إذا كنت تعمل مع المستندات الموجودة على السحابة بشكل يومي، فستعرف أن واحدًا فقط نقرة مؤسفة تتسبب في فقدان تغييرات مهمة أو استبدال ملف كان مثاليًا بالفعل. لحسن الحظ، يتضمن كل من مستندات جوجل وجوجل درايف نظامًا قويًا للتحكم في الإصدارات يسمح لك بالرجوع إلى الإصدارات السابقة، ومعرفة من قام بماذا ومتى، والحفاظ على كل شيء تحت السيطرة دون الحاجة إلى حفظ آلاف النسخ من "المسودة النهائية".
ستشاهد في هذه المقالة، خطوة بخطوة، كيفية عملها التحكم في الإصدارات في مستندات جوجل وجوجل درايفما الفرق بين نشاط محرك الأقراص العام وسجل إصدارات المستندات؟ كيفية إدارة إصدارات ملفات Wordملفات PDF أو غيرها من الصيغ، وما هي أفضل الممارسات التي يجب تطبيقها لتجنب المفاجآت عند العمل بمفردك أو ضمن فريق.
ما هو بالضبط نظام التحكم في الإصدارات في مستندات جوجل وجوجل درايف؟
عندما نتحدث عن التحكم في الإصدارات في بيئة جوجل، فإننا في الواقع نشير إلى شيئين يكملان بعضهما البعض ولكنهما ليسا متطابقين: نشاط جوجل درايف (على مستوى الملف والمجلد) و سجل الإصدارات في المستندات، والجداول، والعروض التقديمية، والفيديوهات مخزنة على القرص الصلب.
من ناحية أخرى، يُظهر لك نشاط Drive جميع الإجراءات التي تم تنفيذها على ملفاتك: من قام بتحريرها، ومن قام بنقلها إلى مجلد آخر، ومن قام بمشاركتها، وما إذا تم تغيير الاسم، أو ما إذا تم تحميل ملف جديد إلى مجلد معين.
من ناحية أخرى، يتيح لك سجل الإصدارات في مستندات Google وجداول البيانات والعروض التقديمية (وكذلك مقاطع الفيديو المحفوظة في Google Drive) افتح الإصدارات القديمة من المحتوىيمكنك عرض التغييرات المميزة بالألوان حسب المستخدم واستعادة إصدار سابق إذا كنت بحاجة إلى التراجع عن التعديلات الأخيرة.
من المهم أن نضع في اعتبارنا أن سجل إصدارات مستندات جوجل الأصلية (المستندات، الجداول، العروض التقديمية) ليس هو نفسه إدارة الإصدارات في Office وOneDrive بالنسبة للملفات مثل ملفات PDF أو الصور أو مستندات Word التي تم تحميلها بدون تحويل، يقوم Drive بحفظ نسخ من الملف بأكمله، ولكنه لا يعرض لك التغييرات سطرًا بسطر كما يفعل في Docs.
نشاط Google Drive: تعرف على ما يحدث لملفاتك
يُعد عرض النشاط في Google Drive مثاليًا لـ لتتبع تحركات ملفاتك ومجلداتكوخاصة إذا كنت تشارك الموارد مع أشخاص آخرين في فريقك أو مع العملاء.
ستشاهد في هذا النشاط، من بين أمور أخرى، هذه الأنواع من التغييرات والتي يتم تسجيلها تلقائيًا في Drive وعرضها في الشريط الجانبي الأيمن:
- الإصدارات والتعليقات حقائق في ملف.
- إعادة تسمية الملفات أو المجلدات المحفوظة على محرك الأقراص الخاص بك.
- عمليات النقل أو الحذف أو الاستعادة من الملفات والمجلدات.
- تحميل ملفات أو مجلدات جديدة إلى موقع على محرك الأقراص.
- أفعال مشاركة الأشياء مع الآخرين أو التوقف عن مشاركتها معهم.
للوصول إلى هذه المعلومات من جهاز الكمبيوتر، ما عليك سوى الانتقال إلى drive.google.com، ادخل إلى وحدتك وافتح لوحة المعلومات:
- الوصول إلى drive.google.com من المتصفح.
- على الجانب الأيسر، ادخل وحدتي.
- في أعلى اليمين، انقر على أيقونة معلومات لفتح اللوحة الجانبية.
- ستجد في تلك اللوحة علامتي تبويب: تفاصيل y نشاط.
إذا كنت تريد مراجعة آخر التغييرات في محرك الأقراص الخاص بكما عليك سوى تحديد علامة تبويب "النشاط" والتمرير لأسفل القائمة. إذا كنت تفضل التركيز على ملف أو مجلد معين، فانقر على هذا العنصر وسترى سجل أسهمك المسرب في الجزء الأيمن.
تُعد هذه الميزة مفيدة بشكل خاص عند العمل ضمن فريق، لأنها تساعدك على تحديد من قام بماذا بسرعة وفي أي لحظة، وكذلك أن تتذكر متى قمت بفعل معين بنفسك إذا لم يكن الأمر حاضراً في ذهنك.
سجل الإصدارات في المستندات، وجداول البيانات، والعروض التقديمية، والفيديوهات
بينما يمنحك هذا النشاط منظورًا عالميًا، فإن سجل الإصدارات داخل ملفات جوجل يركز على تغييرات محددة في المحتوى: النصوص، والخلايا، والشرائح، أو حتى التعديلات المطبقة على مقاطع الفيديو المخزنة في Drive.
في مستندات جوجل وجداول البيانات والعروض التقديمية، تُحفظ جميع المسودات في ملف واحد، لذا لا تحتاج إلى تكرار المستندات للاحتفاظ بالإصدارات السابقة. وهذا يتيح لك... تتبع تطور المستندتعرف على من قام بكل تغيير، وإذا ندمت على ذلك، فارجع إلى إصدار أقدم دون أي مشاكل.
لعرض إصدار سابق في Docs أو Sheets أو Slides من Drive أو تطبيقات الويب نفسها، فإن العملية بسيطة للغاية وتتطلب دائمًا وجود دور المستخدم. مالك أو بإذن من يمكنك التعديل بخصوص الوثيقة:
- افتح الملف (مستند، جدول بيانات، عرض تقديمي، أو فيديو) من Drive.
- في القائمة العلوية، أدخل ملف > تاريخ الإصدارات > عرض تاريخ الإصدارات.
- ستعرض اللوحة اليمنى قائمة بالإصدارات مرتبة حسب التاريخ والوقت، مع أسماء الأشخاص الذين قاموا بالتحرير في كل واحدة.
- سيؤدي النقر على الطابع الزمني إلى عرض المستند كما كان في ذلك الوقت، مع تمييز التغييرات بألوان مختلفة حسب المستخدم.
- إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بهذا الإصدار كحالة حالية للملف، فانقر على استعادة هذه النسخة.
في الأعلى، سترى غالبًا المؤشر "آخر فرصة"إذا مررت مؤشر الماوس فوقه، فسيعرض لك النظام ذلك بسرعة من قام بالتعديل الأخير ومتى؟إذا ظهرت نقطة زرقاء صغيرة على تلك الأيقونة، فهذا يعني أنه قد طرأت تغييرات جديدة منذ آخر مرة فتحت فيها الملف.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام خيار سجل الإصدارات نفسه لـ على سبيل المثال، إصداريُعد هذا عمليًا للغاية لتحديد المعالم الرئيسية مثل "النسخة المعتمدة من قبل العميل" أو "التسليم النهائي"، ثم التنقل عبر السجل دون الوقوع في حيرة من أمر التواريخ.
كيفية معرفة من قام بتعديل خلية معينة في جداول البيانات
يحتوي برنامج جداول بيانات جوجل على ميزة إضافية مفيدة للغاية للعمل التعاوني: يمكنك عرض تاريخ التغيير لخلية معينةدون الحاجة إلى مراجعة المستند بأكمله.
لاستخدامه، افتح الورقة إلى Sheets.google.com من جهاز الكمبيوتر الخاص بك، قم بما يلي:
- انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية التي تريد فحصها.
- حدد الخيار عرض سجل التغييرات.
ستُفتح لوحة صغيرة حيث يمكنك الرؤية ما هي القيم التي كانت تحتويها تلك الخلية؟من عرّفهم على بعضهم ومتى. مع ذلك، تذكر أن لا تظهر جميع التغييرات في هذا السجل: على سبيل المثال، لا يتم إدراج الصفوف أو الأعمدة المضافة أو المحذوفة، أو تغييرات تنسيق الخلايا، أو التغييرات الناتجة عن الصيغ.
على الرغم من هذه القيود، فإن هذه الوظيفة مثالية للكشف عن متى تم كسر الصيغة؟ أو من قام بتغيير مبلغ رئيسي ضمن تقرير مشترك.
إدارة إصدارات الملفات غير التابعة لشركة جوجل (ملفات PDF، وورد، والصور، وما إلى ذلك)
يتيح جوجل درايف أيضًا التحكم في إصدارات الملفات غير الأصلية لـ Google، مثل ملفات PDF، ومستندات Word، وعروض PowerPoint التقديمية، والصور، أو غيرها من التنسيقات التي تقوم ببساطة بتحميلها إلى محرك الأقراص الخاص بك.
في هذه الحالات، لا يعرض لك Drive التغييرات التفصيلية داخل المستند، ولكنه يحفظها. نسخ متعددة كاملة من الملفبهذه الطريقة يمكنك استبدال ملف PDF قديم بملف جديد دون فقدان السجل ودون الحاجة إلى حذف أي شيء وإعادة تحميله.
إلى إدارة هذه الإصدارات من موقع درايف الإلكتروني:
- أدخل في drive.google.com وحدد موقع الملف الذي لا يتبع تنسيق جوجل.
- انقر بزر الماوس الأيمن على الملف وحدد إدارة الإصدارات.
- في النافذة التي ستفتح، سترى قائمة بالإصدارات المتاحة مع تواريخها.
- من هناك يمكنك قم بتحميل نسخة جديدة من جهاز الكمبيوتر الخاص بك لاستبدال الجهاز الحالي.
- عند اكتمال التحميل، اضغط ببساطة على أغلق.
إذا كنت بحاجة إلى العمل من جهاز الكمبيوتر الخاص بك باستخدام Drive لسطح المكتب، فيمكنك أيضًا الاستفادة من ميزة التحكم في الإصدارات واستكمالها بـ النسخ الاحتياطي التلقائي.
- التثبيت والتكوين محرك لأجهزة الكمبيوتر إذا لم يكن لديك بعد.
- حدد موقع الملف الموجود على جهاز الكمبيوتر الخاص بك والذي ليس من جوجل.
- استخدم مجلد محرك الأقراص المتزامن لأجهزة الكمبيوتر لـ انقل الملف أو انسخه إلى مجلد القرص المطلوب.
- في كل مرة تقوم فيها باستبدال هذا الملف، سيتم الاحتفاظ به. الإصدار الجديد والإصدارات السابقة في سجل محرك الأقراص.
إلى استعادة الإصدارات السابقة من هذه الملفات:
- انقر على الملف داخل برنامج Drive وانتقل إلى القائمة. المزيد > إدارة الإصدارات.
- بجوار الإصدار الذي تريد الاحتفاظ به، انقر على المزيد > تنزيل لتنزيله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- إذا كنت ترغب في أن يصبح إصدار أقدم هو الإصدار الحالي في جوجل درايف مرة أخرى، يمكنك قم بتحميله مرة أخرى من نفس النافذة باستخدام الخيار قم بتحميل نسخة جديدة.
هام: حتى إذا قمت بتحميل نسخة جديدة من ملف يخص شخصًا آخر، فإن سيبقى المالك الأصلي كما هوستضيف فقط نسخة أخرى إلى ذلك الملف.
الاحتفاظ بالإصدارات إلى الأبد، وتنظيف سجل التغييرات، والقيود.
لمنع تضخم سجل البيانات بشكل لا يمكن السيطرة عليه، تطبق جوجل سياسات داخلية تنص على ما يلي: يجمع أو يدمج المراجعات القديمة من ملف. وهذا قد يعني أنه في بعض الحالات، لن ترى كل تعديل صغير كإصدار منفصل.
تُخزَّن معظم ملفاتك في مستندات جوجل، وجداول البيانات، والعروض التقديمية. أحدث الإصدارات وأكثرها صلة من أقدم الوثائق، ما لم تحدد صراحةً نسخةً للحفظ.
عندما تريد ضمان عدم فقدان نسخة معينة من ملف ما بمرور الوقت، يمكنك استخدام الخيار التالي: احفظه إلى الأبد أو قم بتعيين اسم فريد له ضمن سجل الإصدارات. بهذه الطريقة، لن يدمجه جوجل مع غيره، وسيبقى متاحًا لك دائمًا.
إذا كانت مساحة التخزين تمثل مشكلة، فلديك أيضًا خيار الحفظ على ملفات غير تابعة لجوجل. إزالة الإصدارات السابقة يدويًا: ما عليك سوى الانتقال إلى إدارة الإصدارات، والنقر فوق المزيد بجوار الإصدار الذي لم تعد بحاجة إليه، ثم اختيار نقليؤدي هذا إلى توفير مساحة دون التأثير على الإصدار الحالي.
ضع في اعتبارك قيدًا رئيسيًا آخر: إذا كان لديك إذن فقط لـ قراءة إذا كانت لديك صلاحيات التحرير على ملف، فلن تتمكن من الوصول إلى سجل إصداراته. لعرض هذه المعلومات، تحتاج إلى صلاحيات التحرير أو أن تكون مالك الملف.
متى ولماذا يكون استخدام نظام التحكم في الإصدارات مفيدًا؟
لا يقتصر دور نظام التحكم في الإصدارات في Google Drive وDocs على تصحيح الأخطاء فحسب؛ بل يصبح، عند استخدامه بشكل صحيح، أداةً فعّالة. أداة العمل الجماعي والتتبع قوية جدا.
بعض المواقف التي يتحول فيها لا غنى عنه عملياً هي:
- المستندات القانونية أو العقود والتي تخضع لعدة مراجعات ويجب الاحتفاظ بها لأغراض التدقيق أو الامتثال.
- المشاريع التعاونية حيث يقوم عدة أشخاص بالتحرير في نفس الوقت التقارير، والميزانيات، والعروض التقديمية، أو مقترحات الأعمال.
- الوظائف الإبداعية أو التسويقية التي يُنصح فيها بالحفاظ على تاريخ الإصدارات المعتمدة من قبل العملاء والنسخ المهملة.
- البيئات التعليمية، حيث يمكن للمعلمين والطلاب متابعة تطور العمل ومراجعة المساهمات السابقة.
علاوة على ذلك، فإن نهج مستندات جوجل الخاص، مع الحفظ التلقائي والتغييرات في الوقت الفعلي، يجعل السجل بمثابة النسخ الاحتياطي الدقيقلست مضطرًا لإنشاء نسخ يدوية لأن النظام يحفظ الخطوات الوسيطة نيابةً عنك.
أمام واحد النسخ الاحتياطي التقليدي (والتي عادة ما تكون لقطة للنظام في لحظة محددة)، التحكم في الإصدار يستجيب لكل تغيير التي تقوم بتنفيذها على ملف، مما يسمح لك بالعودة إلى حالات محددة للغاية دون استعادة مجلدات كاملة أو أقراص كاملة.
أفضل الممارسات للعمل مع الإصدارات في مستندات جوجل وجوجل درايف
لتحقيق أقصى استفادة من كل هذه الوظائف، يُنصح بتطبيق سلسلة من ممارسات تنظيمية وصيانة جيدةوخاصة إذا كان هناك العديد من الأشخاص الذين يعملون في نفس الوحدة.
من التوصيات المفيدة للغاية أنه عند الانتهاء من مرحلة مهمة من وثيقة ما (على سبيل المثال، اقتراح تمت مراجعته داخليًا بالفعل)، فإنك تضيف اسم الإصدار المحدد في سجل التغييرات: شيء مثل "تمت الموافقة على المراجعة الداخلية" أو "تم الإرسال إلى العميل 1". بهذه الطريقة لن تضطر إلى التخمين بشأن ما وراء أي تاريخ ووقت عشوائيين.
ومن المثير للاهتمام أيضاً تحديد بعض سياسات تنظيف الإصدارات في الملفات الكبيرة أو التي تتغير بشكل متكرر (على سبيل المثال، تقارير البيانات الكبيرة جدًا أو المستندات التي يتم تحديثها يوميًا)، يمكنك الاحتفاظ فقط بالإصدارات الرئيسية وحذف الإصدارات الوسيطة الأقدم لتوفير المساحة.
في الفرق الكبيرة، يكاد يكون من الضروري تخصيص بعض الوقت لـ التدريب الأساسي في التحكم في الإصدارات: شرح كيفية الوصول إلى السجل، وكيفية استعادة الإصدارات، وماذا يعني كل لون، وكيفية عرض التغييرات حسب المستخدم، وكيفية استخدام لوحة نشاط Drive لتوضيح من قام بلمس ماذا.
وأخيرًا، عندما تكتشف تعارضات أو تعديلات متبادلة في نفس الملف، قد يكون من الأفضل الاتفاق بروتوكولات استخدام بسيطةعلى سبيل المثال، استخدام التعليقات لتنسيق التغييرات الكبيرة، أو حجز فترات زمنية محددة للتعديلات المهمة، مما يقلل من احتمالية تداخل عمل الزملاء.
يُتيح لك إتقان أدوات التحكم في الإصدارات والأنشطة في مستندات جوجل وجوجل درايف العمل براحة بال أكبر، حيث لديك دائمًا خيار العودة إلى نقطة سابقة، ومراجعة من قام بكل تغيير، والحفاظ على تنظيم التاريخ.سواء كنت تدير مستندات حساسة أو ترغب ببساطة في تجنب ضياع ساعات من العمل بسبب الإهمال، فإن الاستخدام الجيد لهذه الميزات يحول Drive إلى أكثر من مجرد تخزين بسيط للملفات السحابية.
