من المؤكد أنك شعرت كثيرًا أن مستندات Word أو Excel أو PowerPoint (وفي Word، استخدام تعقب التغييرات والتعليقات) الخاصة بك في حالة من الفوضى الدائمة: إصدارات بأسماء مستحيلة، وملفات تم الكتابة فوقها عن طريق الخطأ، وزملاء يقومون بالتحرير بدون سابق إنذار... Office وOneDrive وSharePoint يمكن السيطرة على هذه الفوضى، ولكن فقط إذا كنت تفهم تمامًا كيفية عمل التحكم في الإصدار والاحتفاظ والسياسات المرتبطة به.
في بيئات العمل، لا يتعلق الأمر فقط بـ "القدرة على التراجع" عندما يرتكب شخص ما خطأً: نحن نتحدث عن الامتثال التنظيمي، والسجلات، والتدقيق، وتكاليف التخزين، وسياسات الترخيصستشاهد أدناه، بطريقة منظمة وباللغة الإسبانية الواضحة، كيفية عمل الإصدارات في Office وOneDrive، والدور الذي تلعبه تسميات الاحتفاظ، وما تفعله مكتبات تعليق الحفظ على وجه التحديد، وما هي سياسات OneDrive التي يمكنك استخدامها كمسؤول، وكيف يتناسب كل هذا مع تغييرات الترخيص مثل Microsoft 365 Archive.
المفاهيم الأساسية: الإصدارات والاحتفاظ والسجلات في Microsoft 365
في Microsoft 365، يدور كل شيء حول ثلاث قطع رئيسية: تاريخ إصدار المستند، الاحتفاظ والتخلص الخاضع للرقابة والقدرة على إعلان محتويات معينة كـ تسجيلتنطبق هذه الإمكانات على كل من ملفات OneDrive ومواقع SharePoint، بما في ذلك المواقع المؤرشفة والحاويات. SharePoint المضمن يستخدمه Loop أو Copilot.
يتيح لك التحكم في إصدار المستند الحفاظ على التكرارات المختلفة للملف باستخدام الطوابع الزمنية والمؤلف والحجم والتعليقات، نعم هذا مهم إدارة البيانات الوصفية بشكل صحيح. تُضاف إلى هذا السجل سياسات الاحتفاظ والعلامات، التي تُحدد مدة الاحتفاظ بالمحتوى وما يجب أن يحدث عند انتهاء الفترة: فقط احتفظ، أو احتفظ واحذف، أو فقط احذفبالإضافة إلى ذلك، قد تقوم بعض ملصقات الاحتفاظ بوضع علامة على العناصر على أنها السجلات التنظيمية أو السجلاتإضافة قيود إضافية لمنع التغييرات والحذف.
التحكم في الإصدار في SharePoint وOneDrive
في جميع مكتبات مستندات SharePoint وOneDrive، يتم تمكين التحكم في الإصدار بشكل افتراضي، مما يوفر ما لا يقل عن 500 إصدار رئيسييتم ترقيم الإصدارات الرئيسية باستخدام أعداد صحيحة (على سبيل المثال، 5.0) والإصدارات الثانوية باستخدام أرقام عشرية (5.1، 5.2، وما إلى ذلك)، وهو ما يميز المعالم "الرسمية" عن المسودات الجارية.
تستخدم العديد من المنظمات الإصدارات الثانوية للعمل الجاري وحجز الإصدارات الرئيسية للمراجعات الرسمية أو النشر. في بعض الحالات، يُهيأ أمان المسودة بحيث لا يتمكن من الاطلاع على هذه الإصدارات الثانوية إلا مالك الملف والمُصرَّح لهم بالموافقة عليه، مما يضمن وصول بقية الموظفين فقط إلى الإصدار الرئيسي المنشور.
في قوائم SharePoint، تختلف الأمور قليلاً: يُسمح فقط بما يلي الإصدارات الرئيسية مرقمة بالأعداد الصحيحةإذا كان الموافقة على العنصر مطلوبة، تمر العناصر بحالة معلقة (مسودة)، وحتى تتم الموافقة عليها، تستمر في الحصول على ترقيم عشري ومراقبة رؤية أكثر صرامة.
هناك حد ل 511 إصدارات ثانوية لكل إصدار رئيسي، ويمكن تعديله ليناسب كل بيئة. إذا تم الوصول إلى هذا الحد الأقصى وحاولت حفظ إصدار ثانوي آخر باستخدام عميل حديث، فسيتم استبدال الإصدار الثانوي الأحدث؛ مع العملاء الأقدم، قد يفشل الحفظ. لتجنب المشاكل، يُنصح عادةً بـ نشر الإصدارات الرئيسية بشكل دوري ودمجها مع سياسة الاحتفاظ بالإصدار المناسبة.
التحكم في إصدار السجل: القفل وفتح القفل
في سيناريوهات الامتثال، لا تحتاج العديد من الشركات إلى الاحتفاظ بالإصدارات فحسب، بل التعامل مع بعضها باعتبارها سجلات غير قابلة للتغييرولتحقيق هذه الغاية، يقدم SharePoint Online وOneDrive ما يسمى بإصدارات السجلات، والتي تسمح لك بتمييز ملف كسجل ولكن الاستمرار في إنشاء إصدارات جديدة يمكن أن تصبح سجلات أيضًا.
المفتاح هو تطبيق ملصق الاحتفاظ الذي يميز العنصر كسجلعندما يستقبل ملف هذه العلامة، تظهر خاصية مستند تسمى "حالة السجل"، والتي يمكن أن تكون في مغلق o مقفلةالسلوك هو كما يلي:
- عندما يتم قفل السجللا يُمكن تعديل المستند الأصلي، بل يُمكن قراءته فقط، وعادةً ما تكون عمليات الحذف مُحظورة تمامًا.
- Al فتح سجليتم تنشيط تسلسل داخلي: إذا لم تكن مكتبة تعليق الحفظ موجودة، يتم إنشاؤها؛ إذا لم يكن هناك مجلد "سجلات"، تتم إضافته؛ ويتم تنفيذ إجراء "نسخ إلى" الذي يرسل أحدث إصدار من الملف إلى مجلد السجلات هذا مع اسم يتضمن العنوان وGUID ورقم الإصدار.
تصبح هذه "النسخة" جزءًا من تاريخ الإصدار، مع وجود تعليق مرئي يحددها على أنها تسجيلتصبح الوثيقة الأصلية، بمجرد إلغاء قفلها، قابلة للتحرير مرة أخرى، على الرغم من أن العمود "العنصر هو سجل" لا يزال يحمل علامة "نعم"، وبينما تظل "حالة السجل" مقفلة، لا يمكن تعديل المحتويات أو حذفها.
في كل مرة يتم فيها إلغاء قفل المستند مرة أخرى، يتم إنشاء مستند جديد سجل الإصدار في مكتبة التعليق للحفظيتيح هذا الحفاظ على جدول زمني لإصدارات التسجيل دون إغراق النظام بنسخ غير ضرورية، حيث يتم تخزينه فقط كسجل عندما يتم تعيين الحالة صراحةً على القفل.
خزانة كتب معلقة لحفظ المواد وإعادة تدويرها
لضمان عدم فقدان المحتوى المحفوظ حتى لو قام المستخدم بتعديل أو حذف الملفات، يستخدم SharePoint وOneDrive مكتبة مخفية تسمى مكتبة معلقة للحفظإنه موقع نظام، غير مخصص للاستخدام التفاعلي، حيث يتم إرسال النسخ التي يجب على النظام الحفاظ عليها للامتثال لسياسات الاحتفاظ.
يختلف السلوك حسب نوع إعداد الاحتفاظ الذي ينطبق على الملفات أو العناصر:
- توجيه الاحتفاظعند تعديل أو حذف عنصر خاضع للسياسة، تُنسخ النسخة الأصلية إلى مكتبة التعليق لحفظها. في حالة التعديلات، لا يُنسخ أول تعديل لمستند جديد، بل يُنسخ بدءًا من التغييرات اللاحقة في حال تفعيل التحكم في الإصدارات.
- ملصق الاحتفاظ القياسي (لا يتم وضع علامة كسجل): عند تحرير العنصر، لا يتم نسخ أي شيء تلقائيًا إلى مكتبة الحفظ، ولكن إذا تم حذفه، يتم إنشاء نسخة في هذا الموقع.
- ملصق الاحتفاظ الذي يشير إلى السجلعند تحرير سجل غير مقفل، يتم نسخ المحتوى إلى مكتبة التعليق للحفظ؛ إذا كان السجل مقفلاً أو سجلاً تنظيمياً، يتم حظر إجراءات التحرير أو الحذف بشكل مباشر.
Un عمل مؤقت تعمل هذه العملية بانتظام (بفاصل سبعة أيام تقريبًا) على محتويات مكتبة الحفظ. عندما يكون الملف موجودًا لأكثر من 30 يومًا، تُقارن المهمة محتوياته بجميع سياسات الحفظ والعلامات المعمول بها؛ إذا تجاوز فترة الحفظ ولم يكن قيد المراجعة للحذف، يُنقل إلى صندوق إعادة التدوير للمرحلة الثانيةحيث يبقى لمدة 93 يومًا قبل حذفه نهائيًا. لفهم بدائل الحفظ والنسخ الاحتياطي، راجع أنواع النسخ الاحتياطي والاختلافات.
إذا لم يتم تعديل المحتوى الخاضع للاحتفاظ أو حذفه أثناء فترة الاحتفاظ به، فيمكن نقله مباشرةً إلى صندوق إعادة التدوير للمرحلة الأولى عند انتهاء الموعد النهائي، ينتقل إلى الثاني. صناديق إعادة التدوير هذه غير مُفهرسة، لذا لا يمكن البحث عنها باستخدام eDiscovery، مما يعزز طابعها كمنطقة إقصاء تدريجي.
هناك حالات لا تُنشأ فيها نسخة في مكتبة الحفظ، رغم الاحتفاظ بها، بسبب حظر إجراء المستخدم. يحدث هذا، على سبيل المثال، عندما تُشير علامة إلى المحتوى بأنه السجل التنظيمي دون السماح بالحذف، أو عندما تشير إعدادات إدارة السجل العالمية إلى أن المستخدمين لا يستطيعون حذف العناصر المحددة.
الاحتفاظ: الحفاظ، أو الإزالة، أو كليهما
يمكن تكوين سياسة الاحتفاظ أو التسمية لـ الاحتفاظ ثم الحذف، الاحتفاظ فقط، أو الحذف فقطتؤدي كل طريقة إلى تدفق مختلف للمحتوى بين مكتبة تعليق الحفظ والموقع الأصلي وصناديق النفايات:
الاحتفاظ والحذف
إذا كان التكوين يشير إلى "تخزين لمدة X ثم التخلص منها"السلوك هو:
- إذا تم تعديل المحتوى أو حذفه خلال الفترة، فسيتم نسخه إلى مكتبة التعليقحيث تبقى حتى يكتشف المؤقت انتهاء مدتها. من هناك، تُرسل إلى سلة المحذوفات في المرحلة الثانية، وتُحذف نهائيًا بعد 93 يومًا.
- إذا ظل المحتوى دون تغيير خلال تلك الفترة، فسيتم نقله إلى [الجهاز/المنصة] في نهاية المدة. صندوق إعادة التدوير للمرحلة الأولىمن هناك، يمكن الانتقال إلى المرحلة الثانية إذا أفرغها المستخدم أو حذف العنصر يدويًا. إجمالًا، تغطي هذه الأيام الـ 93 المرحلتين.
الاحتفاظ فقط
عندما يكون الهدف ببساطة ضمان حفظ المحتوى لأقصر فترة ممكنة دون الحاجة إلى حذفه نهائيًا، يكون النهج أبسط. إذا كان المحتوى يعدل أو يحذف خلال هذه الفترة، تُنشأ نسخة في مكتبة الحفظ، وتبقى هناك حتى انتهاء الفترة المُحددة. بعد انتهاء هذه الفترة، تُنقل هذه النسخة إلى سلة المحذوفات في المرحلة الثانية، وتُحذف نهائيًا بعد 93 يومًا. إذا كان المحتوى لا يتم تعديله ولا حذفهلا يحدث أي شيء آخر: تظل الوثيقة في موقعها الأصلي.
فقط احذف
في السياسات التي تهدف إلى الحذف المجدول (على سبيل المثال، لتنظيف المحتوى بعد فترة زمنية معينة)، إذا قام المستخدم بحذف المحتوى قبل التاريخ المحدد، يتم إدخال المستند في صندوق إعادة التدوير للمرحلة الأولى وإذا تم حذفه، ينتقل إلى المرحلة الثانية؛ وبعد 93 يومًا، يختفي تمامًا. إذا لم يحذفه أحد، ففي نهاية الفترة المحددة، يرسله النظام إلى المرحلة الأولى من سلة المحذوفات، ومن هناك يكرر العملية نفسها حتى الحذف النهائي.
الإصدارات والاحتفاظ وتغييرات السلوك
يتفاعل التحكم في الإصدارات والاحتفاظ بها بطريقة محددة نوعًا ما. عندما يخضع مستند مُحدَّد الإصدار لإعدادات الاحتفاظ، يتغير سلوكه في يوليو 2022 لتحسين الأداء: الآن يتم تخزين جميع الإصدارات التي تحتاج إلى الحفظ كـ ملف واحد في مكتبة الحفظبدلاً من ملفات متعددة مستقلة كما كان من قبل.
إذا لم تحدد العلامة العنصر كسجل، الإجراء في نهاية الفترة هو القضاء:
- إذا بدأت فترة الاحتفاظ بناءً على تاريخ الإنشاء أو تاريخ وضع العلامة أو حدث، تتشارك جميع الإصدارات نفس تاريخ انتهاء الصلاحية.يتم حذفها في نفس الوقت الذي يتم فيه حذف المستند الأصلي.
- إذا كان الاحتفاظ يعتمد على آخر تعديل نستخدم الآن النموذج الجديد، حيث تُحفظ الإصدارات كملف واحد، وتنتهي جميعها وفقًا لتاريخ أحدث إصدار. قبل هذا التغيير، كان لكل إصدار تاريخ انتهاء صلاحية مستقل، إذ كان يُنسخ كل إصدار كملف منفصل.
في حين أن الملف يخضع لـ سياسة الاحتفاظ أو تعليق الاكتشاف الإلكترونييتم تجاهل حد الإصدار المُهيأ في المكتبة: لا تُحذف الإصدارات تلقائيًا لتوفير مساحة، ولا يمكن للمستخدمين حذفها يدويًا. هذا يضمن الحفاظ الكامل على السجل طوال فترة الاحتفاظ به أو تعليقه.
ومع ذلك، عندما يتعلق الأمر بـ علامة الاحتفاظ المطبقة على ملف ينتمي أيضًا إلى سياسةنعم، يتم احترام حدود إصدار المكتبة؛ ويمكن إزالة الإصدارات الأقدم وفقًا لإعدادات التحكم في الإصدار، على الرغم من أن المستخدم لا يزال غير قادر على حذف الإصدارات يدويًا.
المرفقات السحابية ومساعد الطيار
دعا مرفقات السحابة هذه روابط لملفات مُخزّنة في SharePoint أو OneDrive، تُدرج في رسائل البريد الإلكتروني في Outlook، أو رسائل Teams، أو رسائل Viva Engage، بالإضافة إلى المستندات المُشار إليها في التفاعلات مع Microsoft 365 Copilot وCopilot Chat. في هذه الحالات، تُطبّق قواعد الاحتفاظ أيضًا، ولكن مع تمييز مهم.
عند استخدام توجيهات وضع العلامات التلقائية بالنسبة لمرفقات السحابة، لا ينطبق ملصق الاحتفاظ على الملف الأصلي، ولكن على نسخة يتم إنشاؤها في مكتبة التعليق للحفظيوصى بأن تبدأ فترة الاحتفاظ "عندما يتم وضع علامة على العنصر"، لأنه إذا كانت تعتمد على "الإنشاء" أو "آخر تعديل"، فسيتم استخدام تواريخ الملف الأصلي في وقت المشاركة، وقد لا يتناسب ذلك مع دورة حياة المرفق الفعلية.
إذا تم تعديل الملف الأصلي وإعادة مشاركته، تُنشأ نسخة جديدة منه في مكتبة الحفظ ويُعاد وسمها. أما إذا أُعيدت مشاركته فقط دون أي تغييرات، فيُحدّث تاريخ وسم النسخة، مما يُمدد فترة الحفظ إذا كان تاريخ الوسم مُستندًا إلى ذلك التاريخ. بالإضافة إلى ذلك، الاحتفاظ المؤقت الإضافي لمدة يوم واحد في مكتبة الحفظ للملفات التي تم حذفها أو نقلها قبل إنشاء النسخة المميزة، بحيث يظل المرجع المستخدم بواسطة المرفق السحابي يحتوي على نسخة احتياطية متاحة.
محتوى OneNote والهياكل الخاصة
عند تطبيق الاحتفاظ على محتوى OneNote، يتم تقسيم كل دفتر ملاحظات داخليًا إلى الأقسام التي يتم التعامل معها كملفات فرديةتوجد الصفحات داخل كل قسم وترث إعداداته. لذلك، تُطبّق سياسات أو علامات الاحتفاظ على الأقسام بأكملها مع جميع صفحاتها، مع الاحتفاظ بها أو حذفها حسب الحاجة، مع عدم استخدام تاريخ "التعديل" لدفتر الملاحظات بأكمله في هذه القرارات.
ينطبق الحجب على الملفات، وعناصر القائمة (عبر العلامات)، وحاويات الحلقة، وصفحات Copilotمع ذلك، لا ينطبق هذا على الهياكل التنظيمية كالمكتبات والقوائم والمجلدات أو مساحات العمل نفسها. يجب إدارة هذه الهياكل باستخدام أدوات إدارية أخرى.
الاحتفاظ بالمستخدمين ومغادرة المؤسسة وأرشيف Microsoft 365
في SharePoint، تعتبر المواقع مساحات تعاونية ولا يُحذف المحتوى لمجرد مغادرة المستخدم للشركة. ستظل المستندات موجودةً وخاضعةً لـ توجيهات أو تسميات الاحتفاظ حتى انتهاء فتراتهم الزمنية الخاصة.
في OneDrive، يختلف السلوك بعض الشيء لأنه مساحة شخصية. في حال مغادرة المستخدم، تُحذف الملفات التي تحمل سياسات الاحتفاظ أو التصنيفات. يظلون محتجزين ويمكن الوصول إليهم لعمليات البحث عن التوافق، والاستكشاف الإلكتروني، والوصول المشترك خلال الفترة المحددة. بعد انتهاء المدة، وإذا كان التكوين يتضمن حذفًا، يُنقل المحتوى إلى سلة المحذوفات الخاصة بمجموعة المواقع، حيث يمكن للمسؤول فقط استرجاعه خلال فترة 93 يومًا.
مع إدخال أرشيف Microsoft 365يمكن نقل العديد من مواقع SharePoint إلى حالة الأرشفة لتحسين التخزين وتقليل التكاليف. بالنسبة للمسؤولين، تُدار سياسات الاحتفاظ والعلامات بنفس الطريقة تقريبًا لكليهما. المواقع النشطة والمؤرشفةتظل المواقع المؤرشفة متضمنة في السياسات الافتراضية، ويمكن إنشاء سياسات جديدة خصيصًا لها، ويمكن تطبيق العلامات تلقائيًا.
الحد الرئيسي هو أن المستخدمين النهائيين لا يستطيعون التفاعل مع محتوى المواقع المؤرشفة (على سبيل المثال، تطبيق العلامات أو إزالتها، أو قفل/فتح السجلات، أو تحرير الخصائص)، وفي حالة مرفقات السحابة، لم تعد سياسة وضع العلامات التلقائية تحافظ على المرفقات الجديدة التي تشير إلى المحتوى الموجود حاليًا على موقع مؤرشف.
تغييرات الترخيص في OneDrive وMicrosoft 365 Archive
أعلنت شركة مايكروسوفت أنه اعتبارًا من تاريخ محدد، سيتم إغلاق أي حساب OneDrive بدون ترخيص لمدة تزيد عن 93 يومًا سيتم أرشفته تلقائيًا في أرشيف Microsoft 365. لهذا الأمر نتيجتان مهمتان فيما يتعلق باستراتيجية الإصدارات، والاحتفاظ، والتكاليف:
- يظل الوصول إلى هذا الحساب المؤرشف متاحًا مقتصر على المستخدمين والمسؤولينيظهر الحساب في أدوات الإدارة، لكن لا يمكن الوصول إلى محتواه بشكل مباشر.
- يتضمن التخزين في أرشيف Microsoft 365 تكاليف إضافية لكل من الحفاظ على البيانات واستعادتهاوالتي تعتمد على حجم المعلومات.
لتخفيف هذا التأثير، من المهم الحفاظ على سيطرة صارمة على من يستخدم OneDrive، ومن لديه حساب على OneDrive. الترخيص المخصص ومن ليس كذلكوقارنها ببيانات الاستخدام الفعلية. تتيح لك أدوات إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات (ITAM) مثل Proactivanet معرفة خطط الخدمة والتراخيص النشطة، والحسابات التي استخدمت OneDrive خلال الـ 28 يومًا الماضية، ومواقع التراخيص المكررة أو غير المخصصة التي يمكن الاستفادة منها. منع أرشفة الحسابات النشطة عن غير قصد.
إدارة OneDrive باستخدام GPOs ومفاتيح التسجيل
في بيئات Windows المؤسسية، تتم إدارة OneDrive إلى حد كبير من خلال كائنات نهج المجموعة (GPOs) يتم الحصول على قوالب الإدارة هذه (.admx و.adml) عند تثبيت عميل مزامنة OneDrive، ويتم نسخها إلى مخزن نهج المجموعة المركزي للنطاق. في كل مرة تُفعّل فيها إعدادًا أو تُعطّله، يتم تعديل المفاتيح المقابلة في HKLM أو HKCU. إذا تركت الإعداد على "غير مُهيأ" لاحقًا، فستظل هذه المفاتيح دون تغيير، لذا يُفضّل الاحتفاظ بها. مُمكّن أو مُعطّل بعد اتخاذ القرار بشأن وضعهم.
توجد قائمة واسعة من كائنات نهج المجموعة (GPOs) التي تسمح لك بالتحكم في كل شيء بدءًا من سلوك المزامنة وحتى استخدام النطاق الترددي والمزيد. من يمكنه استخدام OneDrive Personal، وكيف تتم إدارة مجلدات Windows المألوفة، وكيف تتم معالجة تعارضات Office أو متى يجب تحذير المستخدم بشأن عمليات الحذف الجماعية. من أهم النصائح المتعلقة بإدارة الإصدارات، والاحتفاظ بالبيانات، وتجربة المستخدم:
سياسات تكوين الفريق لـ OneDrive
بين سياسات "تكوين الكمبيوتر\القوالب الإدارية\OneDrive" هناك العديد من الأمور التي تؤثر على كيفية إدارة الملفات ومزامنتها وحذفها:
- لحذف المحتوى بشكل دائم عند إلغاء تثبيت المجلدات المضافة أو فقدان الأذوناتتتحكم كائنات نهج المجموعة هذه فيما إذا كان سيتم إرسال المحتوى المحلي إلى المجلد المضاف عند إلغاء تثبيته أو عند فقدان الأذونات عليه. سلة المحذوفات أو حذفها نهائيًايتم تنشيطها باستخدام مفتاحي AddedFolderHardDeleteOnUnmount وAddedFolderUnmountOnPermissionsLoss.
- السماح بتعطيل وراثة الأذونات على المجلدات المتزامنة للقراءة فقطمُصمم لتحسين الأداء في مجلدات القراءة فقط المعقدة للغاية، باستخدام مفتاح PermitDisablePermissionInheritance. لا يؤثر على الأذونات في SharePoint، بل على قوائم التحكم بالوصول المحلية فقط.
- التحكم في المستأجرين المسموح لهم أو المحظورينتحدد GPOs AllowTenantList وBlockTenantList المؤسسات التي يمكن لـ OneDrive المزامنة معها، مما يمنع المستخدمين من تحميل المحتوى الخاص بالشركة. المستأجرين غير المصرح لهم.
- تحذيرات الحد الأدنى لمساحة القرص والمساحة المنخفضةباستخدام MinDiskSpaceLimitInMB وWarningMinDiskSpaceLimitInMB، يمكنك منع OneDrive من تنزيل الملفات التي تقل عن حد معين أو عرض تحذيرات عندما يترك الملف القرص أسفل الحد الأدنى.
- أرشفة حسب الطلب وتجفيف موقع المعداتتفرض سياسات FilesOnDemandEnabled وDehydrateSyncedTeamSites استخدام الملفات عند الطلب وتحويل المحتوى المتزامن من مواقع الفريق إلى عبر الإنترنت فقطتقليل استهلاك القرص وحركة المرور على الشبكة.
- إدارة عرض النطاق الترددي للتحميلباستخدام EnableAutomaticUploadBandwidthManagement وAutomaticUploadBandwidthPercentage، يمكنك جعل OneDrive يستخدم ليدبات أو الحد من الأحمال إلى نسبة مئوية من قدرة الرفع.
- حركة المجلد المعروف وقفله (KFM)تتيح لك السياسات مثل KFMBlockOptIn، وKFMBlockOptOut، وKFMOptInWithWizard، وKFMSilentOptIn فرض أو منع إعادة توجيه المستندات والصور وسطح المكتب إلى OneDrive، إما بصمت أو عن طريق مطالبة المستخدم بالتأكيد.
- تحذيرات وتأكيدات الحذف الجماعيتتحكم مفاتيح LocalMassDeleteFileDeleteThreshold وForcedLocalMassDeleteDetection في عدد الملفات المحذوفة التي يجب إخطار المستخدم بها وما إذا كان هذا الإخطار إلزاميًا أو يمكن تذكيره "بعدم إظهاره مرة أخرى".
- التحكم في الوضع غير المتصل بالإنترنت في OneDrive على الويبتحدد طريقتي `DisableOfflineMode` و`DisableOfflineModeForExternalLibraries` ما إذا كان بإمكان المستخدمين تمكين وضع غير متصل بالشبكة على الويب لمكتباتهم الخاصة وللمكتبات المشتركة من مستأجرين آخرين.
- بدء التشغيل التلقائي، وحركة المرور قبل تسجيل الدخول، والتكوين الصامتتتحكم سياسات مثل EnableAutoStart وPreventNetworkTrafficPreUserSignIn وSilentAccountConfig في ما إذا كان OneDrive يبدأ مع نظام التشغيل Windows وما إذا كان بإمكانه إنشاء حركة مرور قبل تسجيل الدخول وما إذا كان يمكنه قم بالتكوين تلقائيًا باستخدام بيانات اعتماد Microsoft الخاصة بك. سجّل الدخول.
سياسات تكوين المستخدم لـ OneDrive
En "تكوين المستخدم\القوالب الإدارية\OneDrive" هناك كائنات نهج المجموعة (GPOs) التي تركز بشكل أكبر على تجربة المستخدم والسلوك النموذجي للتطبيق:
- تعارضات ملفات المكتب والتأليف المشتركتحدد سياسات EnableHoldTheFile وEnableAllOcsiClients كيفية التعامل مع الملفات. تعارضات المزامنة مع Office وإذا سُمح بالتأليف المشترك والمشاركة في الوقت الفعلي من تطبيقات سطح المكتب، تخطط مايكروسوفت لتمكين التأليف المشترك ودمج التعارضات افتراضيًا لجميع المستأجرين، مما يؤدي إلى إزالة كائنات نهج المجموعة هذه.
- المزامنة على الشبكات المقاسة ووضع توفير البطاريةDisablePauseOnMeteredNetwork وDisablePauseOnBatterySaver يجعلان OneDrive متابعة المزامنة حتى على الشبكات المقيسة أو عند تمكين توفير البطارية، بدلاً من التوقف مؤقتًا بشكل افتراضي.
- حدود سرعة التنزيل والتحميليحدد DownloadBandwidthLimit وUploadBandwidthLimit الحد الأقصى لـ KB/s للمزامنة، وهو أمر مفيد للنشر الأولي أو البيئات ذات قيود صارمة على الشبكة.
- موقع مجلد OneDrive والتخصيصيتيح لك الأمران DefaultRootDir وDisableCustomRoot تعيين مسار افتراضي لمجلد "OneDrive – {organization}" والتحكم فيما إذا كان بإمكان المستخدم تغييره في المعالج.
- قفل OneDrive الشخصييمنع DisablePersonalSync المستخدمين من مزامنة حسابات OneDrive الشخصية على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالشركة، وبالتالي الحفاظ على محيط بيانات أكثر وضوحًا.
أفضل الممارسات لإدارة الإصدارات والاحتفاظ والسياسات في OneDrive/Office
مع كل هذه القطع على الطاولة، المفتاح هو دمجهم بشكل متماسك لتجنب الإفراط في التخزين أو استهلاكه بالكامل. عادةً ما يتضمن النهج المعقول ما يلي:
- تحديد سياسات الاحتفاظ حسب نوع المعلوماتعلى سبيل المثال، العقود التي تتمتع بفترة احتفاظ تصل إلى عدة سنوات وحذف قسري في النهاية، والوثائق الداخلية التي تتمتع بفترة احتفاظ قصيرة/متوسطة المدى فقط، والمحتوى المعاملاتي الذي يتمتع بسياسات الحذف فقط.
- ضبط حدود الإصدار حسب أهمية المحتوى. ليس من المنطقي الاحتفاظ بمئات النسخ من وثائق تافهة، ولكن من المنطقي الاحتفاظ بنسخ من السجلات المالية أو القانونية أو الفنية.
- استخدام تسجيل الدخول والتحكم في إصدار السجلات بالنسبة للعقود والمحاضر والمستندات التي تحتاج حقًا إلى إمكانية التتبع الكامل، وتجنب وضع علامة عليها جميعًا كسجلات دون داعٍ.
- دمج GPO في OneDrive مع الاحتفاظيؤدي فرض تشغيل الملفات عند الطلب على الأجهزة ذات مساحة القرص الصغيرة، ونقل المجلدات المعروفة بصمت، والحد من النطاق الترددي في عمليات النشر الجماعية إلى تقليل مشكلات الأداء دون التضحية بالتحكم في الإصدار.
- مراقبة تغييرات الترخيص والأرشفةقم بمراجعة حسابات OneDrive غير المرخصة أو المستخدمة مؤخرًا بشكل دوري، وأعد تعيين التراخيص غير المستغلة بالكامل، وقرر المحتوى الذي يستحق الدفع مقابل تخزينه في Microsoft 365 Archive.
يؤدي محاذاة التحكم في إصدار Office وسياسات الاحتفاظ وعلامات SharePoint/OneDrive وGPOs في OneDrive مع سياسة الامتثال وحدود التكلفة إلى إنشاء مزيج قوي: تاريخ كامل للمستندات الهامة، والتحكم الحقيقي فيما يتم حذفه ومتى يتم حذفه، وتجربة مستخدم نظيفة إلى حد ما، دون صدمة "لقد فقدت النسخة الجيدة" أو فواتير التخزين التي ترتفع بشكل كبير دون أن يعرف أحد السبب. شارك هذه المعلومات حتى يكون المستخدمون على علم بالمشكلة.