عندما تعمل يومياً مع وثائق Office وOneDrive وSharePointمن الطبيعي أن تحذف شيئًا ما عن طريق الخطأ، أو تستبدل نسخة سليمة، أو تحتاج إلى إثبات من قام بالتغيير ومتى. هنا يأتي دور نظام التحكم في الإصدارات: فهو بمثابة "شبكة أمان" تحفظ سجل ملفاتك وتتيح لك التراجع عن التغييرات عند حدوث خطأ.
سنستعرض في هذا الدليل بالتفصيل كيفية عمله التحكم في الإصدارات في Office وOneDrive وSharePointما هي الاختلافات بين الإصدارات الرئيسية والثانوية، وما هو نظام التحكم في إصدارات السجل، وكيفية استعادة الملفات والمكتبات بالكامل، وما هي أفضل الممارسات التي يجب تطبيقها في الشركات لتلبية المتطلبات القانونية وتجنب المفاجآت.
ما هو بالضبط نظام التحكم في الإصدارات في Office و OneDrive و SharePoint؟
نظام التحكم في إصدارات الملفات هو نظام فهو يحفظ نسخًا متعددة من نفس المستند. عند إجراء التغييرات، بدلاً من الكتابة فوق النسخة السابقة دائمًا، في كل مرة تقوم فيها بالحفظ (أو يقوم النظام بالحفظ تلقائيًا)، يتم إنشاء نسخة جديدة مع تاريخها ومؤلفها وبياناتها الوصفية الأخرى.
يتيح لك هذا النهج أن استشر، قارن، واستعد يتم حفظ الإصدارات السابقة من الملف دون الحاجة إلى إنشاء نسخ يدوية مثل "final_report_final_final2.docx". علاوة على ذلك، يتم إنشاء سجل تدقيق يوضح من قام بإجراء أي تغييرات ومتى، وهو أمر بالغ الأهمية لـ الامتثال التنظيمي والرقابة الداخلية.
بخلاف النسخ الاحتياطي التقليدي، الذي يأخذ "لقطات" من النظام بين الحين والآخر، فإن التحكم في الإصدارات يتم تفعيل ذلك عند تغيير الملفوهو دقيق (على مستوى الملف الفردي)، ومدمج في OneDrive/SharePoint، وعادة ما يكون متاحًا مباشرة من قائمة السياق الخاصة بالمستند.
حالة خاصة: التحكم في إصدارات السجلات في SharePoint وOneDrive
في بيئات الشركات، لا يقتصر الأمر على أهمية استعادة الملف فحسب، بل من الضروري أيضًا أن تكون قادرًا على قم بتحديد إصدارات معينة كسجلات غير قابلة للتغييرلأسباب قانونية أو تتعلق بالامتثال أو التدقيق. لدى SharePoint Online وOneDrive نموذج محدد يسمى التحكم في إصدار السجل وهذا يتجاوز مجرد التاريخ البسيط.
يعتمد هذا النظام على استخدام ملصقات الاحتفاظ التي تُشير إلى المستند كسجل. عند تطبيق مثل هذه العلامة، تظهر خاصية إضافية تُسمى "حالة السجل"، والتي يمكن أن تكون في مغلق o مقفلة، وفقًا لتكوين الملصق.
بينما يتم قفل السجل، تبقى النسخة المميزة. محمي ضد التعديلاتعند إلغاء قفل المستند، يصبح قابلاً للتعديل مجدداً، ولكنه يبقى يُعتبر سجلاً لأغراض الحفظ. يتيح نظام القفل/إلغاء القفل هذا استمرار التعاون على المستندات التي سبق اعتماد نسخ "رسمية" منها، دون فقدان تتبع كل مرحلة من مراحل العمل.
ما الذي يتم تحقيقه من خلال التحكم في إصدارات السجلات؟
من خلال تطبيق علامات الاحتفاظ بشكل صحيح والتي تحدد السجلات، يتيح SharePoint و OneDrive العديد من الأشياء القوية للغاية من [منظور/عرض/إلخ]. إدارة المعلومات:
- قم بتحرير النسخ ذات الصلة فقط واحتفظ بها كسجلات.لا تُعتبر النسخة الجديدة "مختومة" كسجل إلا عندما حالة التسجيل إنه مقفل. إذا أبقيته غير مقفل أثناء العمل ولم تقم بقفله إلا عند الانتهاء من النسخة، فإنك تقلل من عدد النسخ المحفوظة لأغراض حفظ السجلات وتتجنب تخزين الإصدارات غير ذات الصلة.
- حفظ نسخ السجلات تلقائيًا في مكتبة التعليق لأغراض الحفظتحتوي جميع مواقع SharePoint و OneDrive على مكتبة داخلية تسمى غالبًا "مكتبة الاحتفاظ بالحفظ". داخل هذه المكتبة، يتم إنشاء مجلد "السجلات" حيث يتم تخزين السجلات. نسخ السجلات كملفات فرديةيتم تسمية كل ملف باستخدام نمط كهذا.
- احتفظ بوثيقة دائمة تتضمن تاريخك بالكاملعلى الرغم من نسخ نسخ السجل إلى مكتبة التعليق، إلا أن المستند الرئيسي يحتفظ بنسخته الأصلية. تاريخ الإصدار الكامل يمكن الوصول إليها من قائمة "سجل الإصدارات". هناك يمكنك رؤية الإصدارات التي تُعتبر سجلات (عادةً ما تظهر كلمة "سجل" في التعليقات) وفتحها عند الحاجة إليها.
بالإضافة إلى ذلك، إذا تم تعيين علامة الاحتفاظ إلى مراجعة الاستبعاد في نهاية فترة الاحتفاظيتم تقييم كل نسخة من السجل بشكل مستقل، وهو أمر أساسي للامتثال لسياسات حفظ الوثائق الصارمة.
قفل وفتح التسجيل: ما يحدث في الخفاء
يمكن لأي مستخدم لديه صلاحيات المساهمة (أو مستوى مماثل) في مكتبة ما، إذا سمحت السياسة بذلك، تغيير حالة السجل من حالة القفل إلى حالة الفتح والعكس من لوحة تفاصيل المستند، حيث قد يظهر رمز القفل أيضًا للإشارة إلى أنه مقفل.
عندما يكون المستخدم يفتح سجلاًفي الخلفية، يتم تنفيذ سلسلة من الإجراءات التلقائية:
- إذا لم يكن للموقع واحد بعد مكتبة معلقة للحفظيتم إنشاؤه تلقائيًا.
- إذا لم يكن لدى تلك المكتبة واحدة بعد مجلد "السجلات"كما يتم توليدها.
- يتم إجراء عملية جراحية "نسخ إلى" يؤدي هذا إلى إرسال أحدث نسخة من المستند إلى مجلد السجلات. يتم إرسال أحدث نسخة فقط في ذلك الوقت، وليس جميع النسخ السابقة.
- النسخة التي تم وضعها في مجلد السجلات تتم إضافته إلى سجل إصدارات المستند الأصلي. وفي حقل التعليقات في تلك النسخة يظهر النص "سجل".
- تصبح الوثيقة الأصلية نسخة جديدة قابلة للتعديل (ولكن لا يمكن حذفه) ويستمر عمود "العنصر عبارة عن سجل" في وضع علامة "نعم"، مما يشير إلى أنه لا يزال سجلاً على الرغم من إمكانية تعديله.
عندما يقوم المستخدم لاحقًا قم بحظر التسجيل مرة أخرىيبقى المستند مُجمّدًا عند تلك النسخة: لا يمكن تعديله أثناء قفله. إنّ فتح القفل، وليس قفله، هو ما يُفعّل إنشاء نسخة السجل في مكتبة التعليق.
للسيطرة على هذه العملية برمتها لأغراض التدقيق، يتم تسجيل عمليات القفل والفتح في سجل التدقيق. من Microsoft 365. في عمليات البحث عن التدقيق، ضمن "نشاط الملف والصفحة"، يمكنك تصفية الأحداث مثل "تم تغيير حالة السجل إلى مقفل" أو "تم تغيير حالة السجل إلى غير مقفل"، مما يسمح لك بمعرفة من قام بلمس ماذا ومتى.
النسخ الأساسية والثانوية في SharePoint و OneDrive
بالإضافة إلى سجلات النظام، يمتلك كل من SharePoint وOneDrive نظامًا للتحكم في الإصدارات. رئيسي (كبير) وثانوي (صغير)مفيد للغاية لإدارة دورة الحياة الطبيعية للمستندات التعاونية.
ال الإصدارات الرئيسية تُشير هذه التواريخ إلى مراحل مهمة، مثل لحظة تقديم ملف للمراجعة أو نشره لجمهور واسع. ويتم ترقيمها كالتالي: كامل (5.0، 6.0، إلخ). الـ نسخ ثانوية تُستخدم هذه الوثائق للأعمال قيد الإنجاز، والمسودات التي لم تُصبح جاهزة بعد للعرض على المؤسسة بأكملها، ويتم ترقيمها بـ الكسور العشرية (5.1، 5.2…).
تقوم العديد من الشركات بضبط إعدادات أمان المسودات بحيث لا يتمكن من رؤية الإصدارات الفرعية إلا مالك الملف ومن لديهم صلاحيات الموافقة، مما يُبقي المسودات مخفية حتى يتم نشر إصدار رئيسي. وهذا يمنع المستخدمين غير المصرح لهم من الاطلاع عليها. وثائق غير ناضجة.
تدعم قوائم SharePoint فقط الإصدارات الرئيسيةإذا كانت عناصر القائمة تتطلب الموافقة، فيمكن أن تكون في حالة "معلقة" ويتم ترقيمها عشريًا كمسودات، ولكنها داخليًا لا تزال تعتبر إصدارات رئيسية عند الموافقة عليها.
الحدود والسلوك عند الوصول إلى الحد الأقصى للإصدار
يحتوي SharePoint على عدد أقصى من نسخ ثانوية لكل إصدار رئيسي، وهو 511 افتراضيًا (مع إمكانية تعديله). كما يمكن ضبط عدد الإصدارات الرئيسية من خلال خيارات التحكم في إصدارات المكتبة.
إذا كنت تعمل مع تطبيقات عبر الإنترنت أو أحدث إصدار من Office لسطح المكتب وتحاول حفظ ملف نسخة ثانوية جديدة تتجاوز الحد الأقصىسيتم استبدال أحدث إصدار فرعي موجود. إذا كنت تستخدم إصدارات أقدم من البرنامج، فقد تتأثر بذلك بشكل مباشر. لا يمكنك حفظ أو تحميل التغييرات إلى حين إصدار نسخة رئيسية جديدة.
ولتجنب هذا السلوك، يُنصح بأنه عندما يقترب الرقم الأدنى من الحد، نشر نسخة رئيسية (على سبيل المثال، الانتقال من الإصدار 5.xa إلى الإصدار 6.0). ومن ثم، تتم إعادة ضبط العداد الثانوي ويمكنك إعادة توليده حتى الحد الأقصى المُحدد للفرع الجديد.
سجل الإصدارات: عرض، مقارنة، واستعادة
في كل من OneDrive و SharePoint، تحتوي جميع المستندات على يمكن الوصول إلى سجل الإصدارات من قائمة الملفات.إما من خلال واجهة الويب، أو من مستكشف ملفات ويندوز (باستخدام عميل المزامنة)، أو مباشرة داخل تطبيقات أوفيس.
هذا التاريخ جزء أساسي من حماية البيانات المتكاملة في مايكروسوفت 365وذلك لأنه لا يقتصر دوره على التراجع عن التغييرات العرضية فحسب، بل يشمل أيضاً التعامل مع الحوادث الأمنية مثل برامج الفدية أو التلاعب الخبيث.
من سجل الإصدارات، يمكن للمستخدمين علبة:
- يمكنك الاطلاع على الإصدارات السابقة دون استبدال الإصدار الحالي.: يتم فتح نسخة للقراءة فقط في Word أو Excel أو PowerPoint أو تطبيق آخر، مما يسمح لك بالتحقق من محتوياتها قبل استعادتها.
- مقارنة الإصداراتيمكنك استخدام: في مستندات Office وجهات نظر المقارنة لمعرفة ما تغير بين نسختين، مما يسهل تتبع التغييرات التحريرية أو الأرقام في جداول البيانات.
- استعادة إصدار سابقإذا واجهت النسخة الجديدة مشكلة، أو تلف الملف، أو ببساطة "فضّلتَ النسخة السابقة"، يمكنك استعادة تلك النسخة كنسخة جديدة وحالية. لا يقوم النظام بحذف النسخة السابقة: تصبح النسخة المستعادة هي الأحدث، وتبقى النسخة القديمة كنسخة سابقة.
- تتبع سجل الملفاتيمكنك في أي وقت معرفة من قام بتعديل كل نسخة، ومتى قام بذلك، وفي بعض الحالات، التعليقات المرتبطة بها.
كيفية استعادة الإصدارات السابقة من الملفات في OneDrive (الويب، سطح المكتب، وOffice Online)
عندما تحتاج إلى الرجوع إلى إصدار سابق من ملف معين، يوفر لك OneDrive العديد من الخيارات وذلك بحسب ما إذا كنت تستخدم المتصفح، أو برنامج سطح المكتب، أو برنامج Word/Excel/PowerPoint.
استعد الإصدارات من موقع OneDrive الإلكتروني
أما على واجهة الويب، فالعملية بسيطة للغاية: تقوم بتسجيل الدخول باستخدام حساب Microsoft 365 الخاص بك، ثم تفتح "ملفاتي"، تبحث عن المستند المطلوب (على سبيل المثال، docum1.docxوباستخدام الزر الأيمن يمكنك الاختيار "سجل الإصدارات"من المهم أن يمتلك المسؤول تم تفعيل التحكم في الإصدار في المكتبة؛ وإلا فلن ترى التاريخ.
تُفتح نافذة تعرض جميع الإصدارات المتاحة من الملف، وتُظهر تاريخ التعديل، والمستخدم، والحجم. ومن هناك:
- أنت افتح إصدارًا محددًا لمراجعته.
- أو انقر بزر الماوس الأيمن على الإصدار المطلوب وحدد "استعادة".
عند استعادة إصدار، على سبيل المثال، الإصدار 4.0، يصبح هو الإصدار الحالي الجديد (على سبيل المثال، 6.0)، ولكن دون فقدان النسخة الأصليةيتم ببساطة إعادة ترتيب التاريخ. وهذا يحافظ على إمكانية التتبع الكاملة.
استعادة الإصدارات من عميل OneDrive لسطح المكتب في نظام التشغيل Windows
إذا كان لديك برنامج OneDrive مثبتًا على سطح المكتب في نظام التشغيل Windows، فيمكنك القيام بشيء مماثل مباشرة من مستكشف الملفات، دون المرور عبر المتصفح.
ما عليك سوى الانتقال إلى مجلد OneDrive المتزامن، وتحديد موقع الملف، والنقر بزر الماوس الأيمن، ثم تحديده مرة أخرى. "سجل الإصدارات"تفتح لوحة التحكم في الإصدار نفسها كما هو الحال على الويب، ويمكنك استعادة أحد الإصدارات.
لكن هذا غير ممكن من هنا. استعادة نسخ متعددة من ملفات متعددة في وقت واحدتتم عملية الاستعادة على أساس كل ملف على حدة. في الحالات واسعة النطاق، قد يكون من الأنسب استخدام وظيفة "استعادة OneDrive"، والتي سنستعرضها لاحقًا.
استعادة الإصدارات من Word أو Excel أو PowerPoint Online
إذا فتحت مستند Office مخزنًا في OneDrive من Word Online أو Excel Online أو PowerPoint Online، يمكنك أيضًا الوصول إلى سجله دون مغادرة التطبيق. ما عليك سوى الانتقال إلى ملف > معلومات > سجل الإصدارات.
ستظهر الإصدارات المختلفة في اللوحة الجانبية؛ باختيار أحدها ستتمكن من انظر التغييرات تم تسليط الضوء على ذلك في المستند نفسه، وقرر ما إذا كنت تريد "حفظ نسخة" o "استعادة"لن يظهر زر الاستعادة لأحدث إصدار، لأنه الإصدار الحالي بالفعل.
استعادة كل ما في OneDrive إلى نقطة سابقة
في الحالات الأكثر خطورة (برامج الفدية، عمليات الحذف الجماعي، أخطاء المزامنة التلقائية، إلخ) قد يكون من الضروري تجاوز معالجة ملف واحد فقط. استعادة OneDrive بالكامل إلى حالة سابقة.
للقيام بذلك، قم بتسجيل الدخول إلى حسابك على موقع OneDrive الإلكتروني وانقر على الأيقونة. "إعدادات" في الزاوية العلوية اليمنى، ثم اختر "استعادة OneDrive الخاص بك"تُفتح صفحة محددة حيث يمكنك:
- حدد نطاقًا زمنيًا سريعًا: أمس، قبل أسبوع، قبل ثلاثة أسابيع.
- أو اختر واحداً التاريخ والوقت المخصصان باستخدام شريط تمرير ورسم بياني يوضح ارتفاعات النشاط (مفيد لتحديد أوقات الهجمات أو عمليات الحذف الجماعي).
يمكنك مراجعة الرسم البياني أدناه التغييرات الفردية (أي مستخدم قام بماذا، على أي ملف، ومتى) وحدد ما تريد التراجع عنه. عندما تتأكد من النقطة التي تريد العودة إليها، انقر على "استعادة" ويقوم OneDrive بإلغاء جميع التغييرات التي تم إجراؤها بعد ذلك التاريخ بشكل جماعي.
استعادة ملفات OneDrive المحذوفة وإدارة سلة المهملات
عند حذف ملف من مجلد تمت مزامنته مع OneDrive، فإن عملية الحذف هذه يتم تكرارها على جميع الأجهزة مرتبط بنفس الحساب. لهذا السبب، غالباً ما يكون من غير المجدي البحث في جهاز الكمبيوتر المحمول المنزلي عن الملف: لأنه سيكون قد حُذف منه أيضاً.
الحل هو الذهاب إلى سلة محذوفات OneDrive في واجهة الويب. ستجد في اللوحة اليسرى خيار "سلة المحذوفات"؛ عند الدخول إليه، سيتم حذف جميع العناصر باستخدام:
- تاريخ ووقت الحذف
- المستخدم الذي قام بعملية الحذف
- الموقع الأصلي داخل OneDrive
ما عليك سوى تحديد الملفات أو المجلدات المطلوبة والضغط على زر التشغيل. "استعادة" لإعادتها إلى موقعها الأصلي. هذه عملية مفيدة للغاية عندما تُفرغ سلة محذوفات ويندوز ولكنك لا تزال ضمن فترة الاحتفاظ في سلة محذوفات ون درايف.
في حسابات الأعمال في Microsoft 365، يتم الاحتفاظ بالعناصر المحذوفة حتى أيام 93 في سلة المهملات (إلا إذا قام المسؤولون بضبط فترة أقصر). تُحفظ العناصر لمدة ثلاثة أيام على الأقل قبل حذفها نهائياً.
ما هي مدة الاحتفاظ بالإصدارات وما هي القيود المفروضة عليها؟
في حسابات OneDrive الشخصية يتم الاحتفاظ بالإصدارات القديمة من الملف لمدة 30 يومًا ويمكن استعادته إلى أقصى حد ممكن نسختان لكل ملف تقريبًا (قد يختلف الحد الدقيق حسب الإعدادات). بالنسبة لحسابات المؤسسات، تعتمد الحدود على تكوين المكتبة في SharePoint/OneDrive للأعمال، والذي يمكن أن يكون أكثر سخاءً بكثير (على سبيل المثال، ما يصل إلى 500 نسخة لكل ملف).
كيفية التصرف عند تجاوز OneDrive حد التخزين
إذا تجاوزت سعة التخزين المسموح بها في OneDrive، فسيتم وضع حسابك في فترة تعليق. حالة التجميدلا تزال الملفات موجودة، لكن قد تتوقف الخدمة عن المزامنة بشكل صحيح وتمنع بعض الإجراءات. للخروج من هذه المشكلة، لديك خياران رئيسيان:
- شراء مساحة أكبريمكنك الترقية إلى باقة أكبر أو إضافة مساحة تخزين. قد يستغرق الأمر أحيانًا ما يصل إلى 24 ساعة حتى يتم تفعيل التجديد وإلغاء تجميد OneDrive.
- احذف الملفات لتحرير مساحةإذا كنت لا ترغب في دفع المزيد، يمكنك في واجهة OneDrive على الويب تحديد "إلغاء تجميد حسابك للوصول إلى ملفاتك مؤقتًا". خلال فترة السماح هذه، ستكون ملفاتك للقراءة فقط حتى تقوم بتحرير مساحة كافية. 30 يومًا لحذف المحتوى وخفض الحد الأقصى. إذا لم تفعل ذلك، فسيتم تجميد الحساب مرة أخرى، وفي بعض الحالات، يكون الخيار الوحيد المتبقي هو الاتصال بدعم مايكروسوفت.
يجدر التحقق من المجلدات التي يتم استخدامها المزامنة من جهاز الكمبيوتر قم بإلغاء تحديد الملفات التي تشغل مساحة كبيرة (مثل مقاطع الفيديو الكبيرة التي لا داعي لوجودها على السحابة). من الممارسات الجيدة أيضًا تنزيل الملفات المهمة إلى محرك أقراص محلي أو نظام نسخ احتياطي آخر قبل حذفها نهائيًا من OneDrive لتوفير مساحة.
بالإضافة إلى ذلك، إذا لم تقم بالوصول إلى OneDrive الخاص بك أثناء سنةقد يتم تجميد حسابك حتى لو واصلت استخدام خدمات Microsoft 365 الأخرى. ما عليك سوى تسجيل الدخول مرة واحدة على الأقل سنويًا (أو استخدام تطبيق سطح المكتب) لتجنب ذلك.
ميزات OneDrive التي تعتمد على التحكم في الإصدارات
يُعد OneDrive for Business جزءًا من Microsoft 365، ويقدم مجموعة من الميزات التي إنهم يستفيدون بشكل مباشر من التحكم في الإصدارات والتخزين السحابي لتحسين التعاون والأمان وسهولة الاستخدام.
الملفات حسب الطلب
وظيفة الملفات حسب الطلب يتيح لك ذلك عرض كل ما لديك في OneDrive والبحث عنه والتفاعل معه من خلال مستكشف الملفاتدون الحاجة إلى تنزيل المستند بأكمله إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك. تظهر المستندات الموجودة في السحابة فقط برمز سحابة، بينما تظهر المستندات التي تم تنزيلها بعلامة صح خضراء.
إذا كنت ستعمل دون اتصال بالإنترنت، يمكنك استخدام الخيار "استمر دائمًا في استخدام هذا الجهاز" للحصول على نسخة محلية. وإذا أردت لاحقًا توفير مساحة، يمكنك اختيار "إخلاء مساحة" بحيث يعود الملف إلى السحابة، دون فقدان سجل إصداراته.
المرفقات الحديثة في Outlook
يتكامل OneDrive مع Outlook لتقديم ما يسمى "الارتباطات الحديثة"بدلاً من إرسال نسخة من الملف عبر البريد الإلكتروني، يتم إرسال رابط إلى ملف مخزن على OneDrive أو SharePoint. هذا يُركز المستند ويمنع انتشاره. نسخ مختلفة في البريد الوارد.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تحديد ما يلي من خلال برنامج Outlook: أذونات المشاركة (للعرض فقط، أو التحرير، أو المشاركة مع أشخاص محددين، إلخ)، مما يُواءم استخدام البريد الإلكتروني مع نموذج التحكم في الإصدارات في OneDrive. غالبًا ما تُعدّل المؤسسات السلوك الافتراضي لبرنامج Outlook لتحديد ما إذا كان سيتم إرفاق الملف كنسخة أو كرابط افتراضيًا.
استعادة الملفات من النشاط الأخير
الوظيفة المحددة لـ استعادة الملفات يتيح لك OneDrive للأعمال اختيار نقطة استعادة من أحدث إصدار أيام 30يتم عرض رسم بياني لنشاط الملفات للمساعدة في تحديد وقت حدوث المشكلة (على سبيل المثال، هجوم برامج الفدية مع العديد من التعديلات المركزة).
من تلك الشاشة يمكنك تحديد النقطة الزمنية التي تريد العودة إليها وسيعود OneDrive إلى حالته السابقة. جميع التغييرات اللاحقة بالنسبة لمجموعة الملفات المتأثرة، تُعدّ هذه الأداة مفيدة للغاية عندما لا تؤثر المشكلة على مستند واحد، بل على عدة مستندات في آن واحد.
حاوية إعادة تدوير الأعمال
بالإضافة إلى سلة المهملات الشخصية في OneDrive، تحتوي الحسابات المهنية والتعليمية على حاوية إعادة تدوير ذات قدرة احتجاز ممتدة (حتى 93 يومًا، ما لم يتم ضبط الإعدادات بشكل مختلف). خلال هذه الفترة، يمكن استعادة الملفات بسهولة، وعندها فقط يتم حذفها نهائيًا، مما يضيف طبقة إضافية من التسامح مع أخطاء الحذف.
نقل مجلد معروف
وظائف نقل المجلدات المعروفة يتيح لك هذا البرنامج إعادة توجيه مجلدات ويندوز وماك أو إس الشائعة (سطح المكتب، المستندات، إلخ) تلقائيًا إلى ون درايف. وبهذه الطريقة، لا يضطر المستخدم إلى تغيير عاداته: إذ يستمر في الحفظ في مجلداته المعتادة، ولكن يتم في الواقع إعادة توجيه تلك الملفات إلى ون درايف. تتم مزامنتها مع OneDrive ويستفيدون من التحكم في الإصدارات، والنسخ الاحتياطي السحابي، والتعافي من الكوارث.
مزامنة الملفات عبر جميع الأجهزة
تكتمل روعة OneDrive مع مزامنة التطبيق لأنظمة ويندوز وماك، وتطبيقات الهواتف المحمولة لأنظمة iOS وأندرويد. بفضلها، بمجرد حفظ ملف في مجلد OneDrive الخاص بك، يتم تحميله تلقائيًا إلى السحابة، ونسخه عبر الأجهزة الأخرى، و سجل الإصدارات المركزي على المنصة.
يمكن للشركات تخطيط ونشر تطبيق المزامنة واسع النطاق من مركز إدارة SharePoint/OneDrive، وتحديد المكتبات التي تتم مزامنتها، والسياسات المطبقة، والسلوك المسموح به فيما يتعلق باستخدام الشبكة والتخزين المحلي وما إلى ذلك.
أفضل الممارسات وحالات الاستخدام الموصى بها لـ OneDrive للأعمال
تم تصميم OneDrive للأعمال لـ المنظمات من جميع الأحجاممن العاملين لحسابهم الخاص والشركات الصغيرة والمتوسطة إلى الشركات الكبيرة ذات متطلبات الأمن والامتثال الصارمة. تشمل بعض الفئات التي تستفيد بشكل خاص ما يلي:
- العاملون عن بعد الذين يحتاجون إلى الوصول إلى المستندات والتعاون عليها من مواقع وأجهزة مختلفة.
- الفرق والأقسام التي تتطلب مساحة عمل مركزية ونظام تحكم في الإصدارات.
- مسؤولو تكنولوجيا المعلومات ومسؤولو الامتثال يجب أن يضمن ذلك الاحتفاظ بالبيانات، ومراجعتها، وحمايتها من الفقدان.
- مديري المشاريع الذين يديرون وثائق المشروع الهامة ويحتاجون إلى معرفة من قام بتغيير ماذا ومتى.
لإخراجه كل العصيرمن المهم الانتباه إلى جوانب مثل:
- تنظيم أ بنية مجلد متسقة وإذا كان ذلك مناسبًا، استخدم البيانات الوصفية في SharePoint.
- قم بمراجعة دورية أذونات المشاركة لمنع الوصول المفرط.
- تدريب المستخدمين على سجل الإصدارات، والاستعادة، والسجلاتلذا لا تخف من استخدام هذه الميزات.
- تكوين السياسات الاحتفاظ المعقول لتحقيق التوازن بين المتطلبات القانونية وتكاليف التخزين.
يوفر نظام OneDrive وSharePoint وOffice حلاً شاملاً لكل من التحكم في الإصدارات (بما في ذلك السجلات)، وسلة المحذوفات الموسعة، واستعادة الملفات، وخيارات المزامنة والوصول عبر أي جهاز. العمل اليومي أما بالنسبة لل إدارة المخاطر والامتثال.
إن تكوين هذا النظام بشكل صحيح لا يمنع المشاكل عند فقدان ملف فحسب، بل يمنح المؤسسة أيضًا راحة البال مع العلم بوجود سجل موثوق وقابل للتدقيق لكل ما يحدث مع مستنداتها الرئيسية. شارك هذه المعلومات حتى يعرف المزيد من المستخدمين كيفية إدارة التحكم في الإصدارات في Office وOneDrive.