يبدو العمل من المنزل مثالياً حتى تتضح الحقيقة: ضوضاء من الجيران، ومكالمات غير متوقعة، وحيوانات أليفة تتطلب الاهتمام أو الإشعارات المستمرة على هاتفك المحمول. العمل من المنزل يزيد من عوامل التشتيت، وإذا لم تتم إدارته بشكل جيد، فإنه يزيد أيضاً من الشعور بالبقاء على اتصال طوال اليوم دون إنجاز ما يكفي من العمل.
والخبر السار هو أننا اليوم لدينا عشرات التطبيقات، وإضافات المتصفح، وبرامج سطح المكتب صُممت لعكس ذلك تمامًا: لمساعدتك على التركيز، وتحسين تنظيمك، وأتمتة أكبر قدر ممكن من المهام حتى تذهب طاقتك إلى المهام المهمة وليس إلى إخماد الحرائق.
ما نوع تطبيق الإنتاجية الذي تحتاجه حقًا؟
لا يوجد تطبيق سحري واحد يناسب الجميع. لكل شخص يعمل عن بعد نقاط قوة وضعف مختلفة.بعض الناس منظمون جيداً ولكنهم يتشتتون بسهولة، وبعضهم يستطيع تحمل ساعات طويلة ولكنه لا يستريح، وبعضهم يتمتع بتركيز كبير ولكنه يضيع في تنسيق المشاريع مع الآخرين.
لذلك، قبل تثبيت أي شيء، يجدر بك التوقف للحظة وطرح السؤال التالي على نفسك: ما هو أكثر شيء يعيقك عندما تعمل من المنزل؟؟ هل انتإدارة الوقتتنظيم المهام، والتواصل بين أعضاء الفريق، وسهولة التسويف على وسائل التواصل الاجتماعي، وكثرة رسائل البريد الإلكتروني...؟
اليوم لديك كل شيء: تطبيقات الهاتف المحمول، وبرامج سطح المكتب، وخدمات الويب، وإضافات المتصفح والتي تعالج كل مشكلة من تلك المشاكل. كما أن العديد من الحلول تجمع بين عدة وظائف (على سبيل المثال، إدارة المهام بالإضافة إلى الدردشة الداخلية وتتبع الوقت)، لذا يمكن لأداة واحدة أن تغطي الكثير مما تحتاجه.
وهناك أيضاً حلفاء صغار يُحدثون فرقاً، مثل تطبيقات تقوم بكتم صوت هاتفك تلقائيًا أثناء ساعات العمل أو تذكيرات ذكية تجمع الإشعارات حتى لا يتم مقاطعتك كل دقيقتين.
سنرى في الأقسام التالية، من جهة، أهم أنواع التطبيقات لزيادة الإنتاجية أثناء العمل عن بُعد (التخطيط، المؤقتات، منع التشتيت، التواصل، إلخ.) ومن ناحية أخرى، أمثلة ملموسة لأدوات شائعة وفعالة يمكنك البدء في تجربتها اليوم.
مخططات المشاريع ولوحات كانبان للعمل عن بعد
عندما تعمل من المنزل، غالباً ما يكون العدو الأكبر ليس نقص الوقت، بل عدم التنظيم وانعدام الأولويات الواضحةلهذا السبب، يمكن لتطبيق تخطيط المشاريع الجيد أن يغير قواعد اللعبة في طريقة عملك.
تساعدك هذه الأنواع من الأدوات على تحديد المهام، وتحديد المواعيد النهائية، وتوزيع المسؤوليات، وتتبع التقدم المحرز لكل مشروع، سواء كان فرديًا أو جماعيًا. يركز بعضها على الأساسيات، بينما يتضمن البعض الآخر ميزات متقدمة مثل التقارير، والأتمتة، أو التكامل مع التخزين السحابي.
تشمل السمات الشائعة لمخطط المشاريع الجيد ما يلي:
- قوائم المهامإنها النسخة الرقمية لقائمة التسوق التقليدية. يمكنك إنشاء مهام، وتجميعها في مشاريع، وإضافة ملاحظات أو علامات، وفي كثير من الحالات، مشاركتها مع الآخرين.
- مخطط يومي أو أسبوعييشبه المخطط، لكنه يتميز بأهداف واضحة ووقت تقديري أو فعلي مخصص لكل مهمة. وعادةً ما يتضمن تقويمًا وتذكيرات حتى لا يفوتك أي شيء.
- إدارة المشاريع الجماعيةمثالي عند التعاون مع الآخرين. فهو يتيح لك تعيين المهام، وتحديد المواعيد النهائية، وإرفاق المستندات، والتعليق على التقدم المحرز، ومعرفة مقدار الوقت المستغرق في كل مرحلة.
- Gamificationتتضمن بعض التطبيقات نظام الإنجازات أو النقاط أو المكافآت الافتراضية. قد يبدو الأمر تافهاً، لكنه يساعد الكثيرين على البقاء متحفزين ومستمرين.
تشمل الحلول الأكثر شمولاً أيضاً لوحات معلومات إحصائية وتقارير كفاءةالاختناقات، والمهام العالقة، وعبء العمل لكل شخص، وما إلى ذلك. هذه المعلومات لا تقدر بثمن لتعديل العمليات وإعادة توزيع المسؤوليات في الفرق البعيدة.
ما هي لوحات كانبان ولماذا تُستخدم على نطاق واسع؟
أصبحت الميزات التالية شبه قياسية في تطبيقات إدارة المشاريع: لوحات كانبانإنها طريقة بصرية للغاية لتنظيم العمل، حيث يتم تمثيل كل مهمة ببطاقة تتحرك عبر أعمدة مختلفة تمثل مراحل سير العمل.
النهج الأكثر شيوعًا هو إنشاء أعمدة من النمط "قيد الانتظار"، "قيد التنفيذ"، "في الانتظار"، "تم" واسحب البطاقات من مرحلة إلى أخرى أثناء تقدمك. ستلاحظ فوراً ما هو متوقف، وما هو متراكم، وما هو يسير بسلاسة.
يُتيح هذا النظام، وخاصة في المعدات الموزعة، اكتشاف نقاط الاختناق، والحد من عدد المهام المتزامنة، وتحسين التعاونليس من قبيل المصادفة أنها أداة أساسية في منهجيات أجايل وتستخدم على نطاق واسع في تطوير البرمجيات، ولكنها تتناسب تمامًا أيضًا في التسويق والمحتوى والتصميم أو إدارة العملاء.
المؤقتات وتقنية بومودورو للعمل من المنزل
عندما لا يكون لديك زملاء عمل قريبون أو فترات راحة يحددها المكتب نفسه، فمن السهل أن ينتهي بك الأمر إلى ظللتُ ملتصقاً بالشاشة لساعات دون أن أرفع عيني عن الشاشة.يؤثر ذلك سلباً على تركيزك وصحتك، وفي النهاية على نتائجك.
تطبيقات مبنية على طريقة بومودورو تُعدّ هذه التطبيقات من أكثر الحلول شيوعاً للحفاظ على التركيز وأخذ فترات راحة. يعمل العديد منها كمؤقتات بسيطة (على الهاتف المحمول أو الكمبيوتر أو المتصفح)، بينما يتكامل البعض الآخر مع أدوات التخطيط بحيث يمكنك ربط فترات زمنية بمهام محددة.
ما هي طريقة بومودورو؟
تقترح تقنية بومودورو تقسيم يومك إلى فترات من 25 دقيقة من التركيز الأقصى، تليها 5 دقيقة راحةتُسمى كل فترة "بومودورو". بعد 4 فترات بومودورو متتالية، تأخذ استراحة أطول تتراوح بين 15 و20 دقيقة.
يكمن السر في أنه خلال تلك الدقائق الخمس والعشرين، لا يُسمح بأي نوع من أنواع المشتتاتلا تنظر إلى هاتفك، ولا تفتح مواقع التواصل الاجتماعي، ولا تتفقد بريدك الإلكتروني - "للحظة فقط". إنه عهد مع نفسك: أنت تركز بشكل كامل لفترة قصيرة نسبياً، مع العلم أن الراحة قريبة.
تتضمن معظم تطبيقات بومودورو منبهًا أو إشعارًا يحدد بداية ونهاية كل فترة عمل وكل استراحةوبهذه الطريقة، لن تضطر إلى مراقبة الساعة. بل إن بعض التطبيقات تتعقب عدد جلسات بومودورو التي تُكملها يوميًا وتقدم إحصائيات عنها.
لكي يعمل النظام بشكل صحيح، يُنصح باتباع بعض القواعد الإضافية:
- قسّم المشاريع الكبيرة إلى مهام قابلة للإدارة يمكنك إنجاز ذلك في أربع دورات بومودورو كحد أقصى. بهذه الطريقة سترى تقدماً ملموساً وتقيس بشكل أفضل المدة التي تستغرقها فعلياً.
- فهو يجمع المهام الصغيرة جدًا معًا (على سبيل المثال، الرد على عدة رسائل بريد إلكتروني بسيطة) في نفس جلسة بومودورو، بدلاً من خلط الأشياء الصغيرة والكبيرة.
- لا تقاطع دورة بومودورو قبل الأوان.حتى لو انتهيت من المهمة، إذا كان لديك وقت إضافي، فاستغله للعمل على المهمة التالية.
كيف يساعد ذلك في مكافحة "مغالطة التخطيط"؟
إحدى أكبر مشاكل العمل عن بعد هي أننا نميل إلى أن نحن متفائلون للغاية في حساب المدة التي سيستغرقها إنجاز شيء ما.يُعرف هذا باسم "مغالطة التخطيط".
من خلال العمل ضمن فترات زمنية محددة وتسجيل عدد دورات بومودورو التي تخصصها لكل نوع من أنواع المهام، تبدأ في امتلاك بيانات حقيقية حول وتيرة عملكيتيح لك هذا تعديل المواعيد النهائية، والتفاوض بشكل أفضل مع العملاء أو فريقك، وتجنب تقديم وعود مستحيلة لن تؤدي إلا إلى خلق التوتر.
أدوات حجب المواقع الإلكترونية والتطبيقات للحد من عوامل التشتيت
إذا كنت لا تزال غير قادر على مقاومة تويتر، أو إنستغرام، أو المنتديات، أو الأخبار الرياضية، أو أي إغراء رقمي آخر حتى مع استخدام تقنية بومودورو، فربما عليك التفكير في اتخاذ تدابير أكثر حسمًا: قم بحظر الصفحات أو التطبيقات التي تشتت انتباهك بشكل مباشر. خلال ساعات عملك.
توجد العديد من البرامج والإضافات التي تعمل كنوع من جدار الحماية الشخصيتخبرهم بالمواقع التي تريد تقييدها وخلال أي أوقات، وهم يتولون أمر منعك من إضاعة وقتك هناك (أو على الأقل جعل الأمر أكثر صعوبة بالنسبة لك).
تتيح العديد من هذه الأدوات أيضًا تحديد وقت الاستخدام اليومي لمواقع ويب أو تطبيقات معينةعلى سبيل المثال، ١٥ دقيقة يوميًا على مواقع التواصل الاجتماعي. بمجرد الوصول إلى هذا الحد، يتم تحويلك إلى شاشة القفل. بل إن بعضها يعرض إحصائيات يومية وأسبوعية لتكون على دراية بكيفية قضاء وقتك.
بالإضافة إلى نظام التخطيط ومؤقت التركيز، يمكن لهذه التطبيقات أن تمثل فرق كبير بالنسبة لأولئك الذين يميلون إلى التسويف أو أن لديهم خاصية التشغيل التلقائي لفتح الشبكات باستمرار دون أن يدركوا ذلك.
برامج إدارة البريد الإلكتروني الذكية لتجنب قضاء وقت طويل في صندوق الوارد الخاص بك
لا يزال البريد الإلكتروني ضرورياً، ولكن إذا أُسيء استخدامه، فقد يتحول إلى هاوية. من السهل أن يضيع المرء في التفاصيل. ساعات تُقضى في الرد على رسائل غير عاجلة أو فحص الصينية كل بضع دقائق "احتياطاً".
وقد ظهرت حلول لمكافحته بريد إلكتروني ذكيوالتي تجمع بين الفلاتر والأتمتة، وفي بعض الحالات، حتى الدردشة الداخلية لتقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يتعين عليك التعامل معها يدويًا.
ستجد من بين أكثر الميزات فائدة ما يلي:
- البريد الوارد الذكييقوم النظام تلقائيًا بتصنيف رسائل البريد الإلكتروني بناءً على المرسل أو المحتوى أو القواعد التي تحددها. وهذا يتيح لك فصل رسائل البريد الإلكتروني المهمة حقًا عن الرسائل الإخبارية أو الإشعارات الفورية أو الرسائل الداخلية ذات الأولوية المنخفضة.
- الإشعارات الانتقائيةبدلاً من تلقي إشعارات لكل بريد إلكتروني، ستتلقى فقط تنبيهات للرسائل المصنفة على أنها ذات أولوية أو من أشخاص محددين.
- الرسائل الفورية المتكاملةتتضمن بعض الحلول نظام دردشة للفريق، بحيث يتم حل العديد من المشكلات التي كانت تتم معالجتها عبر البريد الإلكتروني برسالة سريعة.
في الوقت نفسه، تسمح بعض الخدمات أنشئ قواعد لأرشفة الرسائل أو إعادة توجيهها تلقائيًا، أو جدولة الإرسال، أو إعداد الردود القياسيةأي شيء يقلل من الاحتكاك المتكرر سيساعدك على تركيز وقتك في استخدام البريد الإلكتروني على ما هو مهم حقًا.
أدوات المراسلة ومواقع ويكي الفريق لتحسين التواصل عن بُعد
يُعد الحفاظ على... أحد أكبر تحديات العمل عن بُعد التواصل السلس دون الوقوع في تشبع الرسائلإذا تحول كل سؤال إلى اجتماع أو سلسلة لا نهاية لها من رسائل البريد الإلكتروني، فإن الإنتاجية ستتأثر سلباً.
أصبحت منصات المراسلة التجارية الحديثة أساسية للتعاون عن بعد: فهي توفر قنوات ذات طابع خاص، ومحادثات خاصة بالمشاريع، ومكالمات صوتية ومرئية، ومشاركة الشاشة، ومشاركة الملفات بسرعة.علاوة على ذلك، فهي تسمح بدمج تطبيقات أخرى (مديري المهام، التخزين السحابي، إلخ)، لذلك يتم إنجاز الكثير من العمل دون مغادرة نفس الأداة.
من الأفضل تنظيم الاتصالات في قنوات مثل، على سبيل المثال، #فريق التسويق، #المشروع س، #دعم العملاءإلخ. ينضم كل شخص فقط إلى القنوات ذات الصلة بعمله اليومي، مما يقلل من الإشعارات غير الضرورية.
إضافة إلى هذه المحادثات، مواقع ويكي داخلية للفريق إنها مفيدة للغاية، خاصةً لتدريب الموظفين الجدد وتوثيق العمليات. اعتبرها بمثابة "دليل حي" لشركتك أو مشروعك.
في موقع ويكي جيد يمكنك مركزة الأدلة، وإجابات الأسئلة الشائعة، وأدلة الأدوات، والسياسات، والموارد الخارجيةيُجنّبك هذا الحاجة إلى سؤال الشخص نفسه في كل مرة، ويقلل من عدد المقاطعات اليومية. كما يُمكن استخدامها كمستودع للروابط والمقالات التي قد ترغب في قراءتها لاحقًا.
تطبيقات الموسيقى والأصوات المحيطة لمساعدتك على التركيز في المنزل
أي شخص لديه جيران مزعجون، أو أطفال يركضون في أرجاء المنزل، أو يسكن في شارع مزدحم، يدرك أن الهدوء التام رفاهية. في هذه الحالات، يُعد إنشاء بيئة صوتية تساعدك على التركيز وتغطية الضوضاء الخلفية.
إلى جانب قوائم التشغيل على منصات البث، ظهرت تطبيقات متخصصة تسمح قم بتكوين المشهد الصوتي الخاص بك: المطر، الغابة، مقهى هادئ، الضوضاء البيضاء، أمواج البحر، الطيور، إلخ.
الفكرة هي اكتشاف نوع الصوت الذي يساعدك على الدخول في "وضع العمل". بالنسبة لبعض الناس، يكون الأمر موسيقى آلية بدون كلماتأما بالنسبة للأصوات الأخرى، فقد تكون أصواتًا طبيعية أو همسًا مكتبيًا. غالبًا ما تتضمن هذه التطبيقات مؤقتات ومزيجات صوتية قابلة للتخصيص، بحيث يمكنك ضبطها لتناسب روتين تركيزك واستراحتك.
تطبيقات محددة لرفع إنتاجيتك إلى مستوى جديد
لقد استعرضنا حتى الآن فئات عامة، ولكن يجدر بنا الخوض في التفاصيل. ستجد أدناه مجموعة واسعة من تطبيقات راسخة للغاية في عالم الإنتاجية والعمل عن بعد، مع توضيح نقاط قوتها ونوع الاستخدام المناسب لكل منها.
أتمتة المهام المتكررة: زابير
Zapier عبارة عن منصة إلكترونية تربط آلاف التطبيقات ببعضها البعض بحيث توقف عن الاعتماد على الوقت اليدويإنه ليس تطبيقًا عاديًا، بل نظام أتمتة يعتمد على سير العمل يسمى "Zaps".
كل صاعقة تتكون من اثار (شيء يحدث في تطبيق) وواحد أو أكثر الإجراءات التلقائية تعمل هذه الأدوات على أدوات أخرى. كل ذلك دون كتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية.
يتكامل Zapier مع أكثر من تطبيقات 3000 تشمل أدوات العمل النموذجية ما يلي: برامج إدارة المشاريع، وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، والنماذج، وأدوات التسويق عبر البريد الإلكتروني، والتخزين السحابي، والمراسلة، وما إلى ذلك. ومن الأمثلة الشائعة على الاستخدام ما يلي:
- احفظ كل المرفقات التي تتلقاها في بريدك الإلكتروني.
- التحميل التلقائي إلى يوتيوب مقاطع الفيديو التي تضعها في مجلد معين على السحابة الخاصة بك.
- خلق صف جديد في جدول البيانات من جوجل في كل مرة يتم فيها إدخال نموذج ويب أو تسجيل عميل جديد.
- فعل نسخ احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني المهمة في نظام خارجي.
إذا كنت تعمل عن بعد وتستخدم العديد من الأدوات المختلفة، فإن Zapier يمكن أن يوفر لك المال. ساعات من المهام الميكانيكيةيمكنه نسخ البيانات ولصقها، ونقل الملفات، وتحديث الحالات بين التطبيقات، وما إلى ذلك. يحتوي على نسخة مجانية بوظائف أساسية وخطط مدفوعة بميزات وخيارات أكثر.
إدارة المهام والمشاريع المرئية: تريلو
يعتمد تطبيق Trello على نظام Kanban الذي ناقشناه سابقًا. إنه أداة مرنة للغاية تتيح لك نظّم المشاريع باستخدام اللوحات والقوائم والبطاقاتعلى الصعيدين الشخصي والجماعي.
ومن الأمثلة النموذجية جداً ما يلي: جدول المحتوى التحريرييمكنك إنشاء قوائم مثل "أفكار" و"قيد الكتابة" و"قيد المراجعة" و"منشور"، ونقل كل مقال (بطاقة) وفقًا لحالته. في كل بطاقة، يمكنك تحديد المسؤوليات، وتعيين المواعيد النهائية، وإضافة التعليقات، وقوائم التحقق، وإرفاق المستندات (على سبيل المثال، من دروب بوكس).
يتميز تطبيق Trello بكونه مرئي، بديهي، وقابل للتكيف بدرجة عاليةيُستخدم لإدارة المهام اليومية، والمشاريع طويلة الأجل، وخطط التسويق، وتطوير المنتجات، والأهداف الشخصية - أي شيء تريده تقريبًا. كما يتميز بميزات إضافية وتكامل مع مجموعة واسعة من الخدمات، بما في ذلك عمليات التشغيل الآلي الأساسية المدمجة.
التواصل بين أعضاء الفريق: سلاك
أصبح تطبيق سلاك نوعاً من مكتب افتراضي للفرق العاملة عن بعديتيح لك إنشاء قنوات محادثة، وإجراء محادثات خاصة، وإجراء مكالمات صوتية ومرئية، ومشاركة شاشتك، وإرسال الملفات، كل ذلك من مكان واحد.
إن أهم ما يميز تطبيق سلاك هو أنه يقلل ذلك بشكل كبير من استخدام البريد الإلكتروني الداخلي. كما أنه يُركز التواصل حسب الموضوع. فمن الأسهل بكثير متابعة محادثة حول مشروع ما عندما تكون في قناة مخصصة بدلاً من البحث بين عشرات الرسائل الإلكترونية المختلطة.
بالإضافة إلى ذلك، يتكامل Slack مع مجموعة واسعة من الأدوات التي تستخدمها بالفعل: من Trello وAsana إلى Google Drive والتقويمات وخدمات تتبع الأخطاء. وبهذه الطريقة، تتلقى الإشعارات المهمة مباشرةً في القناة المناسبة، ويمكنك اتخاذ الإجراءات اللازمة دون الحاجة إلى التبديل المستمر بين المنصات.
إدارة شاملة للمشاريع والفرق: أسانا
أسانا هي أداة متكاملة للغاية لإدارة المشاريع، مصممة بحيث يمكنك تخطيط وتوزيع ومتابعة المهام المعقدة من البداية إلى النهايةيمكنك تنظيم عملك حسب الفرق أو المشاريع أو القوائم أو الجداول الزمنية أو لوحات كانبان.
في برنامج أسانا، من الممكن إنشاء المهام والمهام الفرعية مع الجهات المسؤولة، ومواعيد الاستحقاق، والأوصاف التفصيلية، والمرفقات.يمكنك أيضاً إضافة متابعين حتى يتلقى أعضاء الفريق الآخرون إشعارات بالتغييرات ذات الصلة.
من بين ميزاته المتقدمة ما يلي:
- معالم لتحديد الأهداف الوسيطة الرئيسية.
- التبعياتوالتي تشير إلى المهام التي يجب إكمالها قبل أن تبدأ المهام الأخرى.
- الجداول الزمنية المرئية للحصول على عرض تقويمي أو مخطط جانت للمشروع.
إنها أداة مناسبة لكليهما للشركات الصغيرة والمتوسطة وكذلك المنظمات الكبيرةوهو يغطي كل شيء تقريبًا: تتبع الوقت مع التكاملات، والتنسيق بين الأقسام، وإدارة أعباء العمل، وغير ذلك الكثير. وبالإضافة إلى التخزين السحابي، يمكنك الاحتفاظ بالمهام والملفات والاتصالات في مكان واحد.
التوقيع الإلكتروني الفعال: Dropbox Sign
في سياق العمل عن بعد والتعاون الموزع، من غير العملي للغاية الاستمرار طباعة المستندات، وتوقيعها يدويًا، ومسحها ضوئيًا، وإرسالها.تعمل حلول التوقيع الإلكتروني، مثل Dropbox Sign، على تبسيط العملية بشكل جذري.
باستخدام هذه الأداة يمكنك قم بتحميل أي نوع من المستندات تقريبًا (العقود، اتفاقيات السرية، الإيجارات، تسجيل الموردين، إلخ)، أرسل طلبات التوقيع إلى الأشخاص المناسبين واستلم الملف الموقع والجاهز في غضون دقائق.
التوقيعات التي تم إنشاؤها هي ملزمة قانونًا ومخزنة تحت تشفير آمنلذا، فهي مناسبة للسياقات الرسمية. يمكنك تحديد ترتيب توقيع كل شخص، وإرسال الطلبات على دفعات، وتكوين تذكيرات تلقائية لمن لم يوقعوا بعد، وإنشاء قوالب قابلة لإعادة الاستخدام باستخدام حقولك القياسية.
بالنسبة للفرق التي توقع العديد من المستندات، فإن دمج مثل هذه الأداة في سير عملها يعني توفير كبير للوقت وتقليل الأخطاء اللوجستية.
إدارة المشاريع والتواصل في مكان واحد: ويمي
برنامج Wimi هو برنامج يهدف إلى أن يصبح مساحة عمل افتراضية موحدة للفرق الهجينة (جزء منها مكتبي، وجزء منها عن بعد). يجمع بين إدارة المشاريع، والدردشة، والتقويم المشترك، ومؤتمرات الفيديو، ومشاركة المستندات.
باستخدام Wimi، يمكنك إنشاء مساحات مختلفة لكل مشروع. تنظيم المهام، وإجراء محادثات محددة، والمشاركة في تحرير المستندات، وإدارة الإصداراتيتم تجميع جميع المعلومات ذات الصلة في مكان واحد، وهو أمر مفيد للغاية عندما يكون الفريق منتشراً في عدة مواقع.
يتيح لك تطبيقهم للهواتف المحمولة تتبع تقدم المشروع من أي مكان، حتى العمل دون اتصال بالإنترنت والمزامنة، ويقدم أ فترة تجريبية مجانية وخطط الدفع لكل مستخدم، الموجهة نحو كل من الشركات الصغيرة والمتوسطة والمؤسسات الكبيرة التي تحتاج إلى تنسيق عمل العديد من الأشخاص عن بعد.
تتبع الوقت والربحية: تطبيق Toggl Track
يشعر الكثيرون بأن اليوم يمر سريعاً دون أن يدركوا أين ذهب الوقت. يحل تطبيق Toggl Track هذه المشكلة بنظام بسيط من تتبع الوقت حسب المهمة أو المشروع أو العميل، متزامنة بين الكمبيوتر والهاتف المحمول والويب.
ما عليك سوى تشغيل مؤقت عند بدء النشاط وإيقافه عند الانتهاء منه. يقوم التطبيق بإنشاء التقارير المرئية والرسومية توضح هذه البيانات مقدار ما تخصصه لكل نوع من أنواع العمل، والمشاريع التي تستهلك موارد أكثر، أو أين يذهب الوقت غير القابل للفوترة.
بالنسبة لقادة الفرق، تسهل هذه المقاييس الأمر موازنة أعباء العمل واكتشاف أوجه القصوربالنسبة للعاملين المستقلين، فهو أساس متين لحساب ساعات العمل بدقة وتبرير الوقت الذي يقضونه أمام العملاء.
قوائم مهام قوية وسهلة الاستخدام: تودويست
يُعدّ تطبيق Todoist أحد أشهر تطبيقات قوائم المهام. فهو يجمع بين واجهة مستخدم نظيفة مع ميزات قوية للغاية لأغراض التنظيم. يمكنك إنشاء المهام، وتحديد المواعيد النهائية، وتجميعها حسب المشروع، ووضع علامات عليها، وتحديد الأولويات.
تتم مزامنة كل شيء عبر جميع أجهزتك، ويمكنك رؤية ذلك بنظرة سريعة ما الذي عليك فعله اليوم، أو هذا الأسبوع، أو في كل مجال من مجالات حياتك؟علاوة على ذلك، فهو يسمح لك بمشاركة المشاريع وتفويض المهام مع أشخاص آخرين، وهو أمر رائع للفرق الصغيرة أو التعاونات العرضية.
تحتوي ايضا أهداف الإنتاجية وإحصائيات بسيطة تساعد في الحفاظ على الحافز واكتشاف ما إذا كنت تؤجل بشكل منهجي أنواعًا معينة من المهام.
التحكم في التشتت والتركيز: وقت الإنقاذ
وبناءً على تلك المعلومات، يتم إنشاء التقارير اليومية والأسبوعية والتي تكشف أنماطك: ما الذي يشتت انتباهك أكثر، ومتى تكون أكثر إنتاجية، ومقدار ما تنفقه على البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي، وما إلى ذلك. كما تتضمن وضع تركيز حجب الصفحات المشتتة خلال فترات التركيز.
في نهاية اليوم، يمكنك الحصول على ملخص لكيفية سير يومك، ومع مرور الوقت، يمكنك وضع أهداف للتحسين (على سبيل المثال، تقليل الوقت الذي تقضيه على وسائل التواصل الاجتماعي أو البريد الإلكتروني).
تتبع الوقت بسهولة: ساعات
الساعات هي متتبع وقت بسيط للغايةيحظى هذا التطبيق بشعبية خاصة بين مستخدمي أجهزة آبل. فهو يتيح لك تتبع ما تعمل عليه بسهولة في أي وقت، والتبديل بين المهام ببضع نقرات فقط.
نقطة قوتها هي سهولة الاستعمالإذا لم تكن بحاجة إلى نظام معقد، وترغب فقط في معرفة عدد الساعات التي تخصصها لمشاريع أو عملاء محددين، فقد يكون هذا كافيًا. فهو يُنشئ تقارير بصيغ مثل PDF أو CSV يمكنك استخدامها للتحليل أو لإعداد الفواتير الأساسية.
إدارة الفواتير والمشاريع للفرق التي تضم العديد من العملاء: هارفست
حصادات تتبع الوقت، وإدارة المشاريع، وإصدار الفواتيرتم تصميمه للشركات التي تعمل مع العديد من العملاء وتحتاج إلى التحكم في كل من الساعات المستثمرة والجانب المالي.
في تطبيق Harvest يمكنك تسجيل الوقت متصل وغير متصلإدارة الفواتير، ودمج بوابات الدفع مثل PayPal أو Stripe، وإنشاء تقارير تربط البيانات المتعلقة بساعات العمل والتكاليف والفواتير. بالنسبة للفرق الكبيرة العاملة عن بُعد، تساعد هذه الرؤية الشاملة على قياس ربحية كل مشروع.
الرقابة والإشراف على الموظفين عن بُعد: كيكيدلر وآخرون
في بعض المؤسسات، وخاصة تلك التي تضم فرق عمل كبيرة وموزعة بالكامل، يكون من المنطقي استخدام برنامج مراقبة الموظفين وهذا يتجاوز مجرد تسجيل الساعات.
على سبيل المثال، يقدم Kickidler نظامًا متكاملًا للغاية لـ مراقبة الجداول الزمنية، والنشاط على التطبيقات والمواقع الإلكترونية، والإنتاجية، والانتهاكات المحتملة للقواعد الداخلية.يتضمن البرنامج ميزات مثل التقاط لقطات شاشة دورية، وتسجيل فيديو للشاشات، وتسجيل ضغطات المفاتيح، والوصول عن بعد إلى أجهزة الكمبيوتر.
كما أنه يشتمل على ملفات تقارير مفصلة عن الأنشطة، وتتبع المشاريع، وتحليل عبء العمليُتيح ذلك الكشف عن كلٍ من الأفراد المُرهَقين وحالات الأداء المتدني. تتوفر تراخيص مؤقتة أو دائمة، كما تتوفر نسخة تجريبية.
تجمع أدوات أخرى مثل Time Doctor و Hubstaff و Timely و Everhour و TopTracker هذه الميزات بدرجات متفاوتة. تتبع الوقت، وتقارير الإنتاجية، ولقطات الشاشة، والفواتير، وتتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS). (في حالة المعدات الميدانية). لكل منها مزاياها وتكاليفها وقيودها، لذا يُنصح بتجربة عدة أنواع قبل اتخاذ القرار.
من المهم أن نتذكر أنه على الرغم من أن هذه الحلول مفيدة للغاية لـ تنظيم وقياس العمل عن بعدكما أنها تنطوي على مسؤولية: يجب استخدامها بشفافية، مع شرح واضح للفريق ما الذي تتم مراقبته ولأي غرض، واحترام تشريعات حماية البيانات في كل دولة.
يتطور نظام التطبيقات المُصمم لتعزيز الإنتاجية أثناء العمل عن بُعد بسرعة كبيرة، بدءًا من تطبيقات المؤقتات البسيطة وتدوين الملاحظات، وصولًا إلى المنصات التي تُؤتمت العمليات المعقدة أو تُراقب فرق العمل بأكملها. لا يكمن السر في تثبيت كل شيء، بل في... حدد ما يعيق إنتاجيتك، واختر نوعين أو ثلاثة أنواع من الأدوات التي تناسب أسلوب عملك، وقم ببناء سير عمل بسيط يقلل من عوامل التشتيت، ويحسن تنظيمك، ويمنحك وضوحًا بشأن كيفية استخدام وقتك.ومن ثم، فإن تحسين وإضافة الأجزاء حسب الحاجة هو ما سيحدث فرقًا حقيقيًا في عملك عن بعد اليومي.