدمج معظم خدماتها ، حتى نتمكن من الوصول إلى مكالمات الفيديو عبر تطبيق Meet والملفات المخزنة في Google Drive والتقويم والتقويم ... بسرعة دون الحاجة إلى زيارة مواقع الويب المعنية. إذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة من Gmail ، فإننا نعرض أدناه أفضل الحيل لـ Gmail.
جميع التغييرات المتعلقة بكيفية عمل Gmail سينعكس في حساب البريد الإلكتروني بالكامل ، ليس فقط في المتصفح الذي نستخدمه ولكن أيضًا في تطبيقات الجوال أو سطح المكتب التي نستخدمها للرجوع إليها ، لذلك يجب أن يؤخذ ذلك في الاعتبار عند تعديل بعض الإعدادات المختلفة التي يمكننا إجراؤها في حسابنا.
حذف البريد الإلكتروني المرسل
إن إرسال بريد إلكتروني أو الرد على رسالة بريد إلكتروني بشكل غير لائق أو إلى المستلم الخطأ أو عدم الإيفاء التام بالمعلومات التي تم طلبها منا يمثل مشكلة قد تواجهها في بعض الأحيان عواقب وخيمة.
لحسن الحظ ، يمكننا ذلك من Gmail حذف البريد الإلكتروني المرسل قبل قراءته طالما أننا سريعون وندرك الخطأ الذي ارتكبناه. تتوفر هذه الميزة أيضًا في Outlook ، على الرغم من ذلك ، أثناء في Gmail يتم تنشيطه أصلاً، في Outlook ، يتعين علينا تنشيطه مسبقًا.
تخصيص خلفية Gmail
يعد قضاء ساعات طويلة أمام الكمبيوتر مهمة شاقة ، خاصة عندما نقضي معظم الوقت أمام نفس التطبيق / الويب. يسمح لنا Gmail استبدال صورة الخلفية، الصورة التي سيتم عرضها في الجزء الأيمن من المتصفح (حيث توجد المجلدات) وفي الجزء العلوي (حيث يمكننا البحث عن رسائل البريد الإلكتروني) وفي منطقة رسائل البريد الإلكتروني باعتبارها شفافة.
لتغيير خلفية Gmail ، يتعين علينا النقر فوق عجلة التروس الموجودة في الزاوية اليمنى العليا وعلى قسم الموضوعات، انقر فوق تلك المعروضة أو انقر فوق ترى كل، حتى تظهر جميع الأموال التي يمكننا استخدامها في Gmail. إذا لم تعجبنا أيًا من الصور المعروضة لنا ، فيمكننا استخدام أي من الصور التي قمنا بتخزينها في حساب Google Drive الخاص بنا.
قم بتغيير كثافة الرسائل
إذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة من حجم شاشتك ، فمن المحتمل أنك مهتم بالاستفادة من الخيار الذي يقدمه لنا Gmail والذي يسمح لنا اضبط الفصل بين الرسائل والمجلدات.
بطريقة محلية ، تم إنشاء الخيار المريح ، والذي يوفر لنا أكثر من فصل كافٍ الوصول والعثور على رسائل البريد الإلكتروني في لمحة.
إذا قمنا بتعيين الخيار المضغوط ، سيتم تقليل الفصل بين الرسائل إلى الحد الأقصى، بالإضافة إلى حجم المجلدات المختلفة التي يتم فيها تصنيف رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها ، وهي وظيفة مفيدة على الشاشات الصغيرة.
يتم إدخال هذا الخيار من خلال النقر على عجلة التروس الموجودة في الزاوية اليمنى العليا من الشاشة ، داخل قسم الكثافة، يظهر أول واحد.
أضف توقيعًا إلى رسائل البريد الإلكتروني
إذا كنت تريد أضف توقيعًا إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بككل من الذي ترسله وتلك التي ترد عليها ، ومكان إضافة اسمك الكامل ، ومهنتك ، والمسمى الوظيفي إلى جانب طرق أخرى للاتصال بك ، يجب عليك اتباع الخطوات المفصلة أدناه.
- اضغط على عجلة التروس وتشغيلها مشاهدة كل الإعدادات.
- ضمن إعدادات، في علامة التبويب العلاقات العامة، نقوم بالتمرير لأسفل إلى قسم التوقيع.
- بعد ذلك ، انقر فوق + خلق، نحدد اسم التوقيع الذي نريد إنشاءه (يمكننا إنشاء توقيعات مختلفة) وفي المربع الموجود على اليمين ، نكتب البيانات التي نريد مشاركتها مع كل بريد إلكتروني جديد نرسله أو نرد عليه.
إذا أردنا فقط إضافة التوقيع إلى رسائل البريد الإلكتروني الجديدة ، في الجزء السفلي من هذا القسم ، يجب علينا تعديل القيمة للردود / إعادة التوجيه بواسطة Unsigned.
استجابات تلقائية
إذا كنا سنذهب في إجازة لبضعة أيام ، فيجب علينا إبلاغ جهات الاتصال لدينا حتى خلال فترة الراحة تلك ، لا تتوقع إجابة منا.
- ضمن إعدادات، في علامة التبويب العلاقات العامة، نقوم بالتمرير لأسفل إلى قسم الرد التلقائي.
- بعد ذلك ، نحتفل بالمربع تشغيل الرد التلقائي ونقوم بتهيئة اليوم الأول والأخير الذي سيتم فيه تنشيط الاستجابة التلقائية.
- بعد ذلك ، نقوم بتكوين ملف عمل. من المهم أن نثبت في هذا المجال أننا في إجازة.
- في الرسالة التي سيتم إرسالها نستطيع اضافة فترة اجازة التي سنستمتع بها ، حتى يعلموا في جميع الأوقات أنه خلال تلك الأيام لن نتمكن من الرد.
إذا كنا نريد فقط أن تتلقى جهات الاتصال الخاصة بنا هذه الرسالة ، فيجب علينا تحديد المربع إرسال الرد فقط إلى جهات الاتصال الخاصة بي، الخيار الموجود في نهاية هذا الخيار.
قم بتسمية وتصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تلقائيًا
تسمح لنا العلامات ، المعروفة أيضًا باسم المجلدات ، بذلك يصنف تلقائيًا جميع رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها اعتمادًا على هوية المرسل والموضوع وحجم الملف ... يتم عرض هذه العلامات بجوار كل بريد إلكتروني يطابق المعلمات التي أنشأناها ويتم تصنيفها ضمن البريد الوارد ، والمميز ، والمرسل ...
جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تم وضع علامة عليها تلقائيًا ، سيظل متاحًا في البريد الوارد (ما لم نضعها في الأرشيف) ولكن بالإضافة إلى ذلك ، ستكون متاحة في الملصقات / المجلدات التي نقوم بإنشائها. إذا قمنا بحذف تصنيف ، فلن يتم حذف رسائل البريد الإلكتروني المرتبطة برسائل البريد الإلكتروني.
يتم تمكين كل تصنيف جديد نقوم بإنشائه افتراضيًا بحيث يمكن لعملاء البريد التابعين لجهات خارجية (إظهار في IMAP) القيام بذلك الوصول إليها وإظهار جميع العلامات / المجلدات في التطبيق. إذا كنا لا نريد أن يقرأ التطبيق رسائل البريد الإلكتروني على الهاتف المحمول لإظهار هذه الملصقات ، فيجب علينا إلغاء تحديد المربع لكل تصنيف.
إلى إنشاء تسميات في Gmail لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني ، يجب علينا الوصول إلى إعدادات، في علامة التبويب الكلمات وانقر فوق تسمية جديدة. الآن يتعين علينا إنشاء عوامل تصفية بحيث يتم تطبيق الملصقات على رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا.
لإنشاء المرشحات ، نقوم بالوصول إلى إعدادات Gmail والنقر فوق علامة التبويب عوامل التصفية والعناوين المحظورة. في النهاية ، نضغط على قم بإنشاء عامل تصفية.
بعد ذلك ، قمنا بتعيين ملف القيم التي يجب أن تلبيها رسائل البريد الإلكتروني التي نريد ربط التسمية بها. بمجرد التأسيس ، انقر فوق استمر لمواصلة تكوين عامل التصفية.
بعد ذلك يجب علينا حدد التسمية التي نريد تخزين رسائل البريد الإلكتروني فيها التي تفي بالمتطلبات التي وضعناها في القسم السابق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكننا أيضًا تكوين الفلتر بحيث يتم تمييزها كمقروءة تلقائيًا ، وحذفها ، وتمييزها على أنها مهمة ... أخيرًا ، انقر فوق إنشاء.
إرسال رسائل بريد إلكتروني من عناوين بريد إلكتروني أخرى
يتيح لنا هذا الخيار تكوين حسابات بريد إلكتروني أخرى لإرسال رسائل بريد إلكتروني من Gmail دون الحاجة إلى الوصول إلى صفحات الويب الأخرى. هذه الوظيفة إنه مثالي إذا استخدمنا حسابات بريد إلكتروني مختلفة على أساس يومي ، يؤدي تغيير البريد إلى تعقيد وجودنا وعملنا. يوجد هذا الخيار في إعدادات Gmail ، في علامة التبويب المجلدات والاستيراد ، داخل القسم أرسل كيف.
إعادة توجيه جميع رسائل البريد الإلكتروني
يعد هذا الخيار مثاليًا إذا أردنا الحصول على نسخة من جميع رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها في حسابنا ، على الرغم من أن استخدامه الأكثر شيوعًا هو السماح للآخرين بذلك الرد على رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها عندما نكون في إجازة (إذا قمنا مسبقًا بتنشيط الوظيفة التي أظهرتها لك أعلاه).
لإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني في Gmail ، يجب علينا الوصول إلى إعدادات Gmail وانتقل إلى علامة التبويب إعادة التوجيه وبريد POP / IMAP. في القسم الأول ، الشحن، يجب علينا إضافة حساب بريد إلكتروني التي سيتم إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها تلقائيًا إليها.
إذا كنا لا نريد إعادة توجيه جميع الممرات ، فيمكننا ذلك إنشاء مرشح بحيث تتم إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني التي تستوفي شروطًا مختلفة فقط. كما نرى ، يقدم لنا Gmail أي خيار يتبادر إلى الذهن.
قم بإنشاء قوالب بريد إلكتروني
إذا كانت عادة العديد من رسائل البريد الإلكتروني التي نرسلها لديهم نفس الهيكل أن نقوم بنسخه من مستند Word (على سبيل المثال) ، يمكننا تحويل هذا المستند إلى قالب للاستجابة بسرعة أكبر.
تم إلغاء تنشيط هذه الوظيفة محليًا ، لذلك يجب علينا أولاً تكوينها من خلال ملف إعدادات من Gmail داخل القسم متقدم.
بعد ذلك ، علينا إنشاء بريد إلكتروني جديد ، اكتب النص الذي نريد استخدامه كنموذج وانقر على النقاط الثلاث الرأسية أسفل نافذة البريد الإلكتروني الجديدة المحددة القوالب> حفظ المحذوفات كقالب.
إلى استخدم هذا النموذج، نقوم بإنشاء بريد إلكتروني جديد ، ننتقل إلى النقاط الثلاث الموجودة عموديًا في الزاوية اليمنى السفلية ونقوم بصقلها القوالب> اسم القالب التي أنشأناها.
استخدم عرض ملء الشاشة
يتيح لنا Gmail الاستفادة من الحجم الكامل للشاشة ، حيث لا يعرض فقط المجلدات وقائمة رسائل البريد الإلكتروني ، ولكن أيضًا نص كل بريد إلكتروني ننقر عليه دون الحاجة إلى الوصول إليه. هذا الخيار يسمح لنا اعرض نص رسائل البريد الإلكتروني على الجانب الأيمن من الشاشة أو أسفلها وهو موجود أسفل الصورة الرمزية لحسابنا مباشرةً.
احذف رسائل البريد الإلكتروني التي تشغل مساحة كبيرة
يوفر لنا Gmail مساحة مجانية تبلغ 15 غيغابايت لتخزين جميع رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها وتخزين بعض المستندات الأخرى في Google Drive. إذا تلقينا بانتظام ملفات تشغل مساحة كبيرة ، فيمكن أن يمتلئ حساب البريد الإلكتروني الخاص بنا بسرعة ودون أن ندرك ذلك ، بحاجة إلى استئجار مساحة تخزين إضافية.
للعثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تشغل مساحة أكبر في حساب Gmail الخاص بك ، يجب أن تكتب في شريط البحث "الحجم: 10 ميجابايت" (بدون علامات الاقتباس) إذا أردنا أن تظهر لنا رسائل البريد الإلكتروني التي تشغل تلك المساحة أو ما شابه ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لنا باختيار التاريخ الذي نريد إجراء البحث من خلاله.
أضف إلى المهام وأنشئ الأحداث.
إذا كان البريد الإلكتروني يحتوي على مصطلح محدد التي يتعين علينا الإجابة عليها ، يمكننا إضافتها مباشرة إلى قائمة المهام الخاصة بنا لتكون دائمًا في متناول اليد ولا تجتازنا في أي وقت. بالإضافة إلى ذلك ، وبهذه الطريقة ، يمكننا الرجوع بسرعة إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني التي لدينا معلقة للرد عليها في لمح البصر.
إذا كان حدثا ، نستطيع أضفه إلى تقويمنا، قم يدويًا بتحديد موعد عقده بحيث يذكرنا تقويم Google على الهاتف الذكي أو Gmail مباشرةً من خلال رسالة بريد إلكتروني.
قم بتمييز الرسائل
إذا كانت إحدى الرسائل يتطلب اهتماما خاصا ولا نريد أن يضيع في البريد الوارد ، يمكننا تمييزه بالضغط على النجمة التي نجدها أمام اسم المرسل مباشرة. سنجد جميع الرسائل المميزة داخل العلامة / المجلد المميز.
جدولة تسليم البريد
إذا كنت ترغب في إرسال الرد على رسالة بريد إلكتروني في وقت محدد ، فلا داعي لأن تكون أمام جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، لأن Gmail يتيح لك إمكانية تحديد الموعد الذي نريد إرساله فيه. هذا الخيار يسمح لنا حدد كلاً من اليوم والوقت الذي نريد إرساله فيه.
للوصول إلى هذه الوظيفة ، يجب أن نضغط على السهم لأعلى الصحيح على يمين الزر "إرسال".
اختصارات لوحة المفاتيح
هذه الاختصارات صالحة لنظام التشغيل Mac. وتظهر مجموعات المفاتيح الأخرى على Windows
تقدم لنا معظم التطبيقات الأكثر استخدامًا سلسلة من اختصارات لوحة المفاتيح التي تسمح لنا بزيادة إنتاجيتنا عندما نستخدم نفس الوظائف بانتظام. المتصفحات لها كل نفس اختصارات لوحة المفاتيح، ولكن بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي Gmail أيضًا على سلسلة من اختصارات لوحة المفاتيح الخاصة به.
تم إلغاء تنشيط هذه الوظيفة محليًا ، لذلك يجب علينا أولاً تنشيطها من خلال ملف إعدادات من Gmail داخل القسم متقدم. بعد ذلك ، نقوم بتمكين مربع تركيبة المفاتيح المخصصة.
للوصول إلى قائمة اختصارات لوحة المفاتيح المتاحة ، اضغط على مجموعة المفاتيح التحول +؟
العمل مع Gmail دون اتصال بالإنترنت
هذه الوظيفة مثالية إذا كنا سننتقل إلى منطقة نعلم أننا لن نتمكن فيها من الوصول إلى الإنترنت ، ولا حتى من خلال الهواتف المحمولة ، وهو خيار إنه متاح فقط إذا استخدمنا Google Chrome (لا يعمل مع أي متصفح آخر).
قبل قطع الاتصال بالإنترنت لفترة من الوقت ، يجب علينا ذلك قم بتنزيل رسائل البريد الإلكتروني من صندوق الوارد لدينا لتتمكن من العمل معهم في وضع عدم الاتصال.
تم إلغاء تنشيط هذه الوظيفة محليًا ، لذلك يجب علينا أولاً تنشيطها من خلال ملف إعدادات من Gmail داخل القسم بدون اتصال. عند تنشيط الخيار تمكين البريد غير المتصل ، يجب أن نؤسس:
- مزامنة البريد: من أي تاريخ نريد تنزيل رسائل البريد الإلكتروني على جهاز الكمبيوتر الخاص بنا حتى نتمكن من العمل دون اتصال (بما في ذلك إمكانية تنزيل المرفقات). يمكننا تنزيل رسائل البريد الإلكتروني من الماضي 7 أو 30 أو 90 يومًا.
- أمن: إذا أردنا أن تختفي رسائل البريد الإلكتروني التي تم تنزيلها من جهاز الكمبيوتر الخاص بنا بمجرد اتصالنا بالإنترنت بحيث تتم مزامنة التغييرات ، فيجب علينا قم بإيقاف تشغيل خيار البريد دون اتصال.
من الذي قام بالوصول إلى حساب Gmail الخاص بي
يتيح لنا Gmail معرفة ذلك بسهولة إذا قام شخص ما بالوصول إلى حساب Gmail الخاص بنا من خلال خيار التفاصيل الموجود في الجزء الأيمن السفلي من الشاشة. سيفتح هذا الخيار نافذة جديدة تحتوي على أحدث الاتصالات بحساب Gmail الخاص بنا ، مع الإشارة إلى عنوان IP والمتصفح ونظام التشغيل والتطبيق المقابل وكذلك وقت إجرائه.
كم عدد الرسائل غير المقروءة لدي؟
إذا كنت أحد المستخدمين الذين يتركون دائمًا علامة تبويب Gmail مفتوحة ، فستكون مهتمًا بمعرفة وظائف أخرى يوفرها Gmail لنا ، وهي وظيفة ستظهر عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يتعين علينا قراءتها.
هذه الوظيفة متاحة في الإعدادات ، ضمن علامة التبويب خيارات متقدمة وتمكين الخيار رمز رسالة غير مقروءة. عند التنشيط ، ستعرض علامة التبويب التي تم فتح Gmail بها عدد الرسائل التي تلقيناها ولكن لم نفتحها بعد.
وضع علامة على جميع الرسائل كمقروءة / غير مقروءة / بنجمة عليها ...
إذا كان لديك عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني التي لا تهتم بقراءتها (نظرًا لأنها إعلانات ونشرات إخبارية ورسائل من الشبكات الاجتماعية ...) يمكنك تحديدها ووضع علامة عليها كمقروءة. يمكنك أيضًا استخدام هذه الوظيفة لـ قم بتمييز الرسائل الأكثر أهمية ، وضع علامة كغير مقروءة... رسائل بريد إلكتروني أخرى.
للقيام بذلك ، علينا فقط تحديد الرسائل التي نريد تعديل حالتها فيها والنقر على السهم الموجود على يمين المربع يقع في الجزء العلوي الأيسر من البريد الوارد.
إخفاء / إظهار أسماء تصنيفات Gmail
إذا كنت لا تريدني أن أفعل ذلك دائمًا يتم عرض أسماء المجلدات / العلامات الذي أنشأناه في حسابنا ، يمكنك إخفاؤه بسرعة بالنقر فوق الخطوط الأفقية الثلاثة في الزاوية اليسرى العليا من Gmail. في كل مرة نقوم فيها بالنقر فوق هذا الزر ، سيتم إظهار أو إخفاء اسم الملصقات ، لكنها ستستمر في إظهار رمز التسمية.
إشعار تأخير البريد الإلكتروني الجديد
وظيفة أخرى مثيرة للاهتمام يتيحها لنا Gmail تتيح لنا تأخير استقبال رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها (عن طريق الاتصال بها بطريقة ما). بهذه الطريقة ، إذا كنا نعمل على إفراغ مجلد الإدخال ، فيمكننا ذلك حذف رسائل البريد الإلكتروني الجديدة مؤقتًا.
إلى تأجيل أو تأخير الإخطار برسالة بريد إلكتروني جديدة، يجب علينا وضع الماوس فوق خط البريد حيث يوجد والنقر على الأيقونة الممثلة بساعة لتحديد الوقت الذي نريد استقبالنا فيه لاحقًا حديثا.