إذا كنت بحاجة إلى جدولة اجتماعات في Microsoft Teams ولا تريد أن تضيع في القوائم والخيارات، فقد وصلت إلى المكان الصحيح. ستجد هنا دليلًا واضحًا ومحدثًا يشرح خطوة بخطوة كيفية جدولة الاجتماعات ودعوة الحاضرين (بما في ذلك الخارجيين) ومشاركة الروابط وإعداد مؤتمرات الصوت وإعادة تنظيم الجداول الزمنية والمزيد - في كل من تطبيق Teams وOutlook وفي الإصدار المجاني من Teams.
بالإضافة إلى الخطوات، نقدم لك نصائح وحيلًا عملية لضمان سير اجتماعاتك بسلاسة منذ المحاولة الأولى. ستتعلم كيفية تنظيم تقويمك حسب الفئات، وتعديل حالة التوفر، ومراجعة المعلومات أو تعديلها من جهازك المحمول، ووضع قواعد أساسية للآداب لتجنب المقاطعات. سنراجع أيضًا حدود الحضور، واستخدام مساعد الجدولة، وكيفية إدارة غرفة الانتظار وتحديد من يمكنه التقديم.
جدولة الاجتماعات في Microsoft Teams: الخيارات المتاحة
يعتبر Teams وOutlook بمثابة شراكة وثيقة: عندما تقوم بإنشاء اجتماع في أحدهما، فإنه يظهر تلقائيًا في تقويم الآخر. يتيح لك هذا العمل من أي مكان يناسبك، دون تكرار العمل أو القلق بشأن مشاكل عدم المزامنة. يمكنك جدولة العمل من تقويم Teams، أو من بريد اوتلوك (سطح المكتب أو الويب)، وإذا كنت تستخدم Microsoft Teams في نسخته المجانية، فسيكون لديك أيضًا تدفق محدد للجدولة.
يعتمد اختيار نقطة البداية على عاداتك ونوع الاجتماع. إذا كنتَ تستخدم Outlook لإدارة البريد الإلكتروني والمواعيد، ففعّل خيار Teams في الحدث؛ أما إذا كنتَ تستخدم Teams مع فريقك، فاستخدم التقويم المدمج. لإجراء اجتماعات سريعة أو اجتماعات مع الأصدقاء أو المدرسة أو الشركات الصغيرة، يُتيح لك الإصدار المجاني من Teams إعداد كل شيء في ثوانٍ، مع عناصر تحكم بسيطة في الخصوصية.
دعوة الحضور وإدارة أنواع الضيوف
عند إنشاء اجتماع في Teams، يمكنك إضافة الحاضرين على الفور أو لاحقًا. أدخل أسماء أعضاء مؤسستك في حقل "الحضور المطلوب"، وإذا لزم الأمر، حدّدهم كاختياريين. إذا كنت ترغب في دعوة شخص خارجي (مثل عميل أو مورد)، فأدخل عنوان بريده الإلكتروني الكامل ليتلقى الدعوة مع رابط الانضمام.
- إنشاء اجتماع جديد من تقويم Teams الخاص بك أو افتح تقويمًا موجودًا لتحريره.
- أضف المساعدين الضروريين عن طريق كتابة أسمائهم أو عناوين بريدهم الإلكتروني.
- وضع علامة كاختياري لأي شخص ليس ضروريًا استخدام محدد المساعد الاختياري.
- يتضمن الملحقات الخارجية دون مشكلة من خلال إدخال عنوان بريدهم الإلكتروني الكامل، سيتلقون رسالة بريد إلكتروني تحتوي على الرابط.
- إرسال أو تحديث الدعوة وسوف يتلقى الجميع تفاصيل الاجتماع في صندوق الوارد الخاص بهم.
سعة الاجتماع: يدعم Teams ما يصل إلى 1000 مشارك مع التفاعل الكامل. بالإضافة إلى ذلك، إذا تم تجاوز هذا الحد، يمكن لما يصل إلى 10.000 ضيف إضافي الاتصال كحضور للعرض فقط، مما يسمح بتوسيع النطاق مع نمو الجماهير.
استخدام معالج الجدولة
لتنسيق جدول الأعمال دون أي متاعب، استخدم معالج الجدولة الموجود في أعلى نموذج الاجتماع. يتيح لك هذا العرض التحقق من المناطق الزمنية والتوافر والفترات الزمنية لكل مشارك في فترات زمنية مختلفة، كل ذلك في شبكة مرئية للغاية.
- كتل مظللة يشير إلى أن الشخص مشغول أو لديه موعد مؤقت.
- إزالة الكتل إنهم يشيرون إلى أن هناك توفرًا ويمكنك اقتراح هذا الوقت.
بمجرد الانتهاء من تجميع كل القطع معًا، احفظ الاجتماع وأرسله حتى يمكن إرسال الدعوات. بهذه الطريقة يمكنك تجنب تبادل رسائل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها والتي تسأل عن الجداول الزمنية.
مشاركة رابط الاجتماع
إذا كنت تفضل توزيع رابط مباشر، يقوم Teams تلقائيًا بإنشاء عنوان URL للاجتماع يمكنك نسخه ولصقه في أي مكان. إنه مثالي للدعوة عبر الدردشة أو إدارة علاقات العملاء أو الشبكة الداخلية أو أدوات المراسلة دون الحاجة إلى الإضافة يدويًا إلى كل بريد إلكتروني.
- افتح الاجتماع في تقويم Teams أو قم بإنشاء تقويم جديد.
- انسخ الرابط الاجتماع الذي يظهر في التفاصيل ومشاركته عبر القناة التي تفضلها.
إضافة رقم اتصال هاتفي
إذا كانت مؤسستك تستخدم مؤتمرات صوتية، فأضف رقم الاتصال ومعرف المؤتمر للمتصلين. عندما تقوم بالجدولة من Outlook، يتم إدراج هذه المعلومات تلقائيًا في الدعوة، حتى يتمكن المشاركون من الانضمام عن طريق الاتصال من أي هاتف.
تحقق مع المسؤول الخاص بك للحصول على التراخيص والإعدادات إذا لم تتمكن من رؤية الرقم المحلي أو المعرف على دعواتك، حيث يعتمد ذلك على الاشتراك والبلد.
قم بتنظيم التقويم الخاص بك باستخدام الفئات وحالة التوفر
قم بتلوين التقويم الخاص بك بالفئات لتحديد نوع الاجتماع بسرعة. يمكنك تعيين فئة واحدة أو أكثر لكل حدث: حسب المشروع، أو العميل، أو نوع النشاط، وما إلى ذلك. وهذا من شأنه أن يسهل تحديد الأولويات واكتشاف التداخلات في لمحة واحدة.
- انقر على اليمين في حدث التقويم واختر خيار التصنيف.
- اختر اللون أو فئة قمت بإنشائها بالفعل؛ يمكنك أيضًا تعيينها أثناء الجدولة في النموذج.
يمكن للمنظم تحديد حالة العرض على النحو التالي للإشارة إلى توافرك في الفترة الزمنية المحددة. سيظهر هذا الوضع للحضور في تقويماتهم الخاصة، مع إمكانية تعديله عند الحاجة.
- افتح تفاصيل الاجتماع وحدد "إظهار كـ" في شريط الإجراءات.
- اختر الولاية مرغوب فيه (على سبيل المثال، مشغول)، مع ملاحظة أن الوضع الافتراضي هو مشغول.
يمكن للحضور أيضًا تغيير العرض الخاص بهم انقر بزر الماوس الأيمن على الاجتماع في التقويم الخاص بك وحدد الخيار المناسب.
إعادة جدولة وتحديث الاجتماع دون احتكاك
لنقل اجتماع، ما عليك سوى سحبه إلى مكان آخر في التقويم الخاص بك. قبل التأكيد، يمكنك التحقق من توفر ضيوفك، وتجنب رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية.
يمكنك أيضًا فتح التفاصيل وتغيير التاريخ والوقت وإرسال تحديث. سيتلقى الحضور إشعارًا بالوقت الجديد عندما ينقرون على زر الإرسال.
عرض وتحرير التفاصيل من تطبيق الهاتف المحمول
يتيح لك تطبيق Teams للأجهزة المحمولة مراجعة الاجتماعات وتعديلها من أي مكان. يمكنك عرض التفاصيل وتحرير المعلومات إذا كنت منظمًا وإرسال التغييرات على الفور.
- افتح تطبيق Teams على هاتفك المحمول والوصول إلى التقويم.
- لقد حان وقت الاجتماع للاطلاع على تفاصيلها كاملة.
- انقر فوق تحرير إذا كنت المنظم، انقر هنا لتعديل البيانات وإرسال التغييرات مع "تم".
جدولة الاجتماعات في Microsoft Teams (النسخة المجانية)
يتيح لك الإصدار المجاني من Teams إعداد اجتماعات بسهولة مع الأصدقاء أو العائلة أو مجموعات الدراسة أو الشركات الصغيرة. إن عملية الإنشاء بسيطة وتسمح لك بتكوين الخصوصية والتكرارات.
- انضم إلى الفرق مجانًا وحدد خيار اللقاء.
- حدد جدولة اجتماع لتحديد التفاصيل والحضور.
- ضع عنوانًا واضحًا في الحقل المقابل لتحديد الاجتماع.
- أضف مشاركين حسب الاسم أو البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف.
- تخصيص الاجتماع مع توضيح التاريخ والمدة والتكرار والموقع والملاحظات.
- ضبط الخصوصية اختيار من يمكنه تخطي غرفة الانتظار ومن يمكنه التقديم.
- حفظ وجدولة لإرسال الدعوات.
- المشاركة في الدردشة المسبقة يسمح لك بإعداد الأسئلة أو المواد قبل الاجتماع.
- أضف الحدث إلى التقويم شارك المعلومات على تقويم المستلم، بحيث تكون مرئية للمشاركين الآخرين.
- الذين قبلوا الدخول بدون انتظار، بينما من يدخل بالرابط دون قبوله ينتظر في غرفة الانتظار. يمكنك ضبط هذا الخيار.
- تصدير الدعوات من Outlook.com إذا كنت بحاجة إلى إدارة عمليات استيراد وتصدير البريد وجهات الاتصال والتقويم.
إنشاء اجتماع Teams من Outlook
من Outlook (سطح المكتب أو الويب)، يعد إضافة Teams إلى حدث أمرًا سهلاً للغاية. كل ما عليك فعله هو استخدام الزر المقابل لإنشاء الاجتماع تلقائيًا.
- افتح برنامج Outlook والوصول إلى التقويم الخاص بك.
- أنشئ حدثًا جديدًا وأدخل الموضوع والحضور.
- حدد خيار اجتماع الفرق لإدراج الرابط في الدعوة.
- اختر التقويم حيث تريد إنشاء الاجتماع وملء التفاصيل.
- إرسال وسيتمكن المشاركون من الانضمام باستخدام الرابط، وإذا لزم الأمر، الرقم والهوية.
جدولة الاجتماعات من Teams مع الضيوف الخارجيين
لجدولة اجتماعات مع العملاء أو الموردين، قم بجدولتها في تقويم Teams الخاص بك وقم بتضمين رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. وسوف يتمكنون من الوصول إليه عبر الرابط حتى لو لم يكونوا ينتمون إلى مؤسستك.
- افتح تقويم Teams وحدد اجتماع جديد.
- املأ البيانات الرئيسية: العنوان، الحضور (بما في ذلك الخارجيين)، التاريخ، الوقت، الموقع والوصف.
- أرسل الدعوةعندما ينضم الضيوف، سوف تتلقى إشعارًا للسماح لهم بالدخول إذا كانت هناك غرفة انتظار.
الممارسات الجيدة: آداب السلوك والتواصل المسبق
إن مشاركة التوقعات الواضحة يحسن بشكل كبير تجربة الاجتماع الافتراضي. من الجيد إرسال قواعد وتوصيات أساسية لتجنب المقاطعات، خاصة في الفصول الدراسية والجلسات التي تضم أعدادًا كبيرة من الحضور.
يساعد استخدام التعليمات المتسقة لجدولة اجتماعات التدريب المشاركين على معرفة ما يمكن توقعه. فيما يلي مثال قابل للتكيف مع سياقات مختلفة:
- للانضمام، استخدم رابط Teams في الدعوة..
- ادخل مع تعطيل الميكروفون والكاميرا لتقليل الضوضاء عند بدء التشغيل.
- انقر فوق الانضمام عندما تكون مستعدًا للجلسة.
- تحقق من الدردشة إذا كنت بحاجة إلى تقديم تعليقات أو أسئلة أثناء الفصل الدراسي.
- طلب التحدث في الدردشة مع الرسالة ايصال.
- عندما يعطيك المعلم الكلمةسيتم تفعيل الميكروفون لتتمكن من المشاركة.
نصائح إضافية حول معالج جدولة الروابط وإدارتها
يساعدك مساعد الجدولة في العثور على فترات الجدولة دون أي متاعب. من المهم التحقق من المناطق الزمنية إذا كان هناك مشاركون دوليون والاستفادة من الجداول الزمنية الواضحة لتسهيل التنظيم.
مشاركة رابط الاجتماع يمنحك المزيد من المرونة توزيع الدعوة عبر قنوات مختلفة دون أن تقتصر على قائمة مغلقة من الحضور.
مواضيع ذات صلة قد تكون مفيدة لك
- بدء اجتماع فوري في Teams عندما لا يكون هناك وقت لإضاعته.
- جدولة اجتماعات Teams المجانية للاستخدام الشخصي أو الدراسة دون الحاجة إلى حساب تجاري.
- استخدام الدردشة أثناء الاجتماع لإعداد الأسئلة وتنسيق المواد في الوقت الحقيقي.
- الميزات المتوفرة في Teams المجانية للحصول على أقصى استفادة من كل جلسة.
- دعوة المستخدمين الذين لديهم حسابات عمل أو مدرسة وإدارة وصولك إلى الاجتماعات المجانية.
باستخدام هذه الإرشادات، ستتمكن من إتقان دورة حياة الاجتماع بأكملها في Microsoft Teams، بدءًا من التخطيط وحتى إدارة التفاصيل النهائية. ستساعدك إدارة دعوات الحضور الداخلية والخارجية، وجدولة استخدام المساعد، ومشاركة الروابط، وإدارة المؤتمرات الصوتية، وتحديد الفئات، وإعادة الجدولة، وإدارة المؤتمرات من جهازك المحمول على تنظيم جلسات أكثر سلاسة وكفاءة في كل من الإعدادات التجارية والأكاديمية والشخصية. قم بمشاركة المعلومات وسيتمكن المزيد من المستخدمين من معرفة كيفية استخدام الأداة لجدولة الاجتماعات.