La التعاون دون اتصال بالإنترنت في Office وMicrosoft 365 أصبح هذا الأمر لا غنى عنه عندما نعمل عن بُعد، أو نسافر كثيرًا، أو ببساطة عندما لا يتوفر لدينا اتصال إنترنت مستقر. إن القدرة على مواصلة تحرير المستندات أو العروض التقديمية أو جداول البيانات دون اتصال بالإنترنت، ومزامنة كل شيء تلقائيًا بعد ذلك دون أي مشاكل، تُحدث فرقًا كبيرًا في الإنتاجية اليومية.
علاوة على ذلك، فإن النظام البيئي لـ يجمع Microsoft 365 أدوات مثل Word وExcel وPowerPoint وOneNote وOneDrive وTeams وSharePoint وOutlook وSway أو Yammer يُمكّن هذا الفرق من التعاون داخل المؤسسة وخارجها، مع الضيوف الخارجيين والموردين والعملاء، مع الحفاظ على أمن المعلومات والتحكم بها. سنتناول بالتفصيل، وبأسلوب واضح، آلية هذا التعاون، وماذا يحدث عند العمل دون اتصال بالإنترنت، وكيف يُمكن تحقيق أقصى استفادة منه.
كيفية عمل التعاون دون اتصال بالإنترنت في Office
عند فتح ملف Word أو Excel أو PowerPoint مشترك من OneDrive أو SharePoint، يمكنك اتباع الخطوات التالية العمل على المستند سواء كنت متصلاً بالإنترنت أو غير متصل.إذا كان هناك أشخاص آخرون يقومون بتحريره عبر الإنترنت في تلك اللحظة، فسوف يرون تغييراتك في الوقت الفعلي فقط طالما بقيت متصلاً؛ إذا قمت بالتبديل إلى العمل دون اتصال بالإنترنت، فسيتم حفظ تعديلاتك محليًا وسيتم إرسالها عندما يكون الاتصال متاحًا مرة أخرى.
أثناء تحرير مستند دون اتصال بالإنترنت، لن يرى المستخدمون الآخرون تغييراتك حتى تتم مزامنة الملف.بمجرد إعادة الاتصال، سيكتشف برنامج Office وبرنامج مزامنة OneDrive التحديثات المعلقة، ويقومان بتنزيلها من المستخدمين الآخرين، ثم يرفعان تحديثاتك. عندئذٍ، سيعرض التطبيق إشعارات بالتغييرات المتاحة، ويتيح لك مراجعة التعديلات التي أجراها كل مستخدم.
في برنامج وورد، هناك تفصيل مهم للغاية: عندما تكون متصلاً، الفقرة التي تكتبها مقفلة مؤقتًا لمنع مستخدم آخر من الكتابة فوق النص في الوقت نفسه. مع ذلك، إذا انقطع اتصالك واستمر شخص آخر في العمل على المستند، فقد ينتهي بكما الأمر بتحرير الفقرة نفسها في آنٍ واحد. عند حفظ التغييرات بعد إعادة الاتصال، سيعرض برنامج Word رسالة تحذيرية بشأن تعارض التحرير، وسينقلك إلى نافذة يمكنك من خلالها تحديد النسخة التي تريد الاحتفاظ بها أو كيفية دمج المحتوى.
إذا كان الملف موجودًا في تمت مزامنة المجلد مع OneDrive أو OneDrive للعمل أو المدرسةتتم المزامنة فور توفر اتصال بالإنترنت، بغض النظر عما إذا كان تطبيق Office مفتوحًا في تلك اللحظة. يتولى برنامج OneDrive تحميل النسخة المُحدَّثة وتنزيل التغييرات التي أجراها المستخدمون الآخرون. في حال اكتشاف تعارضات في النسخ (على سبيل المثال، قام مستخدمان بتغيير نفس الجزء من المستند في الوقت نفسه)، ستظهر لك رسالة تنبيه لحلها يدويًا.
يعتمد كل هذا السلوك على وظائف مثل الحفظ التلقائي، وسجل الإصدارات، والتأليف المشترك في الوقت الفعليوالتي لا تسهل العمل التعاوني فحسب، بل تسمح لك أيضًا باستعادة الحالات السابقة للملف أو مراجعة من قام بكل تغيير في وقت محدد.
التعاون مع المستخدمين الخارجيين في Office 365 وMicrosoft 365
في العديد من بيئات العمل، لا يقتصر التعاون على الموظفين الداخليين فقط. من الشائع أن تحتاج المؤسسات إلى العمل مع مستخدمين خارجيين غير موجودين في دليل Active Directory الخاص بكالعملاء والشركاء والخبراء الخارجيون والموردون والمستشارون وما إلى ذلك. يقدم Microsoft 365 العديد من الميزات المصممة خصيصًا لهذا النوع من التعاون بين الشركات (B2B).
من جهة، يتيح كل من SharePoint Online وOneDrive for Business إمكانية المشاركة الخارجيةهذا يعني أنه يمكنك منح صلاحية الوصول إلى الملفات أو المواقع لأشخاص من خارج مؤسستك باستخدام دعوات البريد الإلكتروني وصلاحيات مُتحكَّم بها. يمكنك منحهم صلاحية القراءة فقط أو التعديل، وتحديد تواريخ انتهاء صلاحية الروابط، وإلغاء صلاحية الوصول في أي وقت من لوحة التحكم.
وعلاوة على ذلك، يوفر كل من Skype for Business (في البيئات التي لا يزال يستخدم فيها) وMicrosoft Teams ميزة الاتحاد. وخيارات التعاون مع المنظمات الأخرى. بفضل نظام الاتحاد، أصبح من الممكن الدردشة أو الاتصال أو عقد اجتماعات عبر الإنترنت مع مستخدمين خارجيين بشكل آمن، مع الحفاظ على التحكم في النطاقات المسموح بها وسياسات الاتصال التي تحددها إدارة تقنية المعلومات.
تشرح محاضرات مايكروسوفت وأدلتها التقنية هذا الأمر بالتفصيل. التكوينات الموصى بها، وسياسات الوصول، وأفضل الممارسات لتمكين هذا النوع من التعاون الخارجي دون المساس بالأمان. ويشمل ذلك جوانب مثل حماية المعلومات، وإدارة البيانات، وتسجيل عمليات التدقيق، وإدارة الضيوف في دليل Azure AD.
إمكانية الوصول كضيف في مجموعات Office 365 وMicrosoft Teams
إحدى الوظائف الرئيسية للتعاون مع أشخاص من خارج الشركة هي إمكانية وصول الضيوف إلى مجموعات Office 365أصبحت هذه الميزات الآن متكاملة بسلاسة مع مايكروسوفت تيمز. تتيح لك هذه الوظيفة إضافة مستخدمين خارجيين (بحسابات بريد إلكتروني من نطاقات أخرى) كأعضاء ضيوف في المجموعة، مما يمنحهم وصولاً مُتحكماً به إلى المحادثات والملفات والموارد المشتركة.
بفضل إمكانية الوصول هذه للضيوف، يمكن لفرق العمل التعاون عبر الحدود التنظيمية لا حاجة إلى حسابات داخلية للجميع. يتلقى الضيوف دعوات للانضمام إلى المجموعة، ويمكنهم الوصول إلى المستندات في SharePoint، والمشاركة في محادثات Teams، وحضور الاجتماعات، وعرض الملاحظات المشتركة، وذلك دائمًا ضمن الأذونات التي حددها المسؤول.
تم تصميم التجربة من البداية إلى النهاية: يمكن لأصحاب المجموعات دعوة الضيوف وإدارتهميتمتع مسؤولو تقنية المعلومات بإمكانية الوصول إلى التقارير لمراقبة استخدام الميزات، ويمكنهم تحديد سياسات لتقييد من يمكنه إضافة مستخدمين خارجيين أو تحديد النطاقات المسموح بها. كل هذا يجعل التعاون بين الشركات سلسًا وآمنًا في الوقت نفسه.
أما بالنسبة للأعضاء المدعوين، فإن الشعور هو شعور الانتماء إلى فريق موسع: يتلقون الإشعارات، ويصلون إلى مكتبات الملفات نفسها، ويشاركون في القنوات نفسها. أكثر من غيرها، مما يقلل من عزلة المعلومات ويتجنب سلاسل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها مع المرفقات القديمة.
مايكروسوفت 365 والعمل الحديث من أي مكان
يركز اقتراح مايكروسوفت 365 على فتح طرق العمل الحديثة، الجمع تطبيقات الإنتاجيةخدمات الحوسبة السحابية وأدوات الاتصال. سواء كنت تعمل من المنزل، أو مسافرًا، أو تواجه حالة طارئة، فإن الفكرة هي أن تكون لديك الأدوات اللازمة في متناول يدك للتكيف والحفاظ على إنتاجيتك، سواء كنت متصلاً بالإنترنت أو غير متصل.
سواء من جهاز كمبيوتر محمول أو أجهزة محمولة، يمكنك حضور الاجتماعات عبر الإنترنت، ومشاركة ملفات Office، والتحرير المشترك للمستندات في الوقت الفعلي ونبقيك على اطلاع دائم بالتغييرات. يعتمد التعاون على روابط للمستندات المخزنة في OneDrive أو SharePoint بدلاً من المرفقات، مما يقلل من مساحة البريد الإلكتروني ويمنع انتشار النسخ المكررة.
بالإضافة إلى ذلك، تأخذ المنصة في الاعتبار خصوصية المستخدم وتفضيلاتهعلى سبيل المثال، تستخدم خدمات مثل لينكدإن ملفات تعريف الارتباط الأساسية والاختيارية لتقديم محتوى مخصص، بما في ذلك إعلانات الوظائف أو الإعلانات المهنية. ويمكن للمستخدمين قبول هذه التفضيلات أو رفضها أو تغييرها في أي وقت من خلال إعدادات حساباتهم، وبالتالي تحديد مستوى التخصيص الذي يرغبون فيه.
مايكروسوفت تيمز: مركز تعاون للعمل الهجين
مايكروسوفت تيمز هو التطبيق الذي يعمل كـ مركز رئيسي للتعاون في العمل الهجينفهو يجمع بين الدردشة ومكالمات الفيديو والاجتماعات والملفات والتطبيقات في مكان واحد، مما يساعد الفرق على البقاء منظمة ومتصلة، سواء كانوا في المكتب أو يعملون عن بعد.
في تطبيق Teams يمكنك استخدام الدردشة لإرسال رسائل فردية أو إلى مجموعاتللتحدث عن المشاريع والمهام، أو حتى عن مواضيع غير رسمية تُسهم في بناء تماسك الفريق. تدعم الرسائل المرفقات والإشارات والتفاعلات والردود المتسلسلة، مما يسمح لك بمتابعة المحادثات المعقدة دون فقدان أي تفاصيل.
من خلال القسم الفرق والقنواتيمكنك إنشاء مساحات مخصصة لكل مشروع أو قسم أو مبادرة. تعمل كل قناة على مركزة المحادثات والملفات ذات الصلة وعلامات التبويب التي تحتوي على التطبيقات أو صفحات SharePoint، مما يسهل على الفريق الوصول إلى كل ما يحتاجونه بسهولة وبشكل منظم.
El يتكامل تقويم Teams مع Outlookيتيح لك هذا النظام جدولة الاجتماعات، والاطلاع على مواعيدك، والوصول إلى معلومات التحضير والمتابعة، كل ذلك في مكان واحد. قبل الاجتماع، يمكن للمشاركين مراجعة المستندات المشتركة؛ وأثناء الاجتماع، يمكنهم تحرير الملفات بشكل مشترك وتدوين الملاحظات؛ وبعد الاجتماع، يمكنهم الوصول إلى التسجيل، والدردشة، والمواد ذات الصلة.
بالإضافة إلى ذلك، يدمج برنامج Teams مجموعة واسعة من تطبيقات وخدمات إضافيةيمكنك إضافة تطبيقات Microsoft (مثل Planner أو OneNote أو Power BI) وتطبيقات الطرف الثالث لأتمتة العمليات وتخصيص لوحات المعلومات وتكييف Teams مع الاحتياجات المحددة لعملك.
نصائح سريعة لتحقيق أقصى استفادة من برنامج Teams
ضمن فرق العمل، القسم يجمع تطبيق Activity جميع الإشعارات المهمة في مكان واحدالرسائل غير المقروءة، والإشارات المباشرة، والردود على تعليقاتك، وردود الفعل، وإشعارات الاجتماعات، ليست سوى بعض الأمور التي ستراها. بنظرة سريعة على هذه الشاشة، يمكنك متابعة كل جديد في دقائق دون الحاجة إلى التحقق من كل قناة على حدة.
El مربع البحث في Teams أقوى بكثير مما يبدولا يقتصر استخدامه على البحث عن الرسائل أو أسماء الزملاء فحسب، بل يمكنك استخدامه أيضًا لتصفية النتائج، وتشغيل الأوامر السريعة، أو فتح التطبيقات. هذا يقلل الوقت الذي تقضيه في تصفح القوائم ويساعدك في العثور على المعلومات التي تحتاجها في ثوانٍ.
التعاون كعنصر محوري في مايكروسوفت 365
تستند فلسفة مايكروسوفت 365 إلى حقيقة أن يكون التعاون في أفضل حالاته عندما يتم دمج جميع المعلوماتعلى سبيل المثال، يتيح برنامج مايكروسوفت تيمز للموظفين التعاون من البداية إلى النهاية: مشاركة ملاحظات الاجتماع، والتحرير المشترك للمستندات، واستخدام مشاركة القرب، وتلقي التحديثات، والوصول إلى نفس الملفات دون أن يتخلف أي شخص عن الركب.
يُعدّ التأليف المشترك في الوقت الفعلي إحدى أبرز الميزات. فبفضلها، يستطيع أعضاء الفريق شارك الأفكار وأضف التعليقات مباشرة إلى المستندبدلاً من إرسال الإصدارات عبر البريد الإلكتروني وتجميع التغييرات يدويًا، يتيح لك سجل الإصدارات مراجعة التعديلات أو قبولها أو رفضها والعودة إلى الحالات السابقة في حالة حدوث خطأ ما، مما يمنع فقدان البيانات.
لا تقتصر إمكانيات التأليف المشترك هذه على تطبيق واحد: وورد، إكسل، باوربوينت، ون نوت، سواي، وخدمات مايكروسوفت 365 الأخرى يعتمدون عليها لتقديم تجارب تحرير تعاونية مصممة خصيصًا لكل نوع من أنواع المحتوى، بدءًا من المستندات النصية وحتى العروض التقديمية الذكية أو ملاحظات العمل.
تأليف مشترك آمن في برنامج مايكروسوفت وورد
للبدء باستخدام ميزة التأليف المشترك في الوقت الفعلي في برنامج Word، فإن أول ما يجب فعله هو احفظ المستند في OneDrive أو موقع SharePointبمجرد الوصول إلى هناك، انقر ببساطة على زر المشاركة في الزاوية العلوية اليمنى من نافذة برنامج Word لدعوة مستخدمين آخرين. تجربة المشاركة هذه متطابقة تقريبًا سواء كنت تعمل على نسخة الويب، أو في مستكشف الملفات على نظامي التشغيل Windows 10 أو Windows 7، أو في Finder على نظام macOS.
من خلال المشاركة، يمكنك قم بدعوة الزملاء من داخل مؤسستك وخارجهاحتى للأشخاص الذين ليس لديهم اشتراك في Microsoft 365. يمكنك منح أذونات القراءة فقط أو التحرير، حسب احتياجاتك، وتغيير هذه الأذونات في أي وقت.
بمجرد أن يفتح المتعاونون معك المستند ويسجلوا الدخول، تبدأ عملية التأليف المشترك في الوقت الفعلي: سترى التغييرات على الفور تقريباً بمجرد حفظها.مع وجود علامات توضح من يقوم بتحرير كل جزء. هذا يسهل إنشاء المسودات معًا، ومراجعة الأقسام، وإضافة التعليقات في الهوامش، وإجراء محادثات سياقية داخل المستند نفسه.
سجل الإصدارات وتتبعها في مايكروسوفت إكسل
في برنامج إكسل، بالإضافة إلى التأليف المشترك، يلعب سجل الإصدارات دورًا رئيسيًا في التعاون الآمنمن علامة التبويب "ملف" يمكنك الوصول إلى خيار "السجل"، والذي يفتح لوحة توضح متى تم إنشاء الملف، ومتى تم تعديله آخر مرة، وما هي التغييرات التي تم إجراؤها في كل إصدار.
تتيح هذه اللوحة تعرف على من تعاون في تأليف الكتابمع قائمة مراجعة تتضمن تواريخ وأسماء المستخدمين الذين أجروا كل تعديل. بهذه الطريقة، يمكنك بسهولة تتبع من قام بتغيير صيغة، أو تحديث نطاق بيانات، أو تعديل مخطط.
إذا كنت بحاجة إلى التحقق من تطور الملف، يمكنك افتح الإصدارات السابقة لمقارنتها بالإصدار الحالي.وإذا اكتشفت مشكلة أو أردت التراجع عن التغييرات، فما عليك سوى تحديد "استعادة إلى الإصدار المطلوب" لإعادة الكتاب إلى تلك النقطة الزمنية المحددة، مع الحفاظ على التحكم الكامل في المعلومات.
التعاون المرئي في برنامج مايكروسوفت باوربوينت
يتضمن برنامج PowerPoint أيضًا ميزات تأليف مشتركة آمنة مصممة لـ تسهيل العمل التعاوني على العروض التقديمية وأن يعرفوا ميزات التعاون في PowerPointفي الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة يمكنك رؤية من يعمل على الملف في تلك اللحظة، وفي كثير من الحالات، الشريحة المحددة التي يعمل عليها كل شخص.
بنقرة واحدة فقط يمكنك انتقل مباشرةً إلى الشريحة التي يقوم عضو آخر في الفريق بتحريرهايُسهّل هذا الأمر عملية التنسيق عندما يعمل عدة أشخاص على أقسام مختلفة من العرض التقديمي. علاوة على ذلك، عند دمجه مع Skype for Business أو Teams، يمكنك بدء محادثة فيديو أو مكالمة جماعية بسرعة لمناقشة التغييرات في الوقت الفعلي.
يحتوي برنامج PowerPoint أيضًا على مصدر النشاط أو تاريخ التغييرهنا يتم تسجيل كل ما حدث في المستند. ومن هناك، يمكنك مراجعة التعديلات، وإذا لزم الأمر، استعادة الإصدارات السابقة. تتيح لك التعليقات المتسلسلة وأزرار الرد على التعليقات أو حلها الحفاظ على مناقشات منظمة حول كل شريحة أو عنصر محدد.
شارك بذكاء مع مايكروسوفت أوتلوك
لقد حسّن برنامج Outlook 2016 والإصدارات الأحدث تجربة مشاركة الملفات، بحيث يُعد إرسال المرفقات أسرع وأكثر اتساقًا مع التعاون السحابي.عند إرفاق ملف، يعرض لك برنامج Outlook قائمة بالمستندات الحديثة حتى لا تضطر إلى البحث عنها يدويًا في كل مجلد.
أيضا ، يمكنك ذلك حدد ما إذا كنت تريد إرفاق الملف كنسخة تقليدية أو كرابط إلى OneDrive أو موقع SharePointباختيار الخيار الثاني، سيتمكن جميع المستلمين دائمًا من الوصول إلى نفس إصدار المستند، وإذا كان لديهم إذن، فيمكنهم تعديله مباشرة، وبالتالي تجنب تداول نسخ متعددة من نفس الملف عبر البريد الإلكتروني.
طريقتان أكثر ذكاءً للتعاون باستخدام مايكروسوفت تيمز
تُسهّل فرق العمل عملية التواصل من خلال الجمع بين المكالمات والاجتماعات والدردشة، كل ذلك في تطبيق واحدوهذا يجعل من السهل متابعة المحادثة مع فريق المشروع بأكمله، دون الحاجة إلى التنقل باستمرار بين الأدوات المختلفة.
إحدى طرق العمل بذكاء هي أن تواصل مع جميع المتعاونين في وقت واحديمكنك من خلال الدردشة الجماعية مشاركة المستندات، وبدء اجتماعات صوتية أو مرئية فورية، واستخدام الإشارات لجذب انتباه شخص معين، والاحتفاظ بسجل لكل ما تمت مناقشته.
يتكون الثاني من استفد من خيار دعوة ضيوف خارجيين إلى Teamsأصبح من الممكن الآن إدراج الشركاء أو العملاء أو الموردين بشكل آمن في محادثة أو اجتماع أو مكالمة، مع الحفاظ على سياسات الأمان والتحكم في الوصول، ولكن مع تجنب الاحتكاك في التعاون.
SharePoint كقاعدة محتوى للعمل الجماعي
يركز برنامج SharePoint على تنظيم المحتوى الذي يحتاجه الفريق وتوفير الوصول إليهسواء كان ذلك لاستراتيجية منتج، أو عرض تقديمي للمبيعات، أو مبادرة رئيسية للشركة، يمكن مشاركة الملفات والمواقع والصفحات بسهولة بين فرق مختلفة، وحتى بين شركات مختلفة حيثما تسمح المؤسسة بذلك.
إحدى مزايا برنامج SharePoint هي أن ربط مكان العمل حول تجارب موحدةفي الصفحة الرئيسية لـ SharePoint، يمكنك بسرعة رؤية النشاط الأخير على مواقعك، والوصول إلى المحتوى الأكثر صلة، والتنقل إلى مساحات العمل المعتادة الخاصة بك ببضع نقرات فقط.
علاوة على ذلك، فإن SharePoint متكامل بشكل عميق مع Teams: يمكنك إضافة صفحات أو مكتبات SharePoint كعلامات تبويب داخل القنواتوهذا يجعل من السهل الربط بمقالات إخبارية أو الصفحة الرئيسية لموقع مجموعة أو مكتبة مستندات دون أن يضطر المستخدم إلى مغادرة Teams للوصول إليها.
إضافة SharePoint إلى Microsoft Teams
لربط الأداتين، ما عليك سوى اتباع بضع خطوات بسيطة. في قناة مايكروسوفت تيمز، اضغط على رمز + لإضافة علامة تبويب جديدةمن الخيارات المتاحة، حدد SharePoint.
ثم يمكنك ذلك اختر أحد مواقع SharePoint المقترحة أو أدخل رابطًا محددًاإذا اخترت استخدام رابط، فمن المستحسن تسمية علامة التبويب باسم وصفي ليسهل على الفريق معرفة المحتوى الذي سيجدونه عند فتحها. يُحسّن هذا التكامل الوصول إلى المعلومات ويقلل الوقت الضائع في البحث عن المستندات.
التأليف المشترك كـ "جلسة عصف ذهني 2.0"
من بين المزايا الأقل وضوحًا ولكنها الأكثر تأثيرًا للتأليف المشترك ما يلي: فهو يحول المستندات إلى مساحات للعصف الذهني في الوقت الفعلي.على سبيل المثال، خلال الاجتماع، يمكن لعدة أشخاص الكتابة في نفس دفتر الملاحظات المشترك في برنامج OneNote، والمساهمة بالأفكار والملاحظات والمهام.
تبقى الطبعات مرتبط بمؤلف محددبهذه الطريقة، يمكنك دائمًا تحديد كاتب كل جزء. إذا أردت متابعة فكرة معينة لاحقًا، ستعرف بسهولة من تستشير. هذا النموذج العملي يجعل الاجتماعات أكثر إنتاجية ويضمن عدم ضياع المعرفة المُكتسبة.
التأليف المشترك أثناء الحركة باستخدام مايكروسوفت سواي
Sway هي أداة مصممة لإنشاء العروض التفاعلية والسرد الرقمييتضمن ميزة تسمى "Swies near me"، والتي تسمح لشخصين قريبين جسديًا بالبدء فورًا في التعاون على نفس المسار.
وللقيام بذلك، يكفي أن: قم بدعوة متعاون من قائمة المستخدمين القريبين يُتيح تطبيق Sway إمكانية مشاركة العرض التقديمي. بمجرد قبول الدعوة، يُمكن لكليكما تعديل العرض التقديمي في الوقت نفسه من خلال التطبيق، وإضافة عناصر مثل الصور ومقاطع الفيديو الملتقطة بالهاتف. يُعدّ هذا التطبيق مفيدًا بشكل خاص لتوثيق رحلات المؤتمرات، وزيارات العملاء، أو أي نشاط أثناء التنقل.
أيضا، وذلك بفضل ميزات المشاركة في نظام iOSيمكنك مشاركة عرضك التقديمي على Sway مباشرةً من جهاز iPhone أو iPad عبر البريد الإلكتروني، أو الرسائل النصية، أو وسائل التواصل الاجتماعي، أو حتى دفتر ملاحظات OneNote. هذا يُسهّل مشاركة العروض التقديمية التفاعلية بسرعة ومرونة.
يُعد Yammer شبكة اجتماعية مؤسسية للتعاون واسع النطاق
يركز تطبيق يامر على ربط المنظمة بأكملهاوبعيداً عن الفرق الرسمية أو المشاريع المحددة، فهي الأداة المثالية لاستخلاص الأفكار، وتبادل أفضل الممارسات، وتعزيز الابتكار على نطاق واسع.
أنت أنشئ مجموعات في Yammer لجمع الأشخاص من مناطق أو نطاقات زمنية أو مستويات وظيفية مختلفة. تتشكل هذه المجموعات حول اهتمام مشترك أو مبادرة استراتيجية. وهي بمثابة مساحات مفتوحة للحوار، حيث يمكن لأي شخص تقديم مقترحات أو طرح أسئلة أو تبادل الموارد.
يُعد Yammer مفيدًا أيضًا لـ التعاون بين مختلف قطاعات المنظمةمن خلال السماح للأشخاص ذوي الخلفيات المتنوعة بتبادل الخبرات، يتم تسريع حل المشكلات واتخاذ قرارات أكثر استنارة، مدعومة بالمعرفة الجماعية.
وأخيرًا، تتيح المنصة لرصد وتقييم التقدم المحرز في المبادرات الرئيسيةالمساعدة في الحفاظ على الحماس، ودمج الأعضاء الجدد بسرعة، وتزويد فريق الإدارة برؤية واضحة لما يحدث في المنظمة.
العمل باستخدام الروابط بدلاً من المرفقات
من أفضل الممارسات التي تروج لها مايكروسوفت 365 ما يلي: أرسل روابط للمستندات بدلاً من إرفاق الملفاتمن خلال تخزين المستندات في OneDrive أو SharePoint ومشاركة الروابط، يمكن للمستلمين عرضها (وتعديلها إذا كان لديهم إذن) مباشرة على الويب، دون الحاجة إلى حفظ نسخ محلية.
هذا النهج له العديد من المزايا: فهو يقلل المساحة المستخدمة في رسائل البريد الإلكتروني ويمنع النسخ المكررة. ويُسهّل التحكم في الأذونات. إذا كنت ترغب في إيقاف مشاركة مستند، فما عليك سوى إلغاء الرابط أو تغيير الأذونات، دون القلق بشأن النسخ الموجودة بالفعل في صناديق البريد الإلكتروني للآخرين.
احفظ الملف في OneDrive وابدأ التعاون
الخطوة الأولى للتعاون هي قم بتخزين المستند في OneDriveيمكنك تحميل الملف من مستكشف الملفات أو حفظه مباشرةً في OneDrive من Word أو Excel أو PowerPoint أو OneNote. ثم انقر ببساطة على زر المشاركة أعلى نافذة البرنامج.
عندما يتلقى زملاؤك الرابط وينقرون عليه، سيتم فتح المستند في متصفحك باستخدام إصدار الويب من Office.ومن هناك، يمكنهم قراءة الملف، وترك التعليقات، أو تعديل المحتوى إذا منحتهم الإذن بذلك. كما يمكنهم في أي وقت فتح الملف في تطبيق سطح المكتب إذا احتاجوا إلى ميزات متقدمة، دون فقدان صلاحية المشاركة في التأليف.
تحرير ملفات Office بشكل مشترك عبر الإنترنت ودون اتصال بالإنترنت
عند العمل على ملف في Word أو Excel أو PowerPoint ضمن Microsoft 365، لا تحتاج إلى القيام بأي شيء خاص للمشاركة في التحريرما عليك سوى التعديل كالمعتاد. إذا كان أشخاص آخرون يعدلون الملف في الوقت نفسه، فسيُعلمك التطبيق بوجودهم ويعرض مؤشرات لمكان عملهم.
يمكن للأشخاص التعاون من Office 2010، أو Office for Mac 2011 أو إصدارات أحدثهذا يعمل طالما أن الملف مخزن على خدمة متوافقة مثل OneDrive أو SharePoint. وإذا انقطع اتصالك بالإنترنت في أي وقت، يمكنك مواصلة العمل دون اتصال؛ وستتم مزامنة التغييرات لاحقًا، كما رأينا في البداية.
التعاون باستخدام OneNote في المشاريع المشتركة
تم تصميم OneNote خصيصًا لـ جمع المعلومات من عدة أشخاص في نفس دفتر الملاحظاتإذا شاركت دفتر ملاحظاتك مع الآخرين ليتمكنوا من تعديله، فسيتمكن الجميع من الكتابة ولصق الصور وإضافة الرسومات أو قوائم المهام في وقت واحد، وهو أمر مثالي لجلسات العصف الذهني والمشاريع الجماعية ومحاضر الاجتماعات أو تخطيط الحملات.
تعمل المفكرة تقريبًا مثل صفحة ويكي: يساهم الجميع، ويحتفظ برنامج OneNote بسجل لمن قام بكل تغيير.إذا احتجتَ يومًا إلى الرجوع إلى إصدار سابق، يمكنك استعادة الصفحة إلى إصدار سابق. وهذا أمرٌ مطمئنٌ للغاية عندما يتفاعل العديد من المستخدمين في وقت واحد.
بالإضافة إلى ذلك، يسمح برنامج OneNote العمل من خلال تطبيق سطح المكتب أو نسخة الويب أو تطبيقات الهاتف المحمولبينما يستخدم آخرون نفس دفتر الملاحظات من أجهزة أخرى. لمشاركته، يمكنك تخزينه في OneDrive، تمامًا مثل Excel أو Word أو PowerPoint، أو استخدام خيار دعوة الأشخاص من علامة التبويب "ملف"، قسم "معلومات"، عن طريق تحديد "دعوة أشخاص إلى دفتر الملاحظات هذا".
الحفظ التلقائي، والإصدارات، وغيرها من الميزات المفيدة
في بيئة مايكروسوفت 365، الحفظ التلقائي والوصول إلى الإصدارات السابقة هذه ميزات أساسية للعمل بثقة. تعمل خاصية الحفظ التلقائي على حفظ التغييرات باستمرار في السحابة، مما يقلل من خطر فقدان البيانات بسبب انقطاع التيار الكهربائي أو تعطل النظام أو انقطاع الاتصال غير المتوقع.
بالإضافة إلى ذلك، تسمح العديد من برامج Office عرض واستعادة الإصدارات السابقة من الملفاتيُعدّ هذا مفيدًا للغاية عندما لا تسير التغييرات كما هو مُخطط لها، أو عندما ترغب في استعادة المعلومات المحذوفة. كما تتوفر موارد مساعدة مُخصصة، مثل صفحات الدعم المُخصصة لتحرير جداول بيانات Excel بشكل تعاوني، أو العمل معًا على عروض PowerPoint التقديمية، أو التعاون في مستندات Word عبر الإنترنت.
تتيح مجموعة الخيارات التي يوفرها Microsoft 365 للتعاون، سواء عبر الإنترنت أو دون اتصال، مع المستخدمين الداخليين والخارجيين، إمكانية تعمل الفرق بسلاسة وأمان ومرونة في أي موقف تقريبًاتقليل الاحتكاك التكنولوجي والسماح لك بالتركيز على ما يهم حقًا: المحتوى والنتائج.
