La التعاون دون اتصال بالإنترنت في Office وMicrosoft 365 أصبح الاتصال بالإنترنت ضروريًا لكل من يعمل عن بُعد، أو يسافر كثيرًا، أو يعتمد على اتصالات إنترنت غير مستقرة. لم يعد المثل القديم "لا أستطيع فعل أي شيء بدون شبكة" صحيحًا: فاليوم، من الممكن تمامًا مواصلة تحرير المستندات، وتنسيق الفرق، والتحقق من صحة التراخيص حتى عند انقطاع الاتصال مؤقتًا.
سنتناول في هذا الدليل، بهدوء وتفصيل، كيفية مواصلة العمل دون اتصال بالإنترنت باستخدام Office وMicrosoft 365ما هو بالضبط الوصول الممتد دون اتصال بالإنترنت، وكيف يتم تكوينه عبر سياسة المجموعة أو سجل النظام، وماذا يحدث للتأليف المشترك في Word وExcel وPowerPoint عندما لا يكون هناك إنترنت، وكيف تتناسب OneDrive وSharePoint وOutlook وTeams مع كل هذا، وماذا يمكنك أن تفعل إذا دخل اشتراكك في وضع الوظائف المحدودة؟ يتيح لك فقط العرض، وليس التعديل..
ماذا يعني التعاون دون اتصال بالإنترنت في Office و Microsoft 365؟
عندما نتحدث عن التعاون دون اتصال بالإنترنت في Office لا نتحدث فقط عن القدرة على فتح ملف بدون إنترنت، بل عن شيء أكثر طموحاً: استمر في العمل على المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية والملاحظات بدون اتصال بالإنترنت، ثم دمج تلك التغييرات مع بقية الفريق، مع الحفاظ على سجل الإصدارات، والتأليف المشترك، وأذونات الوصول.
في مايكروسوفت 365، يتم تحقيق ذلك من خلال دمج عدة أجزاء: إمكانية الوصول الموسع إلى الترخيص دون اتصال بالإنترنت للحفاظ على تشغيل التطبيقات لأشهر دون اتصال بالإنترنت، ومزامنة الملفات عبر OneDrive وSharePoint، والتأليف المشترك في الوقت الفعلي عند العودة إلى الاتصال بالإنترنت، ونماذج التعاون مع المستخدمين الخارجيين (B2B، وضيوف المجموعة، والاتحاد في Skype for Business، و فرق مايكروسوفت).
بفضل هذا النهج، يمكن للمستخدمين الذين يعملون من المنزل، أو من مواقع بعيدة، أو حتى في بيئات آمنة ومعزولة للغاية يمكنهم الاستمرار في استخدام Word و Excel و PowerPoint و Outlook و OneNote و Publisher و Access ومكونات Microsoft 365 الأخرى بشكل طبيعي، حتى لو مروا بفترات طويلة دون رؤية متصفح مفتوح.
بالإضافة إلى ذلك، تتيح المنصة لمختلف المشاركين - سواء كانوا من داخل مؤسستك أو من خارجها - التعاون على نفس الملفاتحضور الاجتماعات عبر الإنترنت عند وجود اتصال، ومشاركة المستندات وإجراء المحادثات من خلال Teams أو Yammer أو البريد الإلكتروني، دون أن يعيق انقطاع الشبكة العمل في بعض الأحيان.
الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت في تطبيقات Microsoft 365 للأعمال
أحد الركائز الأساسية لعمل برنامج أوفيس بشكل جيد بدون الإنترنت هو الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت من تطبيقات Microsoft 365 للأعمال. تتيح هذه الميزة للجهاز الحفاظ على تفعيله الصحيح تصل إلى 180 يوما دون إعادة الاتصال بخوادم مايكروسوفت للتحقق من الترخيص.
تم تصميم هذا الوضع لأنواع محددة للغاية من المستخدمين: المستخدمين الذين يتنقلون باستمرار. المواقع ذات الاتصال المحدود أو المعدومالفرق التي تعمل على شبكات مغلقة لأسباب أمنية، أو المهنيون الذين يقضون شهوراً بعيداً عن منازلهم، مثلاً في حملات ميدانية أو في البحر. بالنسبة لهم، سيكون الاتصال كل بضعة أيام أمراً غير عملي.
لاستخدام هذا الخيار، يجب أن تمتلك المنظمة اشتراك تطبيقات Microsoft 365 النشط ويجب أن يكون لديك على الأقل إصدار Office 2002 مثبتًا على أجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظام Windows. بالإضافة إلى ذلك، من الضروري أن يقوم قسم تقنية المعلومات بتمكين الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت بشكل صريح، إما من خلال سياسات المجموعة أو عن طريق تعديل سجل النظام.
بمجرد ضبط الإعدادات، يمكن للمستخدم الاستمرار في استخدامه بشكل طبيعي. وورد، إكسل، باوربوينت، أوتلوك، ون نوت، بابلشر، أكسس وكذلك إصدارات الاشتراك من Project وVisio على نظام Windows، دون أن يتطلب النظام عمليات تحقق مستمرة. الشرط الوحيد هو أن تتاح للجهاز الفرصة من وقت لآخر لـ جدد تلك الأيام الـ 180باستثناء الحالات التي تتم فيها إدارة التوسعة يدويًا.
تظهر معلومات واضحة حول الترخيص داخل واجهة Office نفسها، في صفحة حساب تطبيقات Microsoft 365: اسم الجهاز وتاريخ انتهاء الصلاحية والرابط إلى صفحة المساعدة لتمديد أو مراجعة إمكانية الوصول دون اتصال بالإنترنت، مما يمنح المستخدم راحة بال كبيرة.
كيف تُمكّن تقنية المعلومات الوصول الممتد دون اتصال بالإنترنت
لا يقوم المستخدم النهائي بتفعيل الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت بنفسه؛ إنه قسم تكنولوجيا المعلومات الشخص الذي يُعدّها أثناء عملية نشر Office. تبدأ العملية بتثبيت تطبيقات Microsoft 365 للأعمال على أجهزة الكمبيوتر التي تحتاج إليها.
بعد تثبيت برنامج Office، يجب على المؤسسة اختيار الخيار المناسب لـ "استخدام ممتد دون اتصال بالإنترنت"يمكن القيام بذلك بطريقتين: من خلال سياسة المجموعة (GPO)، وهي مفيدة للغاية في بيئات الشركات ذات المجال، أو عن طريق تحرير مفاتيح معينة في سجل ويندوز، وهو خيار عملي في أجهزة الكمبيوتر المعزولة أو السيناريوهات التي لا يتم فيها استخدام سياسات المجموعة.
بعد تطبيق الإعدادات، يقوم الموظف بتسجيل الدخول إلى نظام التشغيل ويندوز باستخدام حسابه معرف تسجيل الدخول لحساب شركة Microsoft (Azure AD سابقًا)، يفتح برنامج Word أو Excel أو أي تطبيق آخر من تطبيقات Office، ويتم التحقق من صحة الترخيص كالمعتاد. ومن تلك اللحظة فصاعدًا، يُسمح للكمبيوتر بالبقاء غير متصل بالإنترنت لـ تصل إلى ستة أشهر إبقاء التطبيقات نشطة.
ضمن نافذة الحساب لكل تطبيق، في قسم معلومات المنتج، يمكن للمستخدم التحقق بدقة من تاريخ انتهاء صلاحية التفعيل في ذلك الوضع الموسع، والوصول إلى رابط الدعم إذا احتاج إلى مزيد من التفاصيل أو إذا أشارت إدارة تقنية المعلومات إلى ضرورة ذلك. قم بتجديد الفترة يدويًا.
تفعيل الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت باستخدام سياسة المجموعة
في المؤسسات المتوسطة والكبيرة، تُعد الطريقة الأنسب لإدارة الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت هي باستخدام سياسات المجموعةوبهذه الطريقة، يمكن تطبيق التكوين على مئات أو آلاف الأجهزة بطريقة مركزية ومتسقة، دون الحاجة إلى تكوينات يدوية لكل جهاز على حدة.
أول ما يحتاج المسؤول إلى فعله هو تنزيل وتثبيت ملفات قوالب الإدارة المكتبية (ADMX/ADML) تتضمن هذه القوالب، التي تم تحديثها من مركز تنزيل Microsoft، خيارات الترخيص، وتحديداً إعداد الاستخدام الممتد دون اتصال بالإنترنت.
بعد دمج القوالب في بيئة GPO، ستحتاج إلى تحديد موقع السياسة المسماة "تمكين الاستخدام الموسع دون اتصال بالإنترنت"تتحكم هذه السياسة، الموجودة في المسار تكوين الكمبيوتر → السياسات → القوالب الإدارية → مايكروسوفت أوفيس → إعدادات الترخيص، في المدة التي يمكن للأجهزة أن تعمل فيها بدون اتصال بالإنترنت.
سيؤدي تفعيل هذه السياسة إلى دعم جميع أجهزة الكمبيوتر المتأثرة بسياسة المجموعة لوضع الترخيص الموسع دون اتصال بالإنترنت. ومن وجهة نظر المستخدم، لا توجد تغييرات ملحوظة تقريبًا. يتم تفعيل التطبيقات بنفس الطريقةومع ذلك، تم توسيع العداد الداخلي الذي يحدد متى يدخل في وضع الوظائف المخفضة بشكل كبير.
إذا قررت المؤسسة في أي وقت التراجع عن مسارها، فيمكنها ببساطة العودة إلى نفس السياسة، أو تعطيلها، أو تركها على أنها "غير مُهيأة"، وستحتاج الأجهزة مرة أخرى إلى اتصالات إنترنت أكثر تكرارًا للتحقق من صحة الاشتراك، كما كان الحال في النموذج القياسي.
قم بتهيئة الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت باستخدام سجل ويندوز
في البيئات التي لا تحتوي على نطاق، أو التي تحتوي على عدد قليل من الأجهزة، أو التي تتبع سياسات إدارية مختلفة، قد يكون الأمر أكثر مباشرة. قم بتمكين الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت عن طريق تعديل سجل النظامعلى الرغم من أنها تتطلب مزيداً من العناية، إلا أنها خيار مدعوم بالكامل.
الفكرة هي تعيين قيمة DWORD محددة في مفاتيح سياسة Office. لتفعيل هذه الخاصية، عليك إنشاء القيمة (أو تعديلها). «اشتراك ممتد دون اتصال بالإنترنت» وقم بتعيينه 1 في الفروع المناسبة من السجل التي تتحكم في تراخيص Office على الكمبيوتر.
عندما يتم ضبط هذه القيمة على 1، يدرك العميل أنه يجب عليه السماح بـ اشتراك ممتد بدون اتصال بالإنترنتإذا كنت ترغب في المستقبل في عكس الوضع والعودة إلى السلوك الافتراضي، فما عليك سوى تعيين نفس القيمة إلى 0 في نفس المفاتيح، مما يتطلب إجراء عمليات فحص أكثر تكرارًا مرة أخرى.
من الضروري إجراء هذه التغييرات مع أذونات المسؤول وإذا أمكن، يُفضّل اتباع إجراء موثق من قِبل قسم تقنية المعلومات لتجنب الأخطاء. مع ذلك، في فرق محددة أو في سيناريوهات الاختبار، يكون هذا النهج عادةً أسرع بكثير من نشر أو تعديل سياسة المجموعة بالكامل.
استخدام برنامج Office عند انقطاع الإنترنت عن الجهاز
بمجرد تفعيل الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت، يصبح سلوك برنامج Office عند انقطاع الشبكة قابلاً للتنبؤ به إلى حد كبير. إذا كان الكمبيوتر يفقد الاتصال بالإنترنتتستمر التطبيقات في العمل بكامل ميزاتها لمدة تصل إلى 180 يومًا من تاريخ آخر فحص للترخيص.
عندما يكونون حولهم 15 يومًا حتى تاريخ انتهاء الصلاحيةيتلقى المستخدم إشعارات داخل برنامج Office نفسه تحثه على الاتصال بالإنترنت لتجديد حسابه. وهذا يمنحه وقتاً كافياً للعثور على شبكة Wi-Fi، أو توصيل كابل إيثرنت، أو ببساطة تشغيل نقطة اتصال الهاتف المحمول.
بمجرد أن يستعيد الجهاز الاتصال، تتواصل التطبيقات مع خوادم مايكروسوفت. تجديد الاشتراك ويبدأ عداد الـ 180 يومًا من جديد. وطالما أن الشركة تُبقي الاشتراك فعالًا، يمكن أن تتكرر هذه الدورة إلى أجل غير مسمى.
في الحالات القصوى، حيث يكون من المستحيل حقًا توصيل الجهاز كل ستة أشهر - مثل المعدات المستخدمة في مرافق معزولة للغاية أو البيئات العسكرية المغلقة للغاية، تقدم مايكروسوفت آليات إضافية تديرها تكنولوجيا المعلومات لتمديد الترخيص غير المتصل بالإنترنت يدويًا، وفقًا للسياسات الداخلية.
القيود والاعتبارات المتعلقة بالوصول الممتد دون اتصال بالإنترنت
يُعدّ الوصول الموسّع دون اتصال بالإنترنت ميزةً قويةً للغاية، لكنها لا تُغطي كل شيءٍ على الإطلاق. بدايةً، ليست كل التطبيقات والسيناريوهات تم تضمين هذه البرامج، على الرغم من أن القائمة طويلة جدًا: Word و Excel و PowerPoint و Outlook و OneNote و Publisher و Access وإصدارات الاشتراك من Project و Visio على نظام التشغيل Windows.
نعم، أثناء تثبيت Office، تقرر المؤسسة استبعاد أي من هذه الطلبات (على سبيل المثال، Access أو Publisher) باستخدام معلمات مثل ExcludeApp، سيظل هذا التطبيق غير متاح حتى لو كان الجهاز يدعم وضع عدم الاتصال الممتد. بعبارة أخرى، لا تقوم هذه الميزة بتثبيت أي شيء لم يتم تثبيته مسبقًا.
ومن المسائل المهمة الأخرى أنه أثناء فصل المعدات لن يتلقى تلقائيًا ميزات جديدة أو تحديثات أمنية.وهذا يجبر قسم تكنولوجيا المعلومات على تصميم خطة محددة لتطبيق التحديثات عند وجود فترات اتصال، أو من خلال آليات غير متصلة بالإنترنت تم إعدادها للبيئات الخاضعة لرقابة عالية.
بالإضافة إلى ذلك، يجدر التحقق مما تحديث القناة يتم استلام إصدارات تطبيقات Microsoft 365 (القناة الحالية، قناة المؤسسة الشهرية، قناة المؤسسة نصف السنوية، إلخ)، لأن توفر الإصدار 2002 أو أحدث - وهو شرط للوصول الممتد دون اتصال بالإنترنت - يعتمد تحديدًا على تلك القناة وجدول إصدارات Microsoft.
في نهاية المطاف، يُعد وضع عدم الاتصال الممتد مجرد قطعة أخرى من أحجية أكبر. استراتيجية إدارة الأجهزة المدروسة جيداًويجب أن تتعايش مع سياسات الأمان، والتحكم في الإصدارات، والإجراءات الواضحة لتثبيت التحديثات واستخدام التطبيقات في السيناريوهات الحساسة.
التعاون مع المستخدمين الخارجيين: الشركات، والضيوف، والاتحادات
لا يقتصر التعاون الحديث في مايكروسوفت 365 على الزملاء الذين لديهم حسابات داخلية. تحتاج العديد من المؤسسات إلى ذلك. العمل جنبًا إلى جنب مع العملاء والموردين والشركاء الخارجيين التي ليست جزءًا من دليل Active Directory الخاص بك، ومع ذلك لا تزال بحاجة إلى الوصول إلى المستندات أو المواقع أو الاجتماعات.
لمشاركة الملفات والمواقع، SharePoint Online وOneDrive للأعمال توفر هذه المنصات مشاركة خارجية آمنة، تعتمد على صلاحيات دقيقة ونماذج مصادقة متنوعة. ويمكن منح الوصول إلى مستندات أو مكتبات محددة فقط، بل وحتى إنشاء روابط بتواريخ انتهاء صلاحية أو قيود على التحرير.
فيما يتعلق بالاتصالات الفورية، خدمات مثل Skype for Business (في السيناريوهات القديمة) وMicrosoft Teams تتيح هذه الميزة إمكانية الوصول الموحد والضيوف. وبهذه الطريقة، يمكن للأشخاص من الشركات الأخرى المشاركة في المحادثات والمكالمات والاجتماعات باستخدام هويتهم المؤسسية الخاصة، دون الحاجة إلى إنشاء حسابات داخلية تقليدية لهم.
بالإضافة إلى ذلك، فإن وظائف إمكانية وصول الضيوف في مجموعات Office 365يسمح هذا بإضافة المستخدمين الخارجيين كأعضاء ضيوف في مجموعة حتى يتمكنوا من المشاركة في المحادثات وعرض الملفات المشتركة ومتابعة النشاط دون تفويت أي تفاصيل، مع مراعاة سياسات الأمان والامتثال المحددة دائمًا.
كما يمتلك المسؤولون التقارير وأدوات المراقبة وهذا يساعدهم على مراجعة من لديه حق الوصول إلى كل مورد، وإلغاء الأذونات إذا لزم الأمر، والتأكد من أن نموذج التعاون مع الأطراف الخارجية يتوافق مع القواعد الداخلية والمتطلبات التنظيمية للقطاع.
العمل مع المستندات المشتركة دون اتصال بالإنترنت: التأليف المشترك والمزامنة
إحدى نقاط القوة الكبيرة في Microsoft 365 هي أنه حتى إذا لم يكن لديك اتصال بالشبكة في لحظة معينة، فلا يزال بإمكانك المتابعة. العمل على المستندات المشتركة ثم تتم مزامنة كل شيء لاحقاً دون فقدان التغييرات. ويعتمد هذا بشكل أساسي على OneDrive و SharePoint كمستودعات سحابية.
عند فتح ملف مخزن في OneDrive أو مكتبة SharePoint من Word أو Excel أو PowerPoint (سواء على سطح المكتب أو الهاتف المحمول)، يمكنك مواصلة التحرير حتى في حالة فقدان الاتصال. إذا كان أشخاص آخرون يلمسون نفس المستند في الوقت نفسه، أثناء عدم اتصالك بالإنترنت، لن ترى تغييراتهم ولن يروا تغييراتك أيضًا.
بمجرد إعادة الاتصال، تكتشف التطبيقات وجود التحديثات المعلقةيتولى برنامج مزامنة OneDrive تحميل تعديلاتك وتنزيل تعديلات الآخرين، حتى بعد إغلاق برنامج Office. إذا حالفك الحظ ولم يقم أي شخص آخر بتعديل نفس أجزاء الملف، فستتم العملية بسلاسة تامة.
أما إذا قام عدة مستخدمين بتعديل نفس القسم بالضبط خلال فترة عدم الاتصال بالإنترنت، فسيحدث ما يلي تضارب التحريرفي تلك الحالات، سيقوم التطبيق بإخطارك ويطلب منك اختيار الإصدار الذي تريد الاحتفاظ به أو كيفية دمج التغييرات، بدلاً من الكتابة فوقها دون سؤال والتسبب في فقدان عمل الآخرين.
يُعد هذا السلوك ذا أهمية خاصة عند العمل مع المجلدات المتزامنة محليًا (مجلدات OneDrive النموذجية التي تراها في مستكشف الملفات). أي مستند تحفظه هناك سيظل متاحًا دون اتصال بالإنترنت، وسيتم مزامنته تلقائيًا مع السحابة عندما يعود جهازك إلى الاتصال بالإنترنت، ويتكامل مع Outlook وTeams وSharePoint وخدمات أخرى.
التأليف المشترك في برنامج Word: قفل الفقرات وحل التعارضات
في برنامج وورد، تم تحسين ميزة التأليف المشترك بشكل كبير بحيث يمكن لعدة مستخدمين الكتابة في وقت واحد دون مقاطعة بعضهم البعض. أثناء تسجيل دخولك، يقوم البرنامج بتطبيق تعديل طفيف حجب الفقراتالفقرة التي تقوم بتحريرها محجوزة مؤقتًا حتى لا يتمكن شخص آخر من تعديلها في نفس الوقت بالضبط.
عند انقطاع اتصال الجهاز واستمرارك في العمل على المستند، يصبح التنسيق الفوري غير ممكن. وهذا يفتح المجال لـ... يقوم شخصان أو أكثر بتعديل الفقرة نفسها من تلقاء نفسها. هذا أمر لا مفر منه عندما لا يكون هناك اتصال مستمر مع خادم السحابة.
عند حفظ التغييرات وإعادة الاتصال، يقارن برنامج Word نسختك من الملف بالنسخة المخزنة في السحابة. إذا اكتشف أن شخصًا آخر قد عدّل نفس الأسطر، فسيعرض إشعارًا بذلك. تحذير من تعارض الحفظ حتى تتمكن من التحقق مما تغير.
من خلال مربع الحوار هذا، يمكنك الوصول إلى عرض مقارنة لإصدارات المحتوى المختلفة، واختيار النص الذي ترغب في الاحتفاظ به، ودمج المساهمات، أو، إذا كنت تفضل ذلك، الاحتفاظ بإصدار الشخص الآخر. يشبه هذا إلى حد كبير العمل مع ميزة تتبع التغييرات، ولكنه يركز على... حل المشكلات المتزامنة دون إتلاف عمل الآخرين.
على الرغم من أن هذا النظام قد يصبح مزعجًا بعض الشيء إذا تكرر كثيرًا، إلا أنه هو ما ضمانات أن يتم احترام جهد كل عضو في الفريق، حتى في سياقات التعاون غير المتصلة بالإنترنت أو مع الاتصالات غير المنتظمة للغاية.
التأليف المشترك الآمن في Word وExcel وPowerPoint
بالإضافة إلى وضع عدم الاتصال بالإنترنت، يحوّل التأليف المشترك في Microsoft 365 المستندات إلى مساحة عمل مشتركة وديناميكية. في Word، تتضمن عملية العمل النموذجية حفظ الملف في موقع OneDrive أو SharePoint ومن هناك، استخدم زر "المشاركة" لدعوة أشخاص آخرين.
يوجد هذا الزر في كل من تطبيقات سطح المكتب وبرنامج Word للويب، وكذلك في مستكشف ملفات ويندوز وبرنامج Finder على نظام ماك، لذا تجربة المشاركة متجانسة للغايةعند دعوة الزملاء الداخليين أو حتى المستخدمين الخارجيين، يمكنك تحديد ما إذا كان بإمكانهم فقط عرض المستند أو تعديله أيضًا.
عندما يفتح مستخدمون مختلفون الملف ويبدأون العمل عليه، سترى مؤشراته وتعديلاته في الوقت الفعلي تقريبًااعتمادًا على كيفية حفظ التغييرات، يمكنك أيضًا إدراج التعليقات والرد على سلاسل المحادثات ووضع علامة على المحادثات بأنها محلولة، مع الحفاظ على كل السياق داخل المستند نفسه.
في برنامج إكسل، بالإضافة إلى ميزة التأليف المشترك المتزامن، تكمن قوة تاريخ النسخةمن قائمة ملف → سجل، يمكنك مراجعة من قام بتعديل المصنف ومتى، وفتح الإصدارات السابقة لمقارنتها، واستعادة أحدها إذا لزم الأمر - وهو أمر مفيد للغاية عندما يقوم العديد من المستخدمين بإجراء تغييرات كبيرة في وقت قصير.
أما برنامج PowerPoint، من جانبه، فيركز على العرض بوضوح من يقوم بتحرير كل شريحة؟ و ميزات التعاون في PowerPointفي الأعلى، ستجد قائمة بالمستخدمين النشطين، وبنقرة واحدة، يمكنك الانتقال إلى الشريحة التي يعمل عليها كل مستخدم. كما يتكامل بسلاسة مع سكايب أو تيمز لإجراء محادثات صوتية أو مرئية سريعة أثناء تعديل العرض التقديمي.
Outlook وOneDrive ومشاركة الملفات الذكية
يُقدّم برنامج Outlook أيضاً الكثير من الميزات في مجال التعاون، وخاصة فيما يتعلق بـ... إرسال وإدارة المرفقاتتتخلى الإصدارات الحديثة عن فكرة إرسال نسخ ثابتة من المستندات، وتعطي الأولوية للعمل مع الملفات المخزنة في السحابة.
عند محاولتك إرفاق ملف، قد يقترح برنامج Outlook قم بتحميله تلقائيًا إلى OneDrive أو موقع SharePoint بدلاً من تضمين الملف نفسه، أدرج رابطًا مع صلاحيات مُدارة. بهذه الطريقة، سيتمكن جميع المستلمين من الوصول إلى المحتوى نفسه، مع إمكانية المشاركة في التأليف، وسجل الإصدارات، ودون إغراق صناديق البريد بنسخ مكررة.
ومن التحسينات الأخرى قائمة الملفات الأخيرة والذي يظهر عند إرفاق الملفات، مما يجعل العمل اليومي أسهل بكثير: فالمستندات التي عملت عليها قبل قليل تكون موجودة عادةً، مما يجنبك الاضطرار إلى التنقل عبر مسارات لا نهاية لها في كل مرة تريد فيها مشاركة شيء ما عبر البريد الإلكتروني.
بالإضافة إلى المجلدات المتزامنة مع OneDriveيتيح لك هذا النهج الاستمرار تحرير وإنشاء المستندات دون اتصال بالإنترنت وعندما يعود الجهاز إلى الاتصال بالإنترنت، تتم مزامنة كل شيء في الخلفية ويصبح متاحًا للمشاركة من Outlook أو Teams أو SharePoint أو تطبيقات أخرى، دون أي جهد إضافي من جانبك.
مايكروسوفت تيمز كمركز للتعاون
بالنسبة للعديد من المنظمات، فرق مايكروسوفت أصبح الآن المركز الرئيسي للمحادثات والاجتماعات والمكالمات والملفات. كما أن تكامله مع باقي خدمات مايكروسوفت 365 يجعل التعاون أكثر سلاسة، سواء مع الزملاء الداخليين أو الضيوف الخارجيين.
يمكنك من خلال Teams الحفاظ على محادثات مستمرة عبر القنوات أو المحادثات الخاصة، ابدأ إجراء المكالمات ومكالمات الفيديو بنقرة أو نقرتينيمكنك مشاركة شاشتك أو عرض مستندات Office مباشرةً في الاجتماع. تُخزَّن ملفات القنوات في مكتبات SharePoint، بينما تُحفظ ملفات الدردشة الخاصة في OneDrive، مع دعم التأليف المشترك والمزامنة دون اتصال بالإنترنت.
كما تتيح المنصة دعوة المستخدمين الخارجيين بشكل آمن يمكن تخصيص هذه الميزة لفرق أو قنوات محددة، مما يتيح لهم المشاركة في العمليات اليومية للمشروع دون الحاجة إلى دمجهم بشكل كامل كموظفين. وتتكامل هذه الميزة بسلاسة مع مشاركة SharePoint وOneDrive الخارجية، ومع مجموعات Office 365 التي تضم ضيوفًا.
وأخيرًا، يوفر تطبيق Teams علامات تبويب قابلة للتخصيص داخل كل قناة، حيث يمكنك تثبيتها صفحات SharePoint، ودفاتر ملاحظات OneNote، ولوحات معلومات Power BI والعديد من التطبيقات الأخرى، مما يضمن أن تكون المعلومات ذات الصلة بالفريق متاحة دائمًا بسهولة في مساحة عمل واحدة.
SharePoint وارتباطه بـ Teams و OneDrive
لا يزال SharePoint هو محرك المحتوى في معظم عمليات نشر Microsoft 365، يسمح لك بإنشاء مواقع الفريق، ومواقع الاتصال، ومكتبات المستندات، والصفحات التي تحتوي على الأخبار الداخلية أو الموارد الرئيسية للمشاريع.
تعرض الصفحة الرئيسية لـ SharePoint عادةً في لمحة سريعة ما يلي: النشاط الأخير في الموقع والتي تنتمي إليها، بالإضافة إلى اختصارات لتلك التي تستخدمها بكثرة. هذا يُسرّع بشكل كبير بداية اليوم لأنه يضعك بسرعة في المشاريع التي بين يديك.
التكامل مع Teams سهل للغاية: من أي قناة، يمكنك الضغط على زر "+" لـ أضف علامة تبويب من نوع SharePoint ثم اختر الصفحة أو المكتبة التي تريد عرضها. ومن هناك، سيتمكن جميع أعضاء الفريق من رؤية هذا المحتوى دون مغادرة تطبيق Teams، مما يقلل الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات.
بالإضافة إلى OneDrive، يسمح هذا النموذج أيضًا بـ تتم مزامنتها محليًا على أجهزة الكمبيوتر، جاهزة للعمل دون اتصال بالإنترنت، وعند وجود اتصال بالشبكة، فإنها تستعيد التأليف المشترك وسجل الإصدارات دون أن يضطر المستخدم إلى القيام بأي شيء خاص.
OneNote وSway وYammer: التعاون الإبداعي والاجتماعي
لا يقتصر التعاون في Microsoft 365 على "المستندات التقليدية" فقط. أدوات مثل OneNote وSway وYammer إنها توفر طبقة أكثر إبداعًا واجتماعية، والتي تستفيد أيضًا من القدرة على العمل دون اتصال دائم بالإنترنت.
يعمل برنامج OneNote مثل دفتر ملاحظات مشترك مثالي للاجتماعات وجلسات العصف الذهني أو المشاريع التي تضم عدة أشخاص. يمكن لكل مستخدم تدوين الملاحظات في وقت واحد في أقسام أو صفحات مختلفة، مع تسجيل اسم كاتب كل ملاحظة - وهو أمر مفيد للغاية للمتابعة لاحقًا.
تم تصميم Sway بهدف إنشاء العروض التفاعلية والسرديات المرئيةيحتوي على ميزة تسمى "Sways near me" تسهل على مستخدمين قريبين جسديًا توصيل أجهزتهم بسرعة والبدء في التعاون على نفس المحتوى من خلال الاستفادة من القرب (على سبيل المثال، عبر شبكة WiFi أو Bluetooth).
عندما تدعو متعاونًا مقربًا وترسل دعوة المشاركة، يمكنكما كلاكما تعديل Sway في نفس الوقت، بما في ذلك الصور ومقاطع الفيديو الملتقطة بهواتفهم المحمولةيُعد هذا الأمر عمليًا للغاية لتوثيق زيارات العملاء والمؤتمرات والفعاليات المؤسسية أو رحلات العمل حيث قد يكون الاتصال متقطعًا.
بفضل إمكانيات المشاركة في نظام iOS، من الممكن أيضًا إرسال Sway مباشرةً من iPhone أو iPad عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل أو وسائل التواصل الاجتماعي أو حتى إلى دفتر ملاحظات OneNote، مما يبسط توزيع المحتوى الذي تم إنشاؤه دون الحاجة إلى عمليات معقدة.
يُكمل تطبيق Yammer هذا النظام البيئي باعتباره شبكة التواصل الاجتماعي الداخلية للشركةيتيح لك ذلك إنشاء مجتمعات ذات اهتمامات مشتركة، وجمع الأفكار من الموظفين في مختلف الأقسام والمناطق الزمنية، وإطلاق استطلاعات الرأي، ومناقشة المقترحات، وتتبع المبادرات متعددة الوظائف، كل ذلك مع الحفاظ على المحادثات في مكان واحد يمكن الوصول إليه من قبل المؤسسة بأكملها.
المشاكل الشائعة في وضع عدم الاتصال ووضع القراءة فقط في Office 365
إحدى القضايا التي تثير العديد من التساؤلات هي سلوك Office 365 عند العمل دون اتصال بالإنترنت ثم تظهر الرسالة المزعجة: "منتج غير مرخص" أو "يمكنك فقط عرض المستندات، وليس تحريرها أو حفظها". وقد علق العديد من المستخدمين على هذا الوضع: من المفترض أن الاتصال بشكل دوري يكفي، ولكن في الواقع، تدخل التطبيقات أحيانًا في وضع محدود الوظائف في وقت أقرب مما هو متوقع.
في نماذج الاشتراك القياسية (بدون إمكانية الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت)، يحتاج Office تحقق من الترخيص بشكل دورييحدث هذا عادةً كل 30 يومًا تقريبًا. إذا مرّ وقت طويل جدًا دون أن يتصل الجهاز بخوادم التفعيل، تتوقف التطبيقات عن العمل بكامل طاقتها وتدخل في وضع لا يسمح إلا بفتح المستندات في وضع القراءة فقط.
عندما تسجل الدخول مرة أخرى وتتصل بالإنترنت في تلك الحالة، يعود كل شيء إلى طبيعته، ولكن أثناء انقطاعك عن الإنترنت، ستجد أن لا يمكنك التعديل أو الحفظهذا أمر محبط للغاية ويدفع بعض المستخدمين إلى التفكير في العودة إلى الإصدارات الدائمة مثل Office 2010.
لتقليل هذه المشاكل، من المهم التأكد من أن الاشتراك نشط وأن المستخدم يسجل الدخول باستخدام الحساب الصحيح المرتبط بالترخيص وأن يكون الجهاز قد تمكن من الاتصال مرة واحدة على الأقل خلال الفترة المتوقعة. إذا تطلب سيناريو العمل البقاء لأكثر من 30 يومًا دون اتصال، فعلى المؤسسة أن تنظر بجدية في تفعيل الوصول الموسع دون اتصال بالإنترنت أو استخدام نماذج ترخيص بديلة مصممة للبيئات التي لا تتوفر فيها إمكانية الاتصال بالإنترنت.
عملياً، جيد تخطيط إدارة تكنولوجيا المعلومات - تحديد أجهزة الكمبيوتر التي تحتاج إلى هذا الوضع الموسع، والتحقق الدوري من حالة الترخيص، وإعطاء تعليمات واضحة للمستخدمين - عادة ما تكون كافية لتجنب معظم الحوادث المتعلقة بوضع القراءة فقط غير المتوقع.
إن الجمع بين التراخيص المُهيأة جيدًا، ومزامنة الملفات مع OneDrive وSharePoint، والتأليف المشترك في Word وExcel وPowerPoint، وتكامل Outlook وTeams وSharePoint، ودعم أدوات مثل OneNote وSway وYammer، يجعل نظام Microsoft 365 البيئي متكاملًا. يتيح لك ذلك مواصلة التعاون حتى في حالة انقطاع الاتصالمع الحفاظ على الأمان والتحكم في الإصدارات والمرونة التي تتطلبها بيئة العمل الحديثة.
